Hoe effectief Mickey Mouse Euro's inzetten?   

Wim Nieland

Geld. Olie B. Bommel had er een uitgesproken mening over. Ik heb het gevoel dat veel overheidsinkopers zijn idee langzamerhand hebben overgenomen; “Een echte heer van stand praat daar niet over”. Toch zijn er, hoe banaal ook, maar weinig dingen belangrijker voor een organisatie. Verschilt een commerciële organisatie daarin dan met een overheidsorganisatie? Ik denk het niet. Geld heeft wel een andere betekenis in de non-profit wereld waar louter op budget wordt gestuurd. Mickey Mouse Euro’s hoor je wel eens zeggen. Hebben die dan een andere waarde dan èchte Euro’s? Nee. Uiteraard niet. Maar waarom gaat de overheid dan zo anders met haar geld om? Het is toch het zelfde geld?

Ter vergelijking met het bedrijfsleven bijvoorbeeld. Daar wordt letterlijk alles in het werk gesteld om de hoeveelheid werkkapitaal te reduceren. Hele internationale projectgroepen worden er voor opgezet. Werkkapitaal kost geld maar je hebt het wel nodig. Er het liefst zo min mogelijk van gebruiken dus. Met werkkapitaal-geld kun je namelijk ook andere dingen doen. Investeren in nieuwe machines bijvoorbeeld of op de bank zetten en rente ontvangen. Dat is de reden dat leveranciers zo laat mogelijk worden betaald, klanten zo snel mogelijk moeten betalen en het magazijn zo leeg mogelijk moet zijn. Er zijn zelfs initiatieven uit de bancaire hoek om de hele supply chain zo optimaal mogelijk te financieren (supply chain finance) om zo de totale kosten van werkkapitaal in de hele keten te minimaliseren.

Een tweede vergelijking. Het budgetteringssysteem waar geld een gegeven is met aan de andere kant de commercie met de permanente druk van de concurrentie. Dit laatste noodzaakt om in alle opzichten beter te presteren dan de buurman en alleen iets te kopen als het echt toegevoegde waarde biedt. Die doelmatigheidstoets mist in mijn ogen nog te vaak bij de overheid evenals de permanente drive om beter te worden. Klanten lopen toch niet weg.

Bij de overheid is geld een gegeven. Het is er gewoon. Betalingen aan leveranciers gaan toch vaak traag (60 tot 90 dagen). Niet omdat het geld er dus niet is, maar omdat het bestel-tot-betaalproces slecht is ingericht waardoor er simpelweg niet eerder betaald kàn worden. De door de leverancier in het vooruitzicht gestelde betalingskortingen brengen hier geen verandering in.

Wat kunnen we hier als overheidsinkopers nou aan doen?

•  Denk samen met uw leveranciers na over betalingstermijnen. Maak hier goede contractuele afspraken over en controleer de afdeling crediteuren of uw beloftes werkelijk worden nagekomen. Een leverancier die foutloos factureert krijgt in de regel ook eerder zijn geld. Neem dit dus op als kpi in uw leveranciersmanegementcyclus.
• Besef dat voorraad geld kost. Tracht dus, ook al gaat het maar om pennen en potloden, zo min mogelijk in huis te hebben. Een leuke aanbieding van 13-voor-12 is dan al gauw duurder dan de normale setjes van 3 die u altijd bestelt.
• Accepteer (of overweeg tenminste) de door de leverancier voorgestelde betalingskorting van 1% bij betaling binnen 15 dagen. Het lijkt niet veel maar het is toch een rente van 25% per jaar. Dat krijg je bij de bank niet. Zorg er dan wel voor dat de afdeling crediteuren het ook echt waar kan maken. Het order-2-pay proces moet dus goed op orde zijn.

Op deze manier garandeer ik u dat overheidsgeld zich weer koning gaat voelen in plaats van Mickey Mouse.