Effectief praten en effectief inkopen, beide potentiële moneymakers!

Drs. Marc J. Brugman

In het inkoopvak is al langer bekend dat er veel geld bespaard kan worden door professioneel inkopen. Minimaal 10% besparing op de inkoopbudgetten is reëel en de laatste tijd valt ook op dat de ambtelijke topmanagers de meerwaarde van inkoop bij de overheid steeds meer erkennen. Een positieve ontwikkeling en waarschijnlijk te danken aan veel lobbywerk en veel overleg. Besprekingen tussen ambtenaren onderling, overleg op niveau met brancheverenigingen en andere belangenorganisaties om toe te lichten dat de overheid het inkopen serieus neemt. Zeker in het verwezenlijken van zowel de financiële als personele taakstellingen binnen de rijksoverheid vervult professioneel inkopen een belangrijke rol in het steeds meer efficiënt opererende overheidsapparaat. Aan een ieder die het maar horen wil wordt uitgelegd dat het vroeger weliswaar allemaal anders ging, soms stukken eenvoudiger, maar heden ten dage is het zaken doen met het rijk nu eenmaal wat professioneler, wat zakelijker.

Zoals zo vaak in het leven, zit er ook een andere kant aan al dat gepraat. Al dat praten kost namelijk geld, veel geld volgens een artikel in de Volkskrant van 30 mei jl. Een onderzoek door TNO NIPO naar de vergaderwoede in het bedrijfsleven, blijkt al dit overleg al gauw jaarlijks ca. 37 miljard euro te kosten (25 miljard euro vergaderen en 12 miljard reiskosten). Dit betekent dat naast ‘social talks’ gemiddeld 15% van de werktijd wordt vergaderd. Ik had altijd al de indruk dat ambtenaren vergadertijgers zijn, maar werknemers in het bedrijfsleven lijken ook niet vies te zijn van urenlange meetings. De reden van al dat gepraat lijkt de zoektocht van de werkende klasse in Nederland naar concensus. Er wordt gesproken over het kleinste wissewasje en iedereen mag daaraan meedoen, ook al zijn zij niet deskundig. In het artikel wordt toepasselijk gesproken over de ‘Wet van Klep’; praten om het praten! Als er een tijdsblok wordt uitgetrokken om te overleggen wordt die tijd ook volledig volgekletst.  Berekend is dat door meer effectief overleg, 7 tot 30 procent kan worden bespaard wat al snel neerkomt op zo’n 90.000 tot 370.000 euro bij een bedrijf van zo’n 200 personen, een rendement waar een inkoper jaloers van wordt.

Binnen de overheid wordt vanzelf niet minder gepraat, wellicht juist meer. Politiek wordt nu eenmaal gekenmerkt met veel praten en ook het onderwerp “professionalisering van inkoop” is de laatste tijd stevig over de tong gegaan. Diverse aansprekende thema’s over een doelmatige overheid stonden de afgelopen jaren nadrukkelijk in de programma’s van de diverse politieke partijen en veel wordt gesproken over professioneel opdrachtgeverschap,  een “andere overheid” die efficiënter en effectiever moet werken. Al die gesprekken hebben binnen de publieke sector geleid tot enige acceptatie van de inkoopfunctionaris en zijn rol in het behalen van meer rendement uit de beschikbare budgetten. Naast het aanhouden van de warme betrekkingen met de belanghebbenden, lijkt de focus van de betrokken inkooplobbyisten zich nu ook meer te richten op het betrekken en informeren van het bedrijfsleven in de ontwikkelingen van (Europees) aanbesteden. Informeren, presenteren, consulteren, kennis delen om uiteindelijk te komen tot acceptatie en wellicht nog grotere inkoopbesparingen. Echter, in het licht van de Wet van Klep, zijn dit per saldo nu wel besparingen? Immers, veel meer geld kan worden bespaard door juist minder te praten!

Toch een lastig dilemma, zeker als je Brugman heet, niet in de keukenbusiness werkt en het vak overheidsinkopen nadrukkelijk wil promoten

Bron : http://www.wr.nl/nieuws/98/de-wet-van-klep-we-vergaderen-de-tijd-vol 
Volkskrant 30-05 Wet van Klep