Inkopers bij de overheid selecteren óók op prijs!

Drs. Marc J. Brugman

In het artikel in het Financieel dagblad van 21-5 ( "Adviesbureaus haken af voor overheidswerk") zijn grotere adviesbureaus van mening dat deze niet voorbij de inkoopafdelingen komen omdat deze alleen selecteren op prijs. Gesuggereerd wordt dat de inkoper alleen gaat voor het goedkoopste en dat deze geen rekening lijkt te houden met de specifieke kwaliteitsaspecten van het adviesvak. Ik bespeur hier enig onsportief gedrag en een behoorlijke stigmatiserend vingertje richting een grote groep van zeer professionele overheidsinkopers. Dat dit beschuldigende vingertje juist wordt gedaan door een branche die de overheid al jaren adviseert in het doen van efficiencymaatregelen, doen mijn wenkbrauwen wat fronzen! Het toepassen van concurrentiemechanisme conform aanbestedingsrichtlijnen heeft ertoe geleid dat aanzienlijke inkoopresultaten worden geboekt zonder dat doelstellingen van de overheidsorganisaties in gevaar dreigen te komen . Het resultaat van  efficiencymaatregelen, vaak in lijn met de vele adviezen die worden gegeven door bovenstaande adviesbureaus. Geven enkele bureaus in de markt nu aan dat zij zich uit de markt prijzen en dat er klaarblijkelijk een nieuwe garde ontstaat die de banden met de overheid succesvol aanhaalt? 

Enige jaren geleden kwam het besef bij de rijksoverheid dat ook externe inhuur, conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, diende te worden aanbesteed. Omdat jaarlijks diverse offerteaanvragen voor uiteenlopende onderzoeken en adviestrajecten worden gedaan bleek het antwoord; ‘raamovereenkomsten’. Raamovereenkomsten met meerdere leveranciers, verdeeld in diverse specifieke percelen met unieke vakgebieden. Om te voorkomen dat formeel bij elke nieuwe aanvraag een nieuwe aanbestedingsprocedure van minimaal 3 maanden moest worden doorlopen, bleken langdurige raamovereenkomsten tot ca 4 jaar een goed alternatief waarbij uiteindelijk, gedurende de contractperiode, een enorme reductie van de administratieve lasten voor zowel opdrachtnemer als opdrachtgever werden behaald. Natuurlijk ging het vroeger allemaal eenvoudiger, maar de tijden dat sommige grote opdrachten op een informele manier  werden gescoord of na een kort bezoekje bij een beleidsmedewerker zal nu alleen als zoete herinnering kunnen worden gekoesterd. 

De markt van adviesbureaus is groot. Naast zeer gerenommeerde bureaus, zijn er ook legio Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP’ers)  die graag een graantje zouden willen meepikken. Als inkoper zoek je naar diverse passende functionele specificaties en probeer je “het kaf van het koren te scheiden” bij het selecteren van je toekomstige “main suppliers”. Je wilt immers de beste leverancier(s)  voor de organisatie, betrouwbaar en waarbij het risico op afhankelijkheid of faillissement nihil is. De hamvraag bleek echter bij het samenstellen van de selectie en gunningcriteria…wat zijn nu objectieve, kenmerkende kwalitatieve verschillen? Waarmee onderscheidt bureau X zich nu met bureau Y op een zodanige manier dat dit transparant, objectief en niet-discriminerend kan worden toegepast? Deze vraag is ook gesteld aan de markt ( brancheverenigingen en potentiële leveranciers) maar telkens bleken ook zij moeite te hebben met het beantwoorden van deze vraag. Bestaat er zoiets als een gecertificeerde consultant, is het beroep van interim-managers te vatten binnen objectieve kaders? Diverse creatieve ideeën van goedbedoelende overheidsinkopers zijn inmiddels door aangespannen rechtzaken uit de adviesmarkt teniet gedaan, waardoor het inmiddels lijkt dat de prijs helaas het enige echte objectieve meetinstrument is waarover weinig discussie valt te voeren. De prijs ( hoe laag ook de waardering in een beoordelingsproces) is hierdoor vaak -in effect- doorslaggevend bij die aanbestedingen waaruit blijkt dat alle potentiële leveranciers voldoen aan de door de interne opdrachtgever opgegeven kwalitatieve normering. Pogingen met de markt om te komen met ideeën waardoor de juiste vakkennis uit de markt kan worden geselecteerd zijn helaas nog niet vruchtbaar gebleken maar de overheidsinkopers staan daar nog steeds voor open. Sterker nog, zij zijn juist benieuwd welke objectieve criteria de markt zou gebruiken als zij zelf Europese aanbestedingen zouden moeten uitvoeren.

Uitdagingen !