"shaken, not stirred please"

Wim Nieland

De titel van deze column doet waarschijnlijk niet direct bellen bij u rinkelen. P.I.S. is de afkorting van Purchase Intelligence Service. “Is dat weer wat nieuws?”hoor ik u denken. Ja. Heeft onze eigen vakvereniging bedacht. Althans, de eerste twee woorden van de afkorting. Purchase Intelligence. Dat is het Nevi-jaarthema 2008. Het laatste woord heb ik er (omwille van de prikkelende afkorting) zelf bij bedacht…

Terwijl ik dat deed begon ik zelf steeds meer de nut en zelfs de noodzaak van zo’n P.I.S. in te zien. Stelt u zich eens voor. Een echte inlichtingendienst net als de AIVD of de MIVD. Maar dan voor Inkoop. Het hoeft echter niet geheim te zijn. Openbaarheid en transparantie zijn zelfs een must. Een dienst, wellicht bekostigd door de Nevi, waar een groep competente en voor hun taak goed uitgeruste mensen zich bezig houdt met het verzamelen, analyseren en ontsluiten van data waar wij als inkopers op zitten te wachten. Marktinformatie over categorie X, prijsinformatie over categorie Y, het bijhouden van een dynamisch aankoopsysteem voor categorie Z. Zodat we dus samen met onze eigen specifieke inkoopinformatie iedere belangrijke beslissing kunnen nemen alsof we een heldere kristallen bol hadden. Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn.

En dat is het ook. Vooralsnog althans. Laten we vooral niet te snel willen en beginnen bij de basis. Velen van ons hebben in hun eigen organisatie nog een lange weg te gaan voordat ze op de juiste manier relevante inkoopinformatie uit hun eigen systeem kunnen toveren zodat ze het nemen van de juiste inkoopbeslissing kunnen vergemakkelijken. Ja, iedereen heeft wel eens op een rustige zomerse dag met behulp van de controller een crediteurenanalyse gedaan. Of iets wat daar op lijkt. Als je zelf een beetje handig bent in Excel of Acces dan kom je op eigen kracht een heel eind. Maar wie heeft er werkelijk real time inzicht in zijn Spendcube? Wie kan er met een druk op de knop managementrapportages maken die leveranciersprestaties en toegevoegde waarde zichtbaar maken?

We krijgen als inkoop een steeds prominentere positie in de cockpit van de straaljager. We moeten loopings maken, 10G kunnen weerstaan en vijandelijke jagers snel kunnen ontwijken. Maar moet dat met een blinddoek om? Om inkoopbeslissingen te kunnen nemen is goede informatie noodzaak. We kunnen een organisatie niet meer runnen op basis van Gut Feeling. Leveranciers zullen een loopje met ons nemen, contractmanagement wordt onmogelijk en de Supply Chain wordt onbestuurbaar. Durf daarom te investeren. In mensen maar ook in processen, methoden, leveranciers en last but not least in die systemen die u maximaal ondersteunen in uw vliegeniersstoel.

Purchasing Intelligence is een containerbegrip wat alles omvat van competenties tot systemen. Zo lang het maar is gericht op het nemen van professionele inkoopbeslissingen. Ook wel ‘droge’ beslissingen genoemd. Beslissingen gebaseerd op feiten en waarbij geen plaats is voor gevoel en emotie. Dat is wat mij betreft ook meteen het huiveringwekkende eraan. Kunnen we als inkopers straks geen ‘natte’ beslissingen meer nemen? Is de gunfactor dan helemaal niet meer van belang?

Als we deze 3e nationale inlichtingendienst nou echt willen, en Nevi vindt daar in Zoetermeer nog wat geld voor, laten we dan echt voorzichtig te werk gaan. Het is misschien toch beter om er een geheime inlichtingendienst van te maken. Dan zeggen we niks, dan hoeft niemand het te weten en hoeven we ons gevoel niet helemaal weg te cijferen.