"Tijd voor een gouden horloge voor een ouwe Kraljic"

Wim Nieland

We schrijven 1983. Bijna 25 jaar na dato heeft iedereen er de mond nog steeds vol van: Kraljic’ matrix. De kracht zit in z’n eenvoud. Er zijn in de loop der jaren veel afleidingen gemaakt van het oorspronkelijke doel. Ook zijn er toevoegingen op gekomen. Kamann bijvoorbeeld, die er een zeer nuttige derde dimensie (het aantal kopers op een markt) aan toevoegde om te voorkomen dat we Microsoft als een strategische leverancier zouden gaan behandelen. Kortom; Kraljic, veelvuldig geciteerd en aan gerefereerd (wie niet?). Een mooier compliment kun je de beste man niet maken.

Kraljic is goed te gebruiken bij het opstellen van een inkoopsegmentstrategie. Maar ik ben er alleen niet van overtuigd dat dit in de publieke sector ooit goed is geland. Immers, de inkoopstrategie wordt hier bepaald door hele andere factoren dan inkoopvolume en het aantal potentiële leveranciers. Moet er een Europese aanbesteding worden gehouden, hoe snel is het contract nodig, is het een eenmalige of een zich herhalende aankoop, is er vertrouwelijke informatie betrokken bij de verwerving en wat is de benodigde contractduur? Dàt zijn vragen die er bij de overheid toe doen. Het aantal potentiële leveranciers is het enige Kraljic-criterium dat je nodig hebt om te bepalen of er een e-veiling kan worden gehouden.

Om nog een stapje verder te gaan in m’n bewering waarom Kraljic bij de overheid niet werkt. De overheid kiest uit gemak te vaak voor mantelcontracten en te lange contracttermijnen, kent z’n eigen spend niet, denkt niet in segmenten en kent de markt niet. Hoezo dan Kraljic? De beschikbare hoeveel inkoopcapaciteit is één van de belangrijkste factoren bij het inkopen. En dat zou niet zo moeten zijn. Het doet geen recht aan onze professie.

En tòch is er voor ieder inkooptraject een inkoopstrategie nodig. Hoe basaal dan ook. We moeten eerst denken en dan doen. Hierbij moet er in ieder geval worden nagedacht over de volgende tien punten.

1. Is de behoeftestelling helder of moet de markt hier bij helpen (marktconsultatie)?
2. Europees, nationaal, 2B of onderhands aanbesteden?
3. Eenmalig of mantelcontract?
4. Nieuwe, herhalings- of vervolgaankoop?
5. Snelheid tot contract (haast)?
6. Contractduur?
7. Hoe ziet de markt er uit (e-veiling)?
8. Vertrouwelijke informatie?
9. Hoe politiek gevoelig is het dossier (media aandacht)?
10. Is samenwerking met andere overheidsorganisaties mogelijk?

Natuurlijk moet het passen in de over-all inkoopstrategie (als die er al is). Ik geef grif toe dat Kraljic het een stuk eenvoudiger wist te houden. Maar goed, dat leverde dan ook iets onbruikbaars op. Met deze ‘tien-dimensionale matrix’ heeft u wel een bruikbare basis. Om dit in de juiste inkoopstrategie om te zetten bent u uiteraard zelf vakkundig genoeg.

Maar wat moeten we nu met die ouwe Kraljic? Ik stel voor om een inzameling te houden zodat we Peter Kraljic binnenkort voor z’n 25-jarig jubileum een mooi gouden horloge kunnen geven namens de hele Nederlandse overheid. Ik zal het hem persoonlijk gaan brengen. Met de hartelijke dank voor zijn inzichten. Ik hoor het wel als iemand een bijdrage wil doneren.