Ruud Verkijk

In de private sector gaat het om doelmatigheid.

Bij grote bedrijven wordt inkoop sinds de 70-er jaren als een bedrijfsfunctie gezien: inkoop maakt deel uit van MT’s, belangrijke besluiten in het kader van de concurrentiepositie worden genomen in boardrooms en afdelingen/disciplines werken samen gericht op de bedrijfsdoelstellingen (x-functionele teams). Middelgrote bedrijven zijn gefocused op besparingen en bij de kleinere bedrijven zal inkoop altijd wel die administratieve functie blijven die ‘erbij gedaan wordt’.

In de publieke sector gaat het om rechtmatigheid.

BV Nederland werd begin 90-er jaren verrast door het openstellen van opdrachten voor andere lidstaten. Zoals de ambtenarij betaamt duurde het tot begin 2000 voordat actie werd ondernomen. Toen stelde de Europese Commissie vast dat Nederland zich totaal niet hield aan de gemaakte afspraken. De overheid schrok wakker. De politiek verordonneerde de ambtenarij zich aan de regels te houden. De inkoop was uiteraard nog niet (h)erkend en georganiseerd - daarom namen de juristen het voortouw. Dat leverde uitgebreide complexe procedures op. Even een voorbeeld van hoe een procedure tot stand komt (Alcatel arrest):
Een leverancier ontvangt een zeer beknopte afwijzingsbrief in een aanbestedingsprocedure en wil (in het kader van zijn kwaliteitsbeheersing) graag weten waarom zijn aanbieding wordt afgewezen. Uiteraard gaat de overheid geen gesprek aan, stuurt een formele brief die geen antwoord geeft op de vraag en gaat tot gunning over. De leverancier spant een (Europese) zaak aan en wordt in het gelijk gesteld. Als reactie stel je de volgende procedure in werking: we praten alleen door tussenkomst van de rechter, onder de voorwaarde dat we daarom binnen 15 dagen na afwijzing gevraagd worden in de vorm van een kort geding.

Tijd om de mouwen op te stropen en de inkoopfunctie in te richten!
We richten tijdelijk een projectdirectie van het ministerie van Economische Zaken in (PIANOo). Op basis van faciliteren, vrijwilligheid, deskundigheid en samenwerking zetten we inkoop op de politieke agenda. We behalen makkelijk de opgelegde besparingen. We overleggen structureel met de hoofden van de bedrijfsvoering van de ministeries (pSG beraad) en zitten regelmatig aan tafel met de hoofden van het ambtelijk apparaat (SG beraad).
Tussen inkoop en het juridische bolwerk vinden stevige discussies plaats over de doelmatigheid en toepasbaarheid van procedures. Het lukt de nieuwe aanbestedingswet tegen te houden. Hoera voor inkoop, aanbesteden is een onderdeel van inkopen!

We pakken door! 
PIANOO is succesvol, slechts tijdelijk en faciliteert alleen. Nu wordt het tijd om inkoop in de inkooporganisaties constructief in te richten. Dat mag ook wel, want de overheid besteedt jaarlijks zo’n 40 miljard Euro aan werken, leveringen en diensten. We richten een regiebureau inkoop in en stellen een CPO aan. Slechts 5-25% van de 40 miljard, afhankelijk van de omvang van de organisatie wordt besteed aan facilitaire producten en diensten, als we de post “huur gebouwen” (gedwongen winkelnering RGD) buiten beschouwing laten nog minder. En waar stoppen we inkoop weg? We centraliseren inkoop onder de facilitaire afdeling! En wat voor gevolgen heeft dat? Om doelmatig in te kopen heb je mensen nodig die extrovert zijn, kunnen communiceren, en bedrijfsdoelstellingen als uitgangspunt nemen. En wat voor inkopers trekken we aan? Categoriemanagement is een initiatief van inkoop. Op facilitair gebied gaat met name over bedrijfsprocessen afstemmen. En waar leggen we de verantwoordelijkheid? Duurzaam inkopen is een beleidsthema van het ministerie van VROM. We stellen criteria op die toegepast mo eten worden in het aanbestedingsproces. En wie moeten straks die criteria gaan toepassen? En om de problemen die voortkomen uit het Alcatal arrest eens en voorgoed te tackelen verzinnen we de WIRA! Hoera voor juristen en rechtmatigheid, inkoop = aanbesteden!

We moeten herbezinnen!
Waarom lukt het de politieke aandacht voor inkoop te krijgen met samenwerken op basis van vrijwilligheid en kunnen we niet op de juiste manier doorpakken? In de private sector is het ook moeilijk om in de boardroom te komen, maar als je eenmaal binnen bent …..
Ligt dit aan de structuur van de overheid dat werkt op basis van politiek belang, ambtelijke uitvoering (beleid), dan een hele tijd niets, dan de bedrijfsvoering en dan pas inkoop aan het eind van het riool? Is de politiek een derde en daarmee extra dimensie ten opzichte van de private sector?  Overleggen we misschien met de verkeerde partijen? We zitten aan tafel met de bedrijfsvoering en marktpartijen, maar moeten we niet gaan koffiedrinken met de politiek? Bewezen is tenslotte dat we daar een gewillig oor vinden voor doelmatigheid in inkopen. En als we dan over supply chain en inkoop binnen de overheid in gesprek raken?