John Tabbers

Er wordt hardop gesproken over inflatie, prijsstijgingen, het failliet van landen en het kelderen van de euro. Hoe gaan we hiermee om als aanbesteder of als inschrijver?  

De actuele economische ontwikkelingen gooien behoorlijk roet in het eten althans in het streven van sommige bewindslieden en aanbesteders om langdurige relaties aan te gaan met inschrijvers. Zo deelde minister Donner onlangs mee dat de Rijksoverheid de contracttermijn voor aanbestedingen van schoonmaakdiensten waar mogelijk zou verlengen naar 6 jaar (zie ook mijn artikel ‘David en Goliath in Schoonmaakland’). In het licht van de huidige ontwikkelingen rond de euro en de alom besproken verwachting van een toenemende inflatie, is het twijfelachtig of dit ferm uitgesproken voornemen ooit in daden omgezet zal worden.  Maar los hiervan: hoe nu te handelen als aanbesteder en bestekschrijver?

Persoonlijk houd ik vast aan het principe van het willen aangaan van een langdurige relatie, het respecteren van elkaars positie als aanbesteder en als dienstverlener, en het evenwichtig delen van risico’s juist in onzekere tijden. In bestektermen betekent dit dat er uitvoerig stil gestaan moet worden bij de tariefaanpassingsmethodiek en wel op een zodanige wijze dat deze volstrekt transparant afgelezen kan worden in het bestek. Hierbij is de beste wijze van formuleren: het beschrijven van de intentie en de methodiek in woorden, vervolgens in formules en tot slot in meerdere rekenvoorbeelden. Dit kan niet duidelijk genoeg zijn en zelfs dan sta je regelmatig weer voor interpretatieverrassingen.

Er is een grote verscheidenheid in tariefaanpassingsmethodieken, met als voornaamste kenmerken de achterwaartse of de voorwaartse oriëntatie, de wijze van gebruik van indices, de snelheid van eerste tariefaanpassing en vervolgens de frequentie van tariefaanpassingen. Een en ander zal ik in komende artikelen nog nader uitleggen. Nu zal ik mij beperken tot een tariefaanpassingsmethodiek die mij in de huidige omstandigheden het meest geschikt lijkt.

Voorop staat dat wij ook dit bestekonderdeel moeten plaatsen in een bredere doelstelling: het maximaliseren van de inschrijvingsconcurrentie en het verkrijgen van scherpe inschrijvingstarieven door onzekerheden ten aanzien van de aard en omvang van de gevraagde goederen- of dienstverleningstroom en ten aanzien van onzekerheden ten aanzien van het kunnen beschermen van de ingecalculeerde marge van dienstverlener ingeval van kostenveranderingen, weg te nemen.
Zie hiertoe ook mijn artikelen “Financieringsproblemen? Ga beter aanbesteden!” en “Maximalisatie van de inschrijvingsconcurrentie … een lippendienst?”, gepubliceerd in maart 2010.

Kort en goed: ik adviseer om in het bestek de volgende tariefaanpassingsmethodiek op te nemen:
• er zal een tariefaanpassingsmethodiek van toepassing zijn die branche-gerelateerd is en waarbij gebruik gemaakt wordt van indices die publiekelijk toegankelijk zijn
• inschrijver dient de inschrijvingsprijs gestand te doen tot minimaal drie maanden na gunning
• de eerste tariefaanpassing zal op een ‘natuurlijk’ moment doorgevoerd worden bijvoorbeeld per 1 januari eerstkomend; de volgende tariefaanpassingen zullen daarna periodiek doorgevoerd worden bijvoorbeeld per 6 of per 3 maanden –mede afhankelijk van de periodiciteit van publicatie van voornoemde indices-
• de tariefaanpassingsmethodiek is voorwaarts georiënteerd:
a. per eerste aanpassingsmoment wordt het inschrijvingstarief aangepast met behulp van een ramingsindex betreffende verwachte kostenstijgingen in het komende jaar –bijvoorbeeld op basis van indexramingen van het CPB-
b. bij ieder volgend aanpassingsmoment wordt voor de inmiddels verstreken periode de raming vervangen door de realisatie –bijvoorbeeld op basis van de indexrealisatie van het CBS- en wordt de nieuwe raming voor de komende perioden ingebracht.
• toepassing van deze methodiek zal er toe leiden dat de tarieven de kostenontwikkelingen op een onderbouwde manier zo goed en zo snel mogelijk zullen volgen
• dit zal er toe leiden dat de marge die inbegrepen was in het inschrijvingstarief, naar mogelijkheid gehandhaafd zal blijven.

Wanneer aanbesteder er in slaagt om deze methodiek op een heldere manier over het voetlicht te brengen, dan zal dit inschrijvers verleiden om onzekerheidsopslagen in het inschrijvingstarief achterwege te laten. Uiteindelijk resulteert dit in een scherp aanvangstarief maar –voor aanbesteder- in een onzekere verdere tariefontwikkeling.

Steekt aanbesteder hiermee zijn hoofd in de strop? Ik ben overtuigd van niet maar mijn gelijk is slechts achteraf te bewijzen wanneer een aanbesteding in twee stukken gehakt wordt die separaat aanbesteed worden, de een mét en de ander zónder tariefaanpassingsmethodiek. Een dergelijke proef is slechts voorbehouden aan grote aanbestedingen, veelal door de rijksoverheid, en vergt visie op beleidsniveau.

Het achterwege laten van een tariefaanpassingsmethodiek leidt voor aanbesteder tot rust –althans een vast tarief gedurende een langere periode- maar tot een ernstige mate van onrust om reden van de naar verwachting hoge inschrijvingstarieven al dan niet gecombineerd met een snel afnemende kwaliteit van de dienstverlening. Kortom: het is onnozel om er van uit te gaan dat aanbesteder in onzekere tijden het risico eenzijdig op het bordje van inschrijvers kan leggen.

Konklusie:
In onzekere tijden is het aan te bevelen om de methode van risico-deling zo expliciet mogelijk te verwoorden. Alsdan blijft het mogelijk om te focussen op de kwaliteit van de dienstverlening en het opbouwen van een langdurige dienstverleningsrelatie.