Externe adviseurs dragen hun steentje bij aan de professionalisering van inkoop.

Mr. L. Neijensteijn.

Geregeld zien mijn collega-inkoopconsultants en ik aankondigingen van bijeenkomsten voor overheidsinkopers. Vaak staan er interessante onderwerpen op de agenda, waarover we graag zouden willen meepraten. Om de invalshoeken van anderen te horen of omdat we als inkoopconsultants onze ervaringen willen delen. Tenzij we gedetacheerd zijn en ons aanmelden onder de vlag van onze publieke opdrachtgever, zijn we echter niet welkom.

Ik begrijp dat voor een deel wel. Dergelijke bijeenkomsten zijn ervoor om kennis uit te wisselen en een netwerk van overheidsinkopers op te bouwen, niet voor externe adviseurs om acquisitie te doen of zich te profileren door haantje-de-voorste te spelen.
Toch is het ook jammer. De overheid heeft in het verleden veel gebruik gemaakt van externe adviseurs en doet dat nog steeds. Eén van de bezwaren daarvan is dat met het vertrek van die externe medewerker, kennis de organisatie verlaat. Van die kennis zou de overheid juist moeten blijven profiteren! Daarbij is het zo dat externe medewerkers vroeger en nu hebben bijgedragen aan de professionalisering van de inkoop bij de overheid. Vooroplopen in kennis is essentieel voor commerciële inkoopadviesbureaus als je aan de verwachtingen van je opdrachtgevers wilt voldoen. En externen hebben vaak in meerdere keukens gekeken en weten wat werkt en wat niet werkt. Zij kennen de overheid.

De ervaringen die de overheid heeft met externen zijn wisselend. In sommige organisaties is de weerstand tegen externen zelfs groot. Natuurlijk worden er mensen ingehuurd tegen belachelijke tarieven, mensen die hun opdracht niet aankunnen, die wel een grote mond hebben maar weinig tot niets presteren. Wanneer dat gebeurt mag een organisatie dat zichzelf ook aanrekenen: slecht ingekocht! Het probleem van de organisatie niet goed gespecificeerd, geen goede selectie van partijen en kandidaten, geen goede value analysis. En vervolgens die slecht presterende externe adviseur er niet uitgooien..

De meeste externen echter worden zeer gewaardeerd om hun inbreng en hun inzet.
Zij brengen veel kennis en ervaring mee en wat nog steeds opvalt in overheidsorganisaties: communicatieve vaardigheden! Een professionele inkoop van externe adviseurs levert altijd zijn geld op. Mijn advies is dan ook om niet bang te zijn voor de inbreng van de commerciële bureaus bij kennisbijeenkomsten. Overheidsinkopers, zeker in het Haagse, zijn toch assertief genoeg om externen met verkeerde motieven de mond te snoeren! Profiteer van de wens van externen om te netwerken en laat ze hun kennis delen!