"Beperkt gezichtveld van inkoop en contractmanagement"

Drs. Ing. L.P. de Rouw

Terecht of onterecht, in veel organisaties wordt gemopperd op het beperkte gezichtsveld van inkoop en contractmanagement waarbij de regels en juridische eisen belangrijker lijken te zijn dan de noodzaak en behoefte van de gebruikers in de organisatie.

Maar inkoop en contractmanagement moeten elkaar juist opzoeken en versterken. Het is belangrijk dat gebruikers 'inkopers en contractmanagers' niet zien als obstakels maar vooral als deskundigen die hen helpen de best beschikbare oplossingen te vinden. Dat dit niet altijd zo is kan vaak in de krant worden gelezen. Inkoopregels (vooral binnen de overheid) worden niet altijd nageleefd. Vervolgens roepen inkoop, contractmanagers, juristen et cetera in koor dat de regels beter moet worden nageleefd. Dit is niet de oplossing

In een regieorganisatie is de verbinding tussen leverancier en klant de grote succesfactor. Meer nog dan in een traditionele organisatie. Als gevolg van de wijze waarop we in onze huidige organisaties vaak zijn verkokerd is deze samenhang en samenwerking niet vanzelfsprekend. Het denken vanuit het belang van de gebruiker moet versterkt worden.
De regieorganisatie is een organisatievorm voor secundaire diensten (facilitair inkoop, ict, P&O et cetera) die juist is gericht op gebruikers. De Regieorganisatie is een organisatie waarbij de uitvoering (en ook de leiding op de uitvoering) is uitbesteed. Deze laatste heet productie. Wat voornamelijk overblijft, zijn de activiteiten gericht op het verkrijgen en controleren van werkzaamheden. Het regie-productieconcept is daarom een sourcingsstrategie die minder ver gaat dan maincontracting. Vooral in de ondersteunende functies wordt deze sourcingsstrategie gezien als een goed alternatief voor volledig uitbesteden (facilitair, inkoop, ict enzovoort).Volledig uitbesteden heeft als nadeel dat niet alleen de uitvoering verdwijnt, maar ook de kennis. Op korte termijn is dat niet zo erg maar op de langere termijn wreekt zich dit. Behoeften en wensen veranderen en daardoor zal ook de omvang en aard van datgene dat moet worden ingekocht veranderen. Kennis van zaken over het onderwerp is dan wel handig om in huis te hebben.

In het algemeen is iedereen het wel over eens over de definitie van productie. Hierover is dus weinig discussie. Ten aanzien van de inrichting van een regieorganisatie zijn de meningen verdeeld. Dit is ook zichtbaar in de vele verschillende varianten van regieorganisaties bij zowel profit, als non-proft organisaties. Ondanks de verschillen kan een regieorganisatie in de ondersteuning worden beschouwd als gedelegeerd opdrachtgever. Deze regieorganisatie kent twee oriëntaties: een leveringskant, gericht op de leverancier en de controle op het ingekochte. En een klantoriëntatie, gericht op de vertaling van de specifieke wens en behoefte in generieke oplossingen. Beide oriëntaties stellen verschillende eisen aan de wijze waarop zij naar buiten kijken. Enerzijds is er de oriëntatie gericht op de gebruiker of populair gezegd, de klant. Dit vraagt eerder een ‘mindset’ of ‘perspectief als makelaar’ (zoals Marc Brugman en ik dat al eens eerder hebben beschreven in een artikel "van overheidsinkoper naar aanbestedingsmakelaar".  Anderzijds is vanuit de leveringskant behoefte aan een zakelijke benadering.

Deze twee oriëntaties lijken tegengesteld. Dit is uiteraard niet zo. Net zoals het symbool van Jin en Jang vullen deze twee perspectieven elkaar aan en versterken ze elkaar. Misschien nog extremer: ze kunnen niet zonder elkaar. Dit stelt ons voor de opgave om een logische verbinding tussen beide oriëntaties te vinden waarbij de rol van inkoop en contractmanagement logisch samenvalt met de belangen en taken van de rol van management op de klantbehoefte. Het ligt dus voor de hand dat de functionele behoefte goed wordt vertaald in enerzijds inhoudelijk passende contracten en anderzijds dat de functionele behoefte past binnen de kaders, afspraken, procedures en onderhandelingseisen. Contractmanagement en inkoop moeten elkaar daarom opzoeken en aanvullen. Niet altijd even gemakkelijk en soms ronduit lastig. Maar als dit spel goed wordt gespeeld kan de regieorganisatie bloeien en is de (interne) klant uiteindelijke koning. En daar doen we het uiteindelijk voor.

Op www.fmresource.nl kunt u meer info vinden over regieorganisaties.