Een organisatie heeft een Europese aanbesteding gewonnen bij een ministerie waarbij zij op 32 vestigingen de schoonmaak moet gaan verzorgen.

In het bestek wordt gevraagd om een aanbieding te maken voor 32 locaties. Nadat opdracht is gegund blijkt dat er in plaats van 32 maar aan 25 locaties kan worden gegund. Dit mede door de aanwezigheid van particuliere hulpen. De aanbestedende entiteit meent dat het moeilijk is om deze over te nemen en/of te ontslaan en beroept zich op teksten uit het bestek waaruit blijkt dat wijzigingen op locaties mogelijk zijn ( zie bij lees verder). De grote van de huidige wijziging betreft ongeveer 20% van de totale contractwaarde.

Aan u -  aanbestedingsmakelaars - de vraag : 

• Zijn de argumenten van de aanbestedende entiteit voldoende om uiteindelijk na gunnen, 20% van de opdrachtwaarde niet toe te kennen?
• Kan een aanbestedende entiteit zulke voorwaarde stellen en voorbehouden opnemen in het bestek?
• Wat adviseert u deze leverancier te doen?

Bij lees verder, ziet u de tekst uit het bestek waarvan de aanbestedende dienst meent dat haar argumenten gerechtvaardig zijn om de opdracht in te korten.

Laat uw mening achter!

De aanbestedende dienst meent dat zij in haar recht staat omdat zij in de in het bestek de volgende tekst hebben opgenomen;  

• "Tijdens de looptijd van het contract zijn wijzigingen van de locaties niet uit te sluiten. Door uitbreiding of inkrimping van het aantal locaties kan de omvang van het contract wijzigen, de dienstverlener dient hier flexibel in op te treden. De dienstverlener kan geen rechten ontlenen aan de financiele omvang van dit contract. In geval van substantiele uitbreiding of inkrimping van het contract wordt dit door de opdrachtgever minimaal 6 weken (tenzij anders overeengekomen) vooraf schriftelijk kenbaar gemaakt aan de dienstverlener. Hierdoor wordt de dienstverlener in de gelegenheid gesteld om eventuele organisatorische veranderingen (wegvallen of uitbreiding van taken) effectief op te pakken. In het kader van contract beheer worden mutaties als gevolg van gebouw-/ruimte wijzigingen of programma- /frequentie wijzigingen periodiek bijgehouden door de opdrachtgever. Mutaties in het gebouw of programma kunnen leiden tot meer- of minder werk en worden periodiek verrekend met de dienstverlener. De mutaties worden vanaf de operationele ingangsdatum verrekend, dus ook met terugwerkende kracht, op basis van de overeengekomen kengetallen en tarieven.  
• De dienstverlener ontvangt de verzoeken tot mutatie schriftelijk ( waaronder tevens gerekend e-mail) Periodiek ontvangt de dienstverlener een financieel overzicht van alle mutaties. Na goedkeuring en ondertekening van dit overzicht ontvangt de dienstverlener een opdracht tot verrekening van het meer- of minder werk.
• Deze mutatie procedure heeft tot doel de schoonmaak contracten actueel te houden voor opdrachtgever den dienstverlener. Het signaleren van mutaties is een gezamelijke verantwoordelijkheid van de opdracht/gever directie van de aanbestedende dienst en de dienstverlener. Vanuit kostenbeheersing is een pro-actieve rol van de dienstverlener hierin vereist. "

Laat uw reactie achter voor een pittige discussie!