Richard Holman

Mkb’ers voelen zich achtergesteld bij aanbestedingsprocedures. Maar er zijn lichtpuntjes.
Veel klachten van mkb-bedrijven over aanbestedingsprocedures zijn gericht op het clusteren van opdrachten, waardoor kleinere bedrijven buiten de boot vallen. Het expertisecentrum Pianoo, een agentschap van EZ, stelt daartegenover dat het inkoopbeleid van overheden gebaseerd moet zijn op kennisbundeling en niet zozeer op volumebundeling.
Kennisbundeling wil zeggen dat aanbestedende diensten expliciet inzetten op het verzamelen en toepassen van marktkennis. Weten wat er te koop is voordat je besluit wat je wilt kopen. Die marktkennis verkrijgen ze door contacten en interactie met bedrijven.
Volumebundeling zou alleen gebruikt moeten worden voor telefoontikken en kubieke meters gas: producten of diensten die overal hetzelfde zijn.
Hoe kunnen opdrachtgevers en mkb-bedrijven tot een vruchtbare samenwerking komen?

Opdrachtgevers moeten meer oog hebben voor het aanbod van mkb-bedrijven.
De kracht van mkb-bedrijven ligt veelal in hun specialisatie en daarmee in de variatie van hun aanbod. Overheden hebben er belang bij dat de markt variatie aanbiedt en blijft aanbieden. Beslissers bij de overheid zijn zich daar onvoldoende bewust van. Brancheorganisaties zouden hun pijlen daarop kunnen richten, bijvoorbeeld door bij beurzen speciale bijeenkomsten voor overheidsopdrachtgevers te organiseren.

Mkb-bedrijven kunnen opdrachtgevers in een vroeger stadium benaderen.
Mkb-bedrijven komen meestal pas in actie als er een overheidstender op tafel ligt. Maar dan ligt de vraag al vast. Benader overheden dus actief met je aanbod, voordat ze hun vraag hebben geformuleerd. Kijk naar wat er aan beleid op komst is en of u daarop kunt anticiperen.
Contacten tussen bedrijven en overheden zijn absoluut niet verboden. Een overheid die haar inkoopbeleid professioneel op orde heeft, beschikt over voldoende checks and balances om ongewenste beïnvloeding te voorkomen. Bedrijven moeten zich tegelijk realiseren dat overheden aan regels zijn gebonden bij hun inkopen.

Opdrachtgevers moeten zich niet alleen laten leiden door de laagste prijs.
Overheidsbudgetten staan onder druk. Dat dwingt tot scherper inkopen. Scherper inkopen betekent niet automatisch inkopen tegen de laagste prijs. Maar tegen de beste voorwaarden, waaronder de prijs. Het loont de moeite om na te gaan waarom de aanbestedende dienst die voorwaarden belangrijk vindt. Dat is meestal niet uit de inschrijvingsstukken te halen. Dus ook hier geldt: verdiep u in de achtergrond van de aanvraag.

Mkb-bedrijven kunnen profiteren van het feit dat inkooporganisaties bij overheden commerciëler worden.
Hoe beter een aanbestedende dienst zijn inkoop organiseert, des te meer mogelijkheden zijn er om een actief mkb-vriendelijk inkoopbeleid te voeren. Nog steeds werken er meer juristen dan economen bij de inkooporganisaties van overheden. Maar dat blijft niet zo. Net als in het bedrijfsleven is er een omslag gaande naar een meer zakelijke, commerciële benadering.