Ben de Vries

Ik ben weer een ervaring rijker. Laatst heb ik als bidmanager deelgenomen aan een openbare overheidsaanbesteding. Het betrof inhuur van interim medewerkers  en er zou gegund worden op de gunningcriteria “Plan van aanpak” en “Prijs”. De verhouding voor de weging was 2/3 voor het plan van aanpak en 1/3 voor prijs.

Tot zover weinig opmerkingen, tenminste als we de hoeveelheid eisen even vergeten die ook nog opgeleverd moesten worden en verder voor het gemak de relatief zware weging van de prijs negeren. Maar goed, in het aanbestedingsdocument stond toch echt dat het plan van aanpak en de prijs de gunningcriteria waren. Letterlijk. Vervolgens stond er geschreven dat op basis van deze gunningcriteria de twee beste inschrijvers gekozen zouden worden. Dit zou plaats vinden na beoordeling van de inschrijvingen op de gunningcriteria en na een mondelinge toelichting op het plan van aanpak voor een commissie.  Voor het plan van aanpak waren een aantal minimale onderwerpen opgegeven in het aanbestedingsdocument die tenminste behandeld moesten worden.

Na deze eerste fase zouden de twee beste inschrijvers  voor een tweede commissie, van managers, moeten verschijnen, waarbij zij een presentatie moesten geven. De twee beste inschrijvers zouden bij de tweede presentatie beide op nul beginnen. Met andere woorden de voorgaande scores op de gunningcriteria, plan van aanpak en prijs, telden verder niet meer mee. De gunningcriteria bestond dus uit twee fasen waarbij de eerste fase alleen voor de twee “beste” inschrijvers gold. Daarna ontstond een nieuw soort aanbesteding, namelijk de presentatie voor een commissie van managers die het eindoordeel zouden geven wie de winnaar was van de aanbesteding. Voor deze presentatie werd in het aanbestedingsdocument aangegeven dat er gescoord kon worden op de punten:  presentatie vaardigheden én …… plan van aanpak!

Ehhh ..….., plan van aanpak? Maar daar was toch al op gescoord? Jawel, maar als je tot de laatste twee was doorgedrongen moest het nu nog een keer voor de tweede commissie.
De drie aandachtspunten voor de tweede commissie werden verder niet nader omschreven in het aanbestedingsdocument. Er werden geen meetbare normen aangegeven waar op beoordeeld werd.

Ik  vraag me af of een dergelijke vorm van gunnen in twee gedeelten, waarbij de scores behaald in de eerste fase er in de tweede fase niet meer toe doen, juridisch verdedigbaar is. Of er tweemaal over hetzelfde geoordeeld mag worden, waarbij de kans bestaat dat de eerste maal er een hoge score volgt en de tweede maal een lage. Want twee commissies, samengesteld uit andere leden, beoordelen hetzelfde, waarbij de laatste commissie, die het definitieve oordeel velt,  zich niets hoeft aan te trekken van het oordeel van de eerste commissie.

Ik denk dat dit voer voor aanbestedingsjuristen is. Ik zal me niet wagen om daar een  uitspraak over te doen, hoewel het voor de lezer duidelijk is dat ik tegenover deze aanpak kritisch sta. Met name de aanpak van de tweede commissie wekt de schijn van willekeur en ondoorzichtigheid. De aanstaande Aanbestedingswet geeft juist op deze gronden juridische handvatten om daar vooraf tegen op te treden.

Hoe het afliep? Tja, de druiven zijn zuur, want eenmaal raden waarop bij mij de inschrijving afgewezen werd. Inderdaad: “Prijs”!

Ben de Vries, inkoopadviseur