John Tabbers

Medewerkers van het Centraal Justitieel Incassobureau te Leeuwarden worden in hun externe contacten gesteund door het besef van autoriteit en de wetenschap vrijwel altijd aan het langste eind te trekken op grond van wet- en regelgeving.
Deze houding lijkt op beroepsdeformatie wanneer zij toegepast wordt op het regulier zakelijk verkeer tussen CJIB en dienstverleners. Een voorbeeld.

Op 5 augustus 2011 publiceerde het CJIB een Offerteaanvraag openbare Europese aanbesteding Koeriersdiensten 2011. De koeriersdiensten vallen onder verantwoordelijkheid van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV). Het CJIB wordt bij deze aanbesteding ondersteund door adviesbureau Combined Business Power (CBP) te Apeldoorn.

De omvang van de opdracht bedraagt ruim euro 100.000 per jaar. De looptijd van de opdracht is van 14 oktober 2011 tot en met 30 juni 2013, met een optie tot eenzijdige verlenging door het CJIB van tweemaal een periode van maximaal 12 maanden. De inhoud van de opdracht omvat het rijden van vaste routes (de Regiopolitieroute, de Rechtbankenroute en de Belastingsdienstroute) en van incidentele ritten (Spoedzendingen, Zelfde dag Zendingen en Volgende dag Zendingen).
Als gunningscriterium is gekozen voor Laagste Prijs in casu de laagste totaalprijs die gebaseerd is op de jaarlijkse totaalprijs vaste routes –zijnde 52 keer de voornoemde drie routes maal een vaste routeprijs per soort route) plus de jaarlijkse fictieve totaalprijs incidentele ritten –zijnde een fictief km-afstand per jaar per zendingtype maal een bijbehorende prijs per km).
Kortom, een redelijk transparant calculatiemodel.

Met betrekking tot de jaarlijkse verhoging van de overeengekomen ritprijzen en km-tarieven vermeldt het Bestek het volgende: “Jaarlijkse verhoging vindt plaats op basis van een door het NEA (kennisinstituut op het gebied van verkeer, vervoer en logistiek) opgemaakt rapport, op verzoek van de koeriersonderneming. De kosten van het opmaken van het rapport zijn voor rekening van de koeriersonderneming. Jaarlijkse verhoging kan voor het eerst plaatsvinden vanaf 1 juli 2013, dus alleen indien gebruik wordt gemaakt van de optionele verlenging van de Overeenkomst.”

De concept-Overeenkomst vermeldt daarbij in art.6.3 het volgende:
“Vanaf  1 juli 2013 kunnen de geoffreerde prijzen worden verhoogd op basis van een door NEA opgemaakt rapport, dat wordt opgesteld op verzoek van Opdrachtnemer, mits Opdrachtnemer uiterlijk twee maanden voor de verzochte wijziging aan Opdrachtgever gemotiveerd toestemming vraagt. Voor de verhoging geldt te allen tijde dat Opdrachtgever, naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, bepaalt of en met welk percentage de maximum tarieven mogen worden bijgesteld, waarbij een bandbreedte wordt gehanteerd tussen 0% tot maximaal het vermelde prijsindexcijfer.”

De consequentie van art.6.3 is dat er geen heldere prijsaanpassingsmethodiek overeengekomen wordt waarvan de inschrijver bij ondertekening van de Overeenkomst mag verwachten dat deze ook correct berekend en toegepast wordt. Ondanks de toevoeging “naar redelijkheid en billijkheid” betekent dit voor inschrijvers een moeilijk in te schatten onzekerheidsfactor. Dit vertaalt zich veelal in een risico-opslag op het aanvangstarief. De jaarlijkse totaalprijzen die inschrijvers zullen aanbieden zullen hierdoor vrijwel zeker hoger liggen dan het geval zou zijn bij een klip-en-klare prijsaanpassingsmethodiek die op toetsbare wijze gebaseerd is op de ontwikkeling van brancherelevante kostenfactoren en die vervolgens zonder gemekker integraal toegepast wordt. 
Er is evenwel één schrale troost: het CJIB zegt impliciet wel toe de prijzen niet te zullen indexeren met een negatief percentage!

Het CJIB zal op deze wijze de scherpste prijzen niet uit de markt halen. Erger is evenwel het signaal van eenzijdige willekeur. Ik zie dit dan ook als een verschijnsel van beroepsdeformatie bij het CJIB richting zakelijke dienstverleners. Of zou deze clausule tóch uit de koker van het adviesbureau gekomen zijn?

Auteur:
John Tabbers / Waalre
onafhankelijk adviseur
kostenbeheer-, aanbestedings- en tenderadviezen