In een aanbesteding voor mobiele telefonie wordt als één van de wat minder belangrijke gunningcriteria opgenomen de “dekking”. Lastig onderwerp, want hoe kan dat gemeten worden en wordt het dan gemeten in “open veld” of bebouwd of binnenskamers.. en wat is dan “binnenskamers”. Enfin… Je stelt de vraag om een beschrijving te geven van de dekking en dit te voorzien van een expliciet percentage van dekkingsgaten van >1 km2 in het open veld. In het beoordelingsprotocol is opgenomen dat 0,1% dekkingsgaten overeenkomt met 10 minpunten op een schaal van 100.

Of de leveranciers het niet begrijpen of niet… er komen allerlei complexe verhalen, kaartjes, verwijzingen naar websites, percentages van de bevolking etc.etc. Het is niet jouw taak om te beoordelen maar na grove beoordeling zie je alleen maar stukken tekst en nergens een percentage. De beoordelingscommissie bevestigt dit en dus krijgen alle leveranciers geen punten toebedeeld op dit gunningcriterium en kan de voorlopige gunning worden afgerond. Deze wordt verstuurd en nummer twee geeft aan dat ze wel degelijk een percentage hebben gegeven en na grondige bestudering van hun voorstel blijkt dat ze tussen de lappen tekst inderdaad een percentage hebben opgegeven. Zelf had je er overheen gelezen omdat het niet in cijfers stond maar met letters was uitgeschreven. De leverancier wil natuurlijk direct een gesprek en in alle nervositeit ga je kijken hoe dit de rangorde eventueel beïnvloedt. Dit blijkt  “gelukkig” niet het geval te zijn. Tijdens het gesprek vraagt de leverancier om e.e.a. opnieuw aan de inschrijvers te vragen omdat de vraag blijkbaar onduidelijk was voor de leveranciers. Ook deze leverancier had moeite met de vraag en ze hebben maar een percentage genoemd terwijl ze eigenlijk 100 punten op dit criterium hadden moeten krijgen… volgens hen.

Wat zou je doen? Natuurlijk geef je iedereen de mogelijkheid om de offerte op dit punt nog eens te beantwoorden? Je geeft de beoordelingscommissie de schuld? Je trekt direct het boetekleed aan en maakt tegelijkertijd duidelijk dat dit geen wijziging in het voorlopige gunningbesluit impliceert? Je nodigt de leverancier uit om maar een advocaat in de arm te nemen als hij het er niet mee eens is? of iets anders?

Laat jouw mening/reactie achter