Voorkom “men hief het glas, deed een plas en alles bleef zoals het was”

Drs Marc J. Brugman

Op politiek en bestuurlijk niveau is, mede dankzij schokland-gate waarin minister Koenders een hoofdrol speelde, aanbesteden bij de overheid momenteel een belangrijk onderwerp. Inkoop wordt serieus genomen, overheidsinkopers gniffelen ( told you so) en de medewerkers van de accountantsdienst volgen inmiddels een basiscursus aanbesteden. Hoelang blijft deze attentiewaarde of is het wachten op het volgende schandaaltje? Misschien nog wel belangrijker, hoe houdt de overheid haar professionele inkoopmedewerkers gemotiveerd om te blijven strijden voor de goede publieke zaak…?

Het inkoopklimaat bij de overheid is momenteel nog verre van ideaal, de rol van de overheidsinkopers beperkt zich over het algemeen tot het blussen van brandjes en het loodsen van een inkoopopdracht door het woud van richtlijnen. Door gebrekkige kwantificeerbare inkoopmanagementinformatie zijn eigenlijk geen goede inkoopstrategieën op te maken omdat stomweg niet exact bekend is wat het totale inkoopvolume is. Slecht presterende overheidsorganisaties ontspringen nu nog vaak de dans omdat inkoopbudgetten vaak ver weg zijn gestopt in grotere projectbudgetten. Het begrotingssysteem bij de Nederlandse overheidsorganisaties nodigt daarnaast ook niet echt uit tot professioneel inkoopgedrag bij haar inkopers. Het stelsel leidt er toe dat goederen die in een bepaald begrotingsjaar in het budget zijn opgenomen, ook in dat jaar moeten worden besteld. Uitstel van voorgenomen aanschaffingen leidt in de regel tot problemen in de zin dat budgetten voor volgende jaren worden gekort. Dit systeem staat inkopen op basis van levensduurkosten (TCO) ernstig in de weg. In de publieke sector waar wordt ingekocht op basis van beschikbare budgetten en niet zozeer gestuurd door concurrentiemotieven, is het de vraag of ‘echte’ doelbewuste ambitieuze inkopers wel voldoende uitdagingen ervaren.

Een ander probleem waar de overheid meer mee te maken gaat krijgen is het vinden van nieuwe, goed opgeleidde gemotiveerde overheidsinkopers. Zakelijk ingestelde enthousiaste lieden die als volwaardige projectleiders de strijd aan durven te gaan met interne opdrachtgevers én potentiële leveranciers. Momenteel lijkt de rol van overheidsinkopers beperkt tot louter procesbeheerder mede door de nadrukkelijke aanwezigheid van juristen, minder ervaren controllers en kritische aandeelhouders (16 miljoen belastingbetalers, sterk vertegenwoordigd door de nationale pers). De toekomstige “verbeterde” nieuwe aanbestedingsregels zullen deze rol van procesbeheerder alleen nog maar versterken. Het aantal inkopers in de publieke sector die daadwerkelijk in staat zijn om binnen de mogelijkheden van wet- en regelgeving, inkoop bedrijfsmatig op te zetten, zijn uitermate schaars en worden niet altijd aangemoedigd door hun omgeving. Waar word je eigenlijk op afgerekend als overheidsinkoper, je aanwezigheid of het gerealiseerde inkoopresultaat?

Overheidsinkopen heeft een imagoprobleem waardoor beginnende enthousiaste ambtenaren op inkoopfuncties deze functies vaak maar tijdelijk blijken te vervullen. Je moet als ambtenaar niet verwachten dat je gaat werken bij de overheid om betrokken te raken in een dynamische zakelijke wereld van inkoop en logistiek waar geld er echt toe doet. Degene die belast worden met het doen van inkopen en aanbesteden worden onvoldoende (financieel) geprikkeld en zelden professioneel gesteund door de hogere leiding in het behalen van daadwerkelijk inkooprendement. Geld lijkt immers geen issue…ooit een overheidsinstantie failliet zien gaan? (oké…wel onder curatele)  Het gevolg is een schaarste aan echte inkopers, waarbij het lijkt dat deze heden ten dage, heel klassiek, wordt opgelost met het geven van hogere beloningen aan de al zittende medewerkers. Het is overigens maar de vraag of dit daadwerkelijk de oplossing biedt voor het probleem. Met hogere beloningen worden gouden kooitjes geplaatst om de inkoopambtenaren die vervolgens blijven zitten waar ze zitten. Er vindt geen verloop plaatst in het bestaande inkopersbestand waardoor vernieuwing, een zgn frisse wind, uitblijft. Het blijft roeien met de riemen die men al had, er zal geen verandering optreden als je de riemen bekleedt met gouden gespen.

Een belangrijke motiverende rol is hier weggelegd voor de senior inkopers en de managers van de inkoopafdelingen. Investeer in stageplaatsen en verzorg presentaties op scholen. Enthousiasmeer de nieuwe generatie schoolverlaters op MBO en HBO niveau. Bied passende opleidingsmogelijkheden, met andere woorden…maak het werken bij de overheid, en dan vooral het inkoopvak, interessant. Zeker nu aanbesteden de gewenste aandacht heeft bij het management en het grote publiek, is het van belang om de publieke organisaties met frisse nieuwe inkoopideeën te bedienen. Het is een mooi vak waar nog veel rendement uit te behalen is en nu is het moment om de passie van dat vak uit te stralen. Het is aan een ieder met gevoel voor het overheidsinkopen om te voorkomen “men hief het glas, deed een plas en alles bleef zoals het was!”