Drs. Ing. L.P. de Rouw

Terecht of onterecht, in veel organisaties wordt gemopperd op het beperkte gezichtsveld van inkoop en contractmanagement waarbij de regels en juridische eisen belangrijker lijken te zijn dan de noodzaak en behoefte van de gebruikers in de organisatie.

Inderdaad, er is vaak sprake van een zekere ‘myopia’ . Het gevolg is dat gebruikers inkopers en contractmanagers zien als obstakels en proberen die te ontwijken. Met alle gevolgen van dien, lees de krant er maar op na. De reflex is vervolgens dat hard door inkoop, contractmanagers, juristen et cetera wordt geroepen dat de regels beter moet worden nageleefd. Dit is duidelijk niet de oplossing. Die moeten we eerst en vooral bij onszelf zoeken. Dit wordt nog belangrijker nu de toepassing van het regie-productieconcept steeds populairder wordt.

De regieorganisatie is een organisatie waarbij de uitvoering (en ook de leiding op de uitvoering) is uitbesteed. Deze laatste heet productie. Wat voornamelijk overblijft, zijn de activiteiten gericht op het verkrijgen en controleren van werkzaamheden. Het regie-productieconcept is daarom een sourcingsstrategie die minder ver gaat dan maincontracting.

Vooral in de ondersteunende functies wordt deze sourcingsstrategie gezien als een goed alternatief voor volledig uitbesteden (facilitair, inkoop, ict enzovoort).Volledig uitbesteden heeft als nadeel dat niet alleen de uitvoering verdwijnt, maar ook de kennis. Op korte termijn is dat niet zo erg maar op de langere termijn wreekt zich dit. Behoeften en wensen veranderen en daardoor zal ook de omvang en aard van datgene dat moet worden ingekocht veranderen. Kennis van zaken over het onderwerp is dan wel handig om in huis te hebben.

In het algemeen is iedereen het wel over eens over de definitie van productie. Hierover is dus weinig discussie. Ten aanzien van de inrichting van een regieorganisatie zijn de meningen verdeeld. Dit is ook zichtbaar in de vele verschillende varianten van regieorganisaties bij zowel profit, als non-proft organisaties. Ondanks de verschillen kan een regieorganisatie in de ondersteuning worden beschouwd als gedelegeerd opdrachtgever. Deze regieorganisatie kent twee oriëntaties: een businesskant, gericht op de leverancier en de controle op het ingekochte. En een klantoriëntatie, gericht op de vertaling van de specifieke wens en behoefte in generieke oplossingen.

Beide oriëntaties stellen verschillende eisen aan de wijze waarop zij naar buiten kijken. Enerzijds is er de oriëntatie gericht op de gebruiker of populair gezegd, de klant. Dit vraagt eerder een ‘mindset’ of ‘perspectief als makelaar’ (zoals Marc Brugman en ik dat al eens eerder hebben beschreven in een artikel "van overheidsinkoper naar aanbestedingsmakelaar".  Anderzijds is vanuit de businesskant behoefte aan een zakelijke benadering.

Deze twee oriëntaties lijken tegengesteld. Dit is uiteraard niet zo. Net zoals het symbool van Jin en Jang vullen deze twee perspectieven elkaar aan en versterken ze elkaar. Misschien nog extremer: ze kunnen niet zonder elkaar. Dit stelt ons voor de opgave om een logische verbinding tussen beide oriëntaties te vinden waarbij de rol van inkoop en contractmanagement logisch samenvalt met de belangen en taken van de rol van een klantbeheerder.

In een regieorganisatie is deze verbinding tussen leverancier en klant de grote succesfactor. Meer nog dan in een traditionele organisatie. Als gevolg van de wijze waarop we in onze huidige organisaties vaak zijn verkokerd is deze samenhang en samenwerking niet vanzelfsprekend. Het denken vanuit het belang van de gebruiker moet versterkt worden.
Hierin ligt dan ook de uitdaging in onze organisaties. Hoe? Volgende keer ga ik hier op in.

Op www.fmresource.nl kunt u meer info vinden over regieorganisaties.