In plaats van negeren, kunnen overheidsinkopers veel leren van de snelle verkooppraatjes van commerciële accountmanagers.

Drs. Marc J. Brugman

Bestuurders, directies en andere afdelingen in de publieke sector zijn niet altijd overtuigd van het nut en noodzaak van een inkoopafdeling. Iedereen kan met wat boerenverstand en straatwijsheid toch inkopen en als er voldoende beschikbare financiële middelen voorradig zijn, waarom zou een organisatie dan nog moeten investeren in zoiets als een inkoopafdeling? Het idee van een inkoopafdeling die bepaalt wat ”goed voor je is” en bestaande vooroordelen m.b.t. de EU-aanbestedingsrichtlijnen doen de inkoopafdelingen in de regel geen goed. Vaak blijkt overigens dat, nadat de interne opdrachtgever in praktijk een aanbestedingsproject heeft doorlopen met een professionele overheidsinkoper, deze vermeende vooroordelen verdwijnen als sneeuw voor de zon. Door gebruik te maken van de diensten van een inkoopafdeling wordt de effectiviteit van een aanbestedingsproces bevorderd en leidt dit veelal tot een aanzienlijke besparing op het beschikbare inkoopbudget. Taak van de overheidsinkopers om deze meerwaarde aan te tonen, maar hoe doe je dat? Inkopers zijn nu eenmaal geen verkopers!  

Van belang is dat de inkopers en inkoopafdelingen in de publieke sector zich realiseren dat zij eigenlijk een product of beter, een dienst leveren. Deze dienstverlening kan het best worden omschreven als; “het adviseren over en uitvoeren van (specialistische) inkoopdiensten aan interne opdrachtgevers". In deze rol stellen de inkopers zich op als intermediair tussen de interne behoefte (vraag) en het externe aanbod en kunnen door hun ervaring en specifieke training, het maximale inkooprendement behalen. Om te komen tot de meest optimale inkoopdienstverlening, zal de inkoopafdeling zich uiteraard moeten inleven in de wensen van haar klanten waarbij de manier van communiceren zeer belangrijk is. Zelfs al bestaat er zoiets als verplichte winkelnering en wordt de positie in de organisatie nadrukkelijk in inkoopbeleidsstukken beschreven, de inkoopafdeling zal pro-actief haar meerwaarde in de organisatie moeten (blijven) promoten. Dit om het bestaansrecht en positie van de inkoopafdeling in de organisatie te benadrukken en om de vraag te beantwoorden waarom men eigenlijk zou moeten blijven investeren in een inkoopafdeling die privileges om zelf in te kopen wegneemt van de interne opdrachtgever? 

Als gevolg van bovenstaande komt nu ook in de publieke sector het fenomeen ‘inkoopmarketing’ ofwel ‘aanbestedingsmarketing’ om de hoek kijken. In deze context betekent aanbestedingsmarketing  zoveel als dat de inkopers periodiek, gevraagd én ongevraagd, de prestaties zullen moeten tonen  aan haar klantenkring (conform inkoopjaarplan). Naast het actief zien te betrekken van deze groep bij het opstellen van het inkoopjaarplan, zullen inkoopprocessen eveneens inzichtelijk moeten worden gepresenteerd, Daarnaast betekent aanbestedingsmarketing dat gewerkt moet worden aan diverse doelgerichte promotionele acties zoals de organisatie van interne inkoopbijeenkomsten met specifieke actuele inkoopthema’s, het breed uitmeten van een contractondertekening waardoor “free-publicity” in het organisatieblad of vakbladen kan worden bereikt, het opzetten van een informatieve intranet-/ internetsite met allerhande inkoopwetenswaardigheden, ontwikkeling van een interne inkoopbrochure en het zo nu en dan afleggen van klantbezoeken onder het motto “weet wie je klant is, dan weet hij jou ook te vinden”. Deze acties dragen positief bij aan het imago van de inkoopafdeling want alleen maar roepen in besloten kring dat je heel belangrijk bent, daar redt je het niet meer mee.  

Het algemene signaal dat kan worden afgegeven door het toepassen van aanbestedingsmarketing is dat er meer uit het beschikbare budget is te halen, dat zelfs de eu-aanbestedingsrichtlijnen kunnen bijdragen aan een effectief en efficiënt inkoopproces en dat contracten op een goede doordachte wijze tot stand kunnen komen. Aanbestedingsmarketing brengt inkoop op de kaart en benadrukt de bijdrage die inkoop kan leveren aan het realiseren van organisatiedoelstellingen, óók politieke doelstellingen! Eventuele bestaande negatieve vooroordelen over de inkoopafdelingen en het stoffige imago van (inkoop)ambtenaren kunnen hiermee eenvoudig worden weggenomen. Het vergt een doelgerichte investering en leidt ongetwijfeld tot een cultuurshock bij de huidige inkopers maar levert uiteindelijke de broodnodige goodwill op om het vak verder te kunnen ontwikkelen. In plaats van het negeren van de dagelijkse verkooppraatjes van snelle accountmanagers aan het bureau, bekijk hen eens met een andere bril……wellicht valt juist van hen heel wat leren!