Wat nu als we het wél eerder hebben meegemaakt?

Ir. Axel Eissens

Déjà vu-ervaringen worden gekenmerkt door het gevoel een ervaring in het heden op precies dezelfde manier al eens eerder beleefd te hebben. Voor vele een herkenbaar verschijnsel maar waarbij de definitie bepaalt dat de belevenis écht niet eerder is gebeurd. Maar stel nu dat we het wél eerder hebben meegemaakt of nog beter..dat in de toekomst kunnen kijken? Wat kan de ontwikkeling van de inkoopfunctie bij de overheid het gevoel van een “déjà vu” geven? Waar hebben managers en theoretici eerder een soortgelijke ontwikkeling van een bedrijfsfunctie meegemaakt, ontwikkeld en beschreven?

Het eerste wat bij mij opkomt is de ontwikkeling van de IT-functies bij veel organisaties. IT-functies zijn, net als de inkoopfuncties, ondersteunend en hoe beter de IT geregeld is hoe sneller en goedkoper een organisatie kan beschikken over kwalitatief goede informatie. Complexe technologieën, een grote hoeveelheid applicaties, dynamische veranderingen in de omgeving die leiden tot veranderende informatiebehoefte, de IT-functie moet hier gehoor aan geven en zich steeds verder professionaliseren voor de organisatie... dat moet goed gemanaged worden.

Het begin van de ontwikkeling ofwel professionalisering van de IT-functie draaide het om eenvoudige administratieve systemen. Het administratieve proces werd gestroomlijnd door administraties die op verschillende plekken in de organisatie werden verzorgd, te beleggen in één systeem. In de volgende fase van IT-ontwikkeling werd uitgebreid naar andere informatievoorzieningen gezocht om betere managementinformatie te krijgen door koppelingen tussen verschillende systemen. Op een gegeven moment waren er zoveel verschillende systemen en koppelingen dat de IT-functie wel effectief was, maar minder efficiënt. Dit leidde in veel organisaties vervolgens tot centralisatie van de IT-functie. 

Inmiddels is de IT-functie in veel organisaties al een heel stuk verder en wordt er nu een goede balans gezocht tussen centralisatie en decentralisatie. Centralisatie betekent controle en decentralisatie zorgt dat een organisatie meer flexibel en/of innovatief kan zijn. De laatste ontwikkelingen zijn dat de gecentraliseerde IT-functie (deels) weer terug in de lijn gaat, maar nog wel centraal aangestuurd wordt.

Herkenbaar in de bovenstaande IT-ontwikkeling is dat ook veel inkoopfuncties in de publieke sector in de eerste fase aan het stoeien zijn om het administratieve proces op orde te krijgen. Wat wordt er ingekocht, door wie en tegen welke condities? Enkele hebben deze fase reeds doorlopen en bevinden zich al in een volgend fase. De fase waarin inkoop haar toegevoegde waarde in financiële zin kan bewijzen en verantwoord kunnen uitbreiden om meer bij te dragen aan een efficiëntere organisatie. De IT-functie is weliswaar in haar ontwikkeling krap een decennia jaar verder, maar een parallel is te ontdekken. 

Als de ontwikkeling van de inkoopfunctie in de publieke sector een soortgelijke  ontwikkeling van de IT-functie blijft volgen, zal in dat geval de inkoopfunctie zoveel belangstelling van het management in de organisaties krijgen dat verdergaande centralisatie van inkoop onvermijdelijk wordt om een hoog niveau van (inkoop-) dienstverlening te waarborgen.
De (vaak belangrijke) posities die IT-functies in veel organisaties hebben zijn wellicht een mooi voorbeeld hoe inkoopafdelingen in de toekomst eruit kunnen zien. IT-functies zijn het “oudere broertje van inkoop” waar inkopers naar kunnen opkijken omdat zij ca. 10 jaar meer ervaring hebben. Mogelijk zijn er voor het inkoopvak, naast bovengenoemde professionele ontwikkeling, meerdere theorieën en strategieën die afgeleid kunnen worden van IT management, denk hierbij aan de pogingen van het inkoop-regiebureau bij het rijk. Zij   regisseert momenteel de inkoopfunctie bij de rijksoverheid en IT-architectuur kan hierbij de nodige inspiratie bieden om op een juiste manier hardware (procedures of hulpmiddelen) en software (inkopers) in te zetten. Wellicht kan men ook IT-portfoliomanagement gebruiken om category management te helpen vormgeven.

Déja-vu, of toekomstvisie? U kan het zeggen...