'Als de gekken naar de markt komen, verdienen kooplui geld'

Drs. Marc J. Brugman

Europees aanbesteden blijkt in praktijk een goed inkoopinstrument, omdat de methode binnen de publieke sector ervoor zorgt dat de opdrachtgever vooraf goed nadenkt wat hij nu echt nodig heeft! Het aanbestedingsproces zorgt ervoor dat de leverancier exact dat gaat doen wat vooraf bedacht was. Of het nu gaat om levering binnen 24 uur, response tijd bij klachten van 30 minuten, het schaduwdraaien bij consultancy opdrachten of het aantal keren dat de accountmanager verwacht wordt op te draven bij de inkoopafdeling. Het is allemaal te bevragen en te beoordelen bij een aanbesteding.

De aanbestedingsprocedures zijn er verantwoordelijk voor dat vooraf heldere eisen gesteld worden die voorheen al gaande de opdracht werden besproken. Sommigen noemen dit professionele opdrachtgeverschap, want het voorkomt veel misstanden, de opdrachtnemer weet immers waar hij aan begint. De verbijzonderde vorm van beleefdheidsuitwisseling in de publieke sector, het aanbestedingsproces (offerte), zorgt voor het verkrijgen van deze vermeende zekerheid. “Wat vooraf zeker kan worden gesteld, moet ook zeker gesteld worden”. De  procedure kan, zonder enige inhoudelijke kennis van de feitelijke opdracht, het niveau van professionalisering van de aanbieders toetsen door te vragen naar bijvoorbeeld financiële kengetallen, het personeelsverloop, klachtenprocedure en het kwaliteitsborgingsysteem. Deze vragen geven een beeld van de aanbieders maar hebben nog weinig te maken met de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht.  Daarnaast bevestigt de aanbestedingsprocedure de machtsverhouding tussen opdrachtgever en aanbieders, want zonder de nodige onderdanigheid van de aanbieders, in de vorm van het keurig beantwoorden van de gestelde eisen en wensen, kan deze de opdracht wel vergeten.

Tijdens een marketingseminar kreeg ik, als inkoopmanager in de publieke sector, een enorme wegtrekker toen ik hoorde hoe een accountmanager van een zeer respectabele onderneming, na enig aandringen, zijn succesformule op het winnen van aanbestedingen toelichtte. Zijn antwoord: “Gewoon op alle vragen van de inkopers ‘ja’  zeggen, alles kan en alles is mogelijk. Na gunning, zonder de inkopers, een afspraak maken met de eigenlijke opdrachtgever en denk je nu echt dat deze zich druk gaat maken of mijn levertijd 24 uur is of uiteindelijk 56? Door het gebrek aan contractbeheer bij veel publieke organisaties wordt weinig gecontroleerd, ze zijn al blij dat er een ‘rechtmatig contract’ is afgesloten! Het zal zelden gebeuren dat men nogmaals 3 tot 6 maanden investeert in een aanbesteding, als blijkt dat ik niet helemaal kan voldoen aan hetgeen wordt gevraagd in de aanbesteding”

Wat gaat er verkeerd? Wordt er een schijnzekerheid gecreëerd door de overheidsinkopers bij het begeleiden van aanbestedingsprojecten? Wordt de voordeur goed bewaakt maar staat de achterdeur wagenwijd open? Hier lijkt contractbeheer opnieuw het sleutelwoord te zijn, te weinig publieke organisaties hebben dit goed geborgd. Ook is er natuurlijk wat aan te merken op het professionele opdrachtgeverschap van de uiteindelijke gebruikers. Maar wat wellicht nog belangrijker is, stellen de overheidsinkopers wel de juiste vragen bij een aanbesteding? In de moeilijke zoektocht naar de absolute zekerheid worden, soms bij gebrek aan voldoende kennis en flexibiliteit, algemene inkoopwijsheden toegepast die in de uitvoering van de opdracht er eigenlijk weinig meer toe lijken te doen. Intelligente vragen worden gekopieerd van andere aanbestedingen waarbij de relevantie met de feitelijke opdracht onvoldoende wordt gewogen. Gevolg is dat niet de beste leverancier door dit proces wordt geselecteerd, maar degene die het beste is getraind in het schrijven van aanbiedingen. Dit laatste zegt vanzelf weinig over de kwaliteit van de levering of inhoudelijk kennis van de leverancier maar meer over de commerciële vaardigheden van de aanbieder.  

Deze column is gestart met het gezegde 'als de gekken naar de markt komen verdienen kooplui geld' wat zoveel zegt als, er wordt slim gebruik gemaakt van de domheid van de ander. Wie is er nu dom? Zijn dat de overheidsinkopers die wellicht de verkeerde vragen stellen of de leveranciers die uiteindelijk geconfronteerd worden met een dubieuze aanbieding en daarmee het imago van hun organisatie of zelfs gehele branche op het spel zetten?  De belangrijkste schakel in dit proces zijn de overheidsinkopers. Zij zijn in staat om dit proces goed te managen door te investeren in inkoopkennis en marktontwikkeling. Dit komt de toegevoegde waarde van inkoop ten goede en realiseert een heldere verwachting in vraag en aanbod.