In reactie op de commotie in de media hebben de ministeries de tijdsdruk opgenomen als argument om de opdracht onderhands te gunnen. De professionele overheidsinkoper weet dat dit argument geen hout snijdt.

B.A. Bush

Zo'n slordige vijfentwintig jaar geleden was het kennelijk nog zeer gewoon dat als bedrijven eenmaal een voet binnen de deur van de overheid hadden gezet, de kans sterk aanwezig was dat dit bedrijf een “strategische” partner werd. De verhalen doen ook nog steeds de ronde dat in die periode opdrachten werden gegund vanwege bevriende relaties. Bepaalde tegenprestaties van deze bedrijven aan de individuele ambtenaar waren kennelijk niet ongewoon in die tijd. In welke mate dit heeft plaatsgevonden zal waarschijnlijk nooit bekend worden en ongetwijfeld kunnen veel van dit soort verhalen, als een broodje aap verhaal worden afgedaan. Toch heeft vrij recentelijk onder meer de bouwfraude nog aangetoond dat corruptie van overheidspersoneel relatief veel voorkomt. De afgelopen jaren zijn vele ambtenaren disciplinair gestraft of zelfs ontslagen. Dit alles is in strijd met het beeld wat de overheid wil en moet tonen aan de maatschappij. De overheid wil eerlijk en betrouwbaar zijn voor burger en bedrijfsleven. Bedrijven moeten een eerlijke kans krijgen om in aanmerking te komen voor overheidsopdrachten.
 
Om deze doelstelling te bereiken bestaat al jaren regelgeving over aanbestedingen door de overheid. De naleving van deze wetten en regels is soms ver te zoeken. Dit blijkt uit diverse rapporten en onderzoeken die zijn uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Economische Zaken. Opgemerkt moet worden dat in de loop der jaren zeker een verbetering is waar te nemen in de toepassing van de aanbestedingswetgeving.
 
De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn gebaseerd op een aantal grondbeginselen. De overheid moet transparant zijn, objectief en non-discriminatoir. Alle potentiële leveranciers moeten gelijk behandeld worden en een eerlijke kans krijgen. Deze beginselen brengen met zich mee dat de inkoper bij de overheid niet mag onderhandelen met leveranciers. Dit is vrij opmerkelijk. Een inkoper die niet mag onderhandelen en bovendien bij elke stap zich moet afvragen wat hij wel of niet mag doen vanuit de wetgeving.
 
Uit de berichtgeving in de media neemt de overheid het  kennelijk niet zo nauw met de aanbestedingsregels. "Minister Plassterk en minister Rouvoet  hebben willens en wetens de aanbestedingsregels genegeerd en bevriende relaties opdrachten hebben gegund voor het organiseren van evenementen". De politiek gaat zich dit keer met de aanbestedingsregels bemoeien en beide ministers moeten zich verantwoorden aan de Kamer. Vaak zijn het juist de bedrijven die bezwaar maken of zelfs een kort geding aanspannen tegen de overheid. Dit soort praktijken dragen enerzijds bij aan het beter naleven van de regels maar anderzijds heeft het effect op het zaken doen met de overheid.
 
De overheidsinkoper loopt  namelijk bij elke aanbesteding het risico dat de rechter hem op de vingers tikt omdat de Aanbestedende dienst naar het oordeel van de rechter onrechtmatig heeft gehandeld. Vooral bij (interdepartementale) aanbestedingen waar het belang voor het marktaandeel groter is, stapt een bedrijf sneller naar de rechter. Dit blijkt onder meer uit de talrijke arresten over aanbestedingsperikelen.
De overheidsinkoper heeft vaak begrip voor het bedrijf dat een rechtsmiddel aanwendt om in aanmerking te komen voor een overheidsopdracht. Het is een recht waar een bedrijf gebruik van moet kunnen maken!
Toch is het  soms de angst van de overheidsinkopers dat een bedrijf of zelfs meerdere bedrijven naar de rechter stappen. Het feit dat een bedrijf naar de rechter stapt, kan afbreuk doen aan de geloofwaardigheid en het vertrouwen van de inkooporganisatie. Zeker als de aanbestedende dienst door de rechtbank in het ongelijk wordt gesteld. Schade aan het imago van de overheidsinkoper, de inkoopafdeling, de aanbestedende dienst of de beroepstrots wordt als het grootste risico ervaren.
 
Een ander nadeel voor een aanbestedende dienst is de tijdsdruk. Vaak moet kennelijk een overheidsinkoper onder tijdsdruk een aanbestedingsprocedure uitvoeren. Als een bedrijf bijvoorbeeld besluit om een kort geding aan te spannen tegen de Staat, komt de planning van de aanbestedende dienst vaak onder druk te staan. Dit wordt als vervelend ervaren, zeker als een bedrijf het rechtsmiddel aanwendt, om te traineren of "zoekt" naar procedurefouten. Veel overheidsinkopers ergeren zich vaak aan managers en beleidsambtenaren die zich eigenlijk niet willen houden aan de aanbestedingsregels. Met veel overtuigingskracht moet een inkoper intern de marktwerking, het voordeel van de aanbestedingsregels aantonen en de kaders opzoeken die binnen de wetgeving toelaatbaar zijn. Het zou ernstig te betreuren zijn als de berichten in de media over het niet naleven van de aanbestedingsregels door de ministers op waarheid berusten. Hierdoor ontstaat een beeld dat het Europees Aanbesteden bij de overheid faalt en dat wil ik absoluut bestrijden. MKB-Nederland speelt handig in op de hele affaire en uit ongenoegen over de aanbestedingsregels.
 
In reactie op de commotie in de media hebben de ministeries de tijdsdruk opgenomen als argument om de opdracht onderhands te gunnen. De professionele overheidsinkoper weet dat dit argument geen hout snijdt. Ik kan mij de reactie van een nieuwe minister heel goed voorstellen. Een minister moet niet drie tot vier maanden wachten om een opdracht aan een evenementenbureau te gunnen. Dat is natuurlijk onzin. De overheid organiseert veel evenementen. Steeds vaker wil de overheid seminars en congressen organiseren om in contact te komen met burger en bedrijfsleven.  De wetgeving biedt voldoende mogelijkheden om bijvoorbeeld raamovereenkomsten af te sluiten met verschillende evenemtenbureaus.
 
De categoriemanager evenementen heeft een uitdaging!