Ben de Vries

Moeilijke tijden bevinden we ons. De kredietcrisis laat nu op elk gebied zijn invloed gelden. Overheden gaan voor 2010 gekort worden. Met andere woorden er komt minder geld beschikbaar, voor in principe dezelfde hoeveelheid overheidstaken. Dat gaat niet!
Wat betreft bedrijfsvoering werken overheden weinig samen. Incidenteel en bij bepaalde grote projecten weet men elkaar te vinden, maar een structurele samenwerking op het gebied van de eigen bedrijfsvoering komt sporadisch voor. Als men echter naar de eigen jaarbegroting kijkt, dan blijkt een groot deel op te gaan aan salariskosten, facilitaire kosten en programma- en projectkosten. Wat overblijft komt beschikbaar voor de uitvoering.
Met de aanstaande kortingen in zicht zullen al deze kosten aandacht krijgen wat betreft analyse van noodzakelijkheid en onvermijdelijkheid. Vallen de kosten hier niet onder dan zijn ze rijp voor bezuiniging.

Wacht als inkoper niet af, maar wees sneller met handelen. Voordat er een situatie ontstaat dat je vanuit je bestuur bezuinigingstaken krijgt opgelegd, kan je zelf met een eigen analyse en advies komen. Een analyse en advies bestemt voor je bestuur. Laat merken dat je vakspecialist bent en presenteer eigen (haalbare) bezuinigingsvoorstellen.
Eén van die voorstellen zou kunnen zijn dat je niet meer gaat aanbesteden met sterke nadruk op prijs, maar dat je de markt om advies en uitvoering vraagt hoe er met minder geld toch (bijna) hetzelfde gerealiseerd kan worden. Besteedt dus je bezuiniging aan. Wees helder in je aanbestedingsdocumenten waar het omgaat. Speel volledig open kaart naar de markt, vertel ze: dit is onze afname over het afgelopen jaar, dit is wat we in de nabije toekomst nodig hebben en we hebben daarvoor minder geld beschikbaar. Wie o wie kan ons daarbij helpen? Zeer kort door de bocht is dat de teneur van je aanbesteding.

Doe een dergelijke aanbesteding in samenwerking met andere overheden, die voor vergelijkbare bezuinigingen staan. Dat laatste zou geen moeite moeten opleveren, want iedere overheid wordt nu getroffen. Geografische ligging van andere overheden zou in het huidige digitale tijdperk geen belemmering meer moeten zijn. Waar komt je aanbesteding op neer? Dat de marktpartijen in je keuken mogen kijken, zodat zij kunnen analyseren hoe je processen, afname en verbruik georganiseerd zijn. De bedoeling is, en dat dient zeer duidelijk in je aanbestedingsdocumenten beschreven te zijn, dat de marktpartijen niet alleen een offerte indienen voor de levering van een goed of dienst maar ook een plan om zuiniger, doelmatiger en goedkoper er mee om te gaan. Een plan die de gegunde marktpartij zelf mag uitvoeren. Op deze wijze sla je de inzet van een adviesbureau over, maar laat je inschrijvers op je aanbesteding zelf met een advies komen.

Indien marktpartijen in staat zijn om concrete bezuinigingen te creëren, dan zouden zij daarvoor beloond kunnen worden met een percentage van die bezuiniging.
Bovenstaande zou juist voor kleine en middelgrote overheden interessant kunnen zijn.

Ben de Vries