John Tabbers

Een van de grotere inkoopintermediairs sprak in een persbericht op 15 maart j.l. niet alleen over ‘het professioneel managen van schoonmaakcontracten’ en ‘het ter beschikking stellen aan opdrachtgevers van innovatieve tools om de kwaliteit van de dienstverlening te monitoren en zo nodig te kunnen bijsturen’ maar ook over ‘een reëel aantal schoonmaakuren tegen een vooraf bepaald redelijk uurtarief’ en ‘het structureel werken aan het opbouwen van een relatie met de opdrachtnemer’.

Kortom, iedereen blij:
• de opdrachtgever krijgt betere kwaliteit en minder zorg –immers: de intermediair ‘ontzorgt de opdrachtgever door de kwaliteit, het aantal gewerkte uren, de arbeidsvoorwaarden en de arbeidsomstandigheden periodiek te controleren’-
• de opdrachtnemer mag de opdracht uitvoeren op basis van een reëel aantal schoonmaakuren en tegen een vooraf bepaald redelijk uurtarief
• de intermediair zelf kan omzet draaien door innovatieve tools te implementeren en de resultaten te monitoren, door bij te sturen, door contract management uit te voeren en door kwaliteitsinspecties uit te voeren op basis van ‘een eigen, beproefd kwaliteitssysteem.’

Bovendien gaf deze intermediair onlangs in een LinkedIn discussiebijdrage aan dat zij klaar staat om ‘Gunnen op waarde’ te introduceren in Schoonmaakland.

Gegeven deze uitspraken is het interessant om te bezien hoe bovenvermelde intenties verwoord staan in een recent gepubliceerde schoonmaakaanbesteding die door deze intermediair (be-)geleid wordt. 

Zoekend naar bevestiging van de gepubliceerde voornemens van deze intermediair in dit door haar opgestelde bestek, valt mij het volgende op:

• ‘In week 28 zal er een kwaliteitsinspectie (0-meting) per locatie plaatsvinden. Bij afkeuring kan de huidige opdrachtnemer herstelwerkzaamheden uitvoeren, waarna er een herinspectie zal plaatsvinden. Indien de herinspectie opnieuw tot afkeuring leidt, zal de nieuwe opdrachtnemer de benodigde herstelwerkzaamheden mogen uitvoeren. Kosten van deze herstelwerkzaamheden mogen niet verder oplopen dan tot 50% van de laatste maandfactuur van de huidige opdrachtnemer.’

Een opmerkelijke passage want in het licht van de geformuleerde voornemens zou ik verwacht hebben:
De herstelwerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd met een aantal uren dat noodzakelijk is gezien het nivo van de geconstateerde vervuiling.
Deze werkzaamheden worden vergoed tegen het (hogere) uurtarief dat met de nieuwe opdrachtnemer overeengekomen is.

Vernieuwend zijn de volgende bepalingen:

•  ‘Tijdregistratie op de locaties zal niet alleen door middel van (handgeschreven!) logboeken per locatie plaatsvinden. Opdrachtnemer dient door middel van een adequaat systeem te borgen dat de opgegeven productieve uren gemeten worden en hiermee ook daadwerkelijk ingezet worden. Deze gegevens dienen op ieder moment oproepbaar te zijn.’
• Minder prettig is de volgende bepaling: ‘De eventuele kosten voor de implementatie, uitvoering en toezicht op dit tijdsregistratiesysteem zijn voor de opdrachtnemer.’
• Als extra-zekerheid voor opdrachtgever vermeldt het bestek: ‘Enkel werkelijk bestede uren zullen worden uitbetaald’. En dit ongetwijfeld op basis van de vereiste urenregistratie-database.

Bovenstaande impliceert niet alleen dat het urenschrijven met dubbele pen voorbij is maar ook dat vrijwel alle schoonmaakbedrijven die nog niet beschikken over (ervaring met) een geautomatiseerd tijdsregistratiesysteem, voorlopig uitgesloten worden.
De inschrijvingsconcurrentie zal daardoor worden beperkt tot vermoedelijk 3 tot 5 schoonmaak-bedrijven. Deze beperking zal zeker leiden tot hogere inschrijvingstarieven.

Tot slot een verbijsterend voorbeeld van een wurgcontractclausule:

• ‘Als uit een kwaliteitscontrole blijkt dat het afkeuringspercentage van één of meer ruimtecategorieën boven de goedkeuringsgrens ligt, kunnen de kortingen van de betreffende ruimtecategorieën cumulatief worden toegepast op de voor de schoonmaakwerkzaamheden overeengekomen maandvergoeding voor het gehele object waarin de als onvoldoende beoordeelde ruimtes zijn gelegen.’

Met andere woorden:
Het boetebeding is niet rechtstreeks en uitsluitend gekoppeld aan de geoffreerde kosten voor de betreffende afgekeurde ruimte(n) maar aan de maandfactuur voor het gehele complex waarin de afgekeurde ruimten liggen.
Het feit dat hier gesproken wordt over ‘kunnen worden toegepast’ doet niet af aan dit opmerkelijke voorbeeld van machtsmisbruik.

Conclusie

Veranderingen in Schoonmaakland zijn aanstaande. De geciteerde inkoopmediair (en anderen) hebben evenwel nog een weg te gaan alvorens zij gepubliceerde intenties metterdaad omgezet hebben in bestekpassages.
Tot die tijd blijft het voor iedere inschrijver oppassen en knopen tellen.

PS De betrokken intermediair aan wie ik het artikel ter informatie toestuurde, attendeerde op het feit dat de besproken aanbesteding gebaseerd is op ‘de oude methodiek’. ‘De nieuwe methodiek’ wordt in april geïntroduceerd en zal naar verwachting slechts geleidelijk aan geaccepteerd worden door opdrachtgevers en alsdan doorwerken in bestekteksten.