Vincent Hermans

Recentelijk ben ik betrokken geweest bij een groot telecom project/ onderzoek bij de overheid. Het betrof hier een groot Ministerie die het beheer van al haar telecom contracten graag wilde uitbesteden aan één beheerpartij. In dit geval zou de telecomorganisatie alle contracten met betrekking tot telecommunicatie en netwerken gaan beheren. Het ministerie blijft echter eigenaar en de controle op uitvoer wordt belegd bij deze telecomorganisatie.

So far so good! Om een goed beeld te krijgen van de omvang van het project is eerst een inventarisatie van alle locaties gemaakt. Over heel Nederland zijn dit ca. 350 locatie waarvan ca. 60 locaties als ‘serieuze’ kantoor locatie genoemd kunnen worden. Naast het beheer van contracten van telefoonlijnen, netwerklijnen,  telecom apparatuur en randapparatuur wordt ook het beheer van alle mobiele GSM toestellen overgedragen aan deze organisatie  (waarvan contractant volgens OT20066, een andere partij is). Om hiervan een beeld te krijgen, het betreft hier ca. 8.500 mobieltjes inclusief ca. 3.000 Blackbarry’s.  Uiteindelijk wordt er door één partij beheer en regie gevoerd over de genoemde telecom en netwerk componenten, wat een efficiency voordeel op moet leveren.

Bij het realiseren van dit project vielen een tweetal zaken op die ik reeds eerder bij overheidsinstanties heb geconstateerd. Als eerste het mobiele telefoniebeleid bij deze grote organisatie. Vanuit het OT2006 aanbestedingscontract is door de overheid een buitengewoon scherp tarief afgesproken met de mobiele providers (Vodafone). Binnen de organisatie bestaat ook het beleid ‘mobiel bellen tenzij!’ hetgeen zoveel inhoud dat medewerkers in principe hun of haar GSM gebruiken. Vanuit deze gedachte zou verwacht kunnen worden, dat de behoefte aan traditionele telefonie, zoals een telefoon op het bureau, zeer beperkt zou zijn. In praktijk is dit laatste geheel juist, medewerkers bellen grotendeels met het mobiele toestel. De meeste medewerkers geven vaak ook aan geen behoefte meer te hebben aan een vast toestel met een direct aankiesbaar nummer.
Op basis van genoemd beleid zou je verwachten dat een groot deel van de traditionele telefonie ingekrompen dan wel geheel opgeruimd is. Niets is echter minder waar, in de loop der jaren zijn alle telefooncentrales blijven bestaan zoals zij al jaren staan. In een gebouw met bijvoorbeeld 800 medewerkers, waarvan het grootste deel een mobiel toestel (GSM) gebruikt, staat nog een telefooncentrale met ca. 900 telefoontoestellen. Tevens is hieraan een infrastructuur verbonden met 90 telefoonlijnen en 3.000 doorkiesnummers. Bij navraag blijkt deze uitgebreide technische voorzieningen nog maar beperkt gebruikt te worden. Gevolg van deze situatie is een onnodige kostenpost waarvan vaak geen weet is.

Ten tweede werd duidelijk dat er weinig zicht was op de gehele ‘installed base’ van de organisatie. Door het jarenlang uitbreiden of wijzigen van de telefooncentrale was er eigenlijk geen goed beeld van de aanwezige infrastructuur en apparatuur op een locatie. Hierdoor was en is het goed mogelijk dat er al jaren voor telefoonlijnen of verbindingen betaald wordt zonder dat deze echt gebruikt worden. Tijdens de inventarisatie van de ca. 350 locaties was het in de meeste gevallen niet mogelijk alle aanwezige telefoonlijnen toe te wijzen aan een bepaalde functie of afdeling.  Daar de facturen van al deze infrastructuur centraal betaald worden is er vaak geen of slecht zicht op het nut of verantwoordelijkheid van deze kosten. Door een nauwkeurige inventarisatie te maken en vervolgens een analyse te maken van de toepassingen kan een forse besparing gehaald worden op deze vaste kosten. Hierbij zal dan ook duidelijk worden of voor alle apparatuur een onderhoudscontract (SLA) aanwezig dan wel noodzakelijk is. In een aantal gevallen worden dubbele contracten afgesloten of contracten waarbij de kosten hoger zijn dan de opbrengsten of het gelopen risico.

Om hiervan een goed beeld te krijgen is naast technische kennis ook kennis van contracten en facturatie systemen noodzakelijk. Tevens is inzicht nodig in het gebruik van de huidige systemen waardoor een oordeel over de inzet gevormd kan worden. Bij voldoende omvang van het bedrijf zal echter het onderzoek van genoemde situaties zich ruimschoots terug betalen in kostenreducties van telecomkosten. In genoemde voorbeelden worden miljoenen teveel uitgegeven aan beheer en infrastructuur, kosten die nu op een betere manier aangewend kunnen worden.

Vanuit de telecomsector wordt er sterk gestuurd op technologie. Bij veel bedrijven bestaat dan ook het idee om als gevolg hiervan VoIP systemen te installeren. Dit is echter een technologie gedreven keus zonder te kijken naar de gewenste functionaliteit. Er zijn reeds bedrijven die deze stap overslaan en hun medewerkers een ‘smartphone’ zoals een blackberry verstrekken. Deze sluit in de meeste gevallen goed aan op de behoefte van de meeste medewerkers. Met een scherp contract voor mobiel bellen wordt hiermee een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd.

Vincent Hermans, www.telecomsurvey.nl