Maverick buying draagt bij aan de professionalisering van inkoop

Wim Nieland ( www.aanbestedingsmakelaar.nl)

Het inkopen en bestellen buiten de inkoopafdeling om noemen we bij 'Inkoop' met een dure Engelse term Maverick buying. We drukken het doorgaans uit in een percentage van de totale uitgaven van een organisatie. Het is een KPI (weer zo'n dure term) waar de inkoopmanager op kan sturen. Bij de NEVI wordt er al vroeg ingeramd dat Maverick buying slecht is en zo veel mogelijk voorkomen moet worden. Op alle uitgaven van een (overheids)organisatie die namelijk niet door inkopers is gedaan, wordt een risico gelopen. Dat kan zowel een juridisch risico zijn (geen contract) als een economisch risico (te duur). Vanuit Inkoop bezien in ieder geval niet al te best. Maar al te vaak trekken wij als inkopers -al dan niet gesteund door de accountant- ten strijde om Maverick buying te voorkomen. We speuren de boosdoeners onder onze interne klanten op en we laten ze goed weten dat dit echt niet kan! Op deze manier kunnen we ons werk toch niet doen? Wie is hier nou eigenlijk de inkoper? Het levert ons bovendien -achteraf- erg veel werk op om het administratief weer recht te breien. En we hebben het al zo druk! Maar is deze houding nou wel terecht? 

Mensen die zich niet aan de inkoopprocedures houden weten zelf vaak dondersgoed dat ze iets doen wat niet mag. Veelal weten ze van tevoren al dat ze er vroeg of laat problemen mee gaan krijgen. In ieder geval krijg je òf een boze inkoper òf een boze boekhouder aan je bureau. Waarom dan toch, willens en wetens, iets doen wat niet mag? Die vraag houdt me bezig. Kennelijk is het, ondanks dat je weet dat je problemen krijgt, toch de moeite waard om buiten de gebaande paden te treden. Dit wetende kunnen we als inkopers twee dingen doen; star vasthouden aan de regels die we zelf hebben opgesteld, of ons afvragen of we het eigenlijk wel goed doen. Dat laatste is denk ik het beste. Het is in ieder geval goed om kritisch te zijn op jezelf en niet bij voorbaat van je eigen gelijk uit te gaan. Onze interne klanten zien ons, als het goed is, als hun interne leveranciers. Als leverancier moet je er alles aan doen om tevreden klanten te krijgen. Anders ben je ze kwijt aan de concurrent. Nou ligt dat bij gedwonge winkelnering net even iets anders. Een ontevreden klant herken je in dat geval aan een toenemend percentage Maverick buying. Dit is dus een symptoom wat we bij de wortel moeten aanpakken.  

Dale Garnegie schreef in 1936 in zijn boek "How to win friends and influence people" een grote wijsheid: "Onthoud u van klachten of kritiek en veroordeel niemand". De schrijver legt met verschillende voorbeelden uit dat we -om effectief te zijn- ons uiterste best moeten doen om een ander (bijvoorbeeld onze interne klant) te begrijpen, zonder kritiek te leveren of in de aanval te gaan. Dan kunnen we achterhalen waarom iemand iets doet wat wij niet prettig vinden. Als je in de aanval gaat, iemand veroordeelt of negatief benadert zal je opponent zich altijd verdedigen en zich voor je afsluiten. Om de risico's als gevolg van Maverick buying te voorkomen is het juist in jouw belang om de oorzaak te kennen. We moeten die -kennelijk ontevreden- interne klant zich dus niet in de verdediging laten schieten of zich gesloten laten opstellen. Wees daarom mild, toon begrip, heb oprechte interesse en raak in gesprek. Achterhaal de oorzaak en pak die aan. Stel je eigen ego niet centraal en ga niet uit van je eigen gelijk. De klant heeft namelijk altijd gelijk! Bedenk; het is een kwestie van perceptie. 

Zie Maverick buying dus als een positief signaal om Inkoop te verbeteren. Het is wellicht even wennen maar ik verzeker u dat het werkt om het uiteindelijk te voorkomen.

Gepubliceerd op aanbestedingsmakelaar.nl