Er moet bezuinigd worden bij de overheid, en niet zo’n beetje ook, om het overheidstekort te beteugelen. De inkoopfunctie binnen de (rijks)overheid zou daar een voorname rol in gaan spelen, werd gezegd. Nu zeggen ze wel eens meer wat, maar het leek zo serieus dit keer. Alleen, ook deze keer merk ik van de voornemens tot op heden nog weinig.
Het is absoluut een goede gedachte om de inkoopfunctie eens op het uitgavenpatroon van de overheid los te laten.  Spendanalyses op te stellen en op basis van de uitkomsten verbetervoorstellen doen. Niet alleen gericht op goedkoper, maar eerder tegen hetzelfde geld meer kwaliteit of extra dienstverlening verwerven. Ook bevindt de inkoopfunctie zich in de ideale positie om te adviseren over hoe de eigen organisatie omgaat met contracten en de afname uit die contracten. Dat wil nog weleens (uiteraard per ongeluk) onnadenkend en verspillend zijn. Indien via de inkoopfunctie daar de vinger op gelegd kan worden, om de eigen organisatie met wat meer zuinigheid (lees duurzamer) met de afname en verbruik om te gaan uit de contracten, dan denk ik dat je daar substantiële besparingen op kan bereiken zonder dat dit direct tot bezuinigingen hoeft te leiden.

“Bezuinigen” levert ook gelijk zoveel onrust op. Je roept het woord “bezuinigingen” en iedereen schiet in de pauzestand. Er wordt gewoon niets meer ondernomen,  want men weet nog niet op welke terreinen en voor hoeveel bezuinigd gaat worden.
Niets meer ondernomen? Dat is toch goed ,hoor ik u denken, want dan geven we toch ook geen geld uit. Dan houden we geld over. Ja, zo zou je kunnen denken, maar het richt ook schade aan. Als een overheid boven op de knip gaat zitten en niet meer consumeert en investeert dan heeft dat ook zijn weerslag op bedrijven en consumenten. De overheid is, ondanks dat ze vaak bekritiseerd wordt,  nog steeds het voorbeeld voor anderen. Dat is ook haar rol voor de samenleving. Als nou juist die overheid geen geld meer uitgeeft en de regering roept dat het overheidtekort “de pan uitrijst”, dan heeft dat een effect op het handelen van consument en bedrijf. Als de overheid het niet meer doet, dan doen wij het ook maar niet meer. Een voorbeeld lijkt het vrijgeven van een aanzienlijk deel van het spaarloon. De bedoeling van de regering was dat dit geld gebruikt ging worden om te kopen en daarmee de economie een slinger te geven. Maar, waar blijft dat koopgedrag dan? Ik lees en merk er (nog) weinig van, Ik vermoed dat het allergrootste deel  onmiddellijk op de bank is gezet.

Een andere wijze van bezuinigen zou kunnen zijn om eens naar de effectiviteit en efficiëntie van de overheidsuitgaven te kijken. Richt je eens specifiek op het inkopen door de overheid. Levert een bepaalde aanschaf ook datgene op wat ooit er van verwacht was? Is dat wel eens geëvalueerd of onderzocht? En zo ja, is er dan ook wat gedaan met de uitkomsten in het contractbeheer? Een voorbeeld: Als inkopers hanteren we bij de beoordeling van offertes de TCO-methode, maar doen we dat ook wel eens halverwege de looptijd van een contract of op het eind? Ik vermoed dat dit sporadisch voorkomt. Indien we veel scherper op de uitgaven zouden letten, zou je wel eens heel wat minder vaak het woord “Bezuinigen” hoeven te gebruiken. In je reguliere aanschafgedrag haal je de winst al naar binnen.  Zorg er dan ook voor dat een besparing bij het team of afdeling of dienst of directoraat mag achterblijven en opnieuw ingezet mag worden. Dat bespaart geld voor de volgende jaarbegroting.

Ben de Vries, senior Inkoopadviseur