Hoe afhankelijk is een overheidsorganisatie van externe leveranciers? Houdt men zich aan de gemaakte afspraken,  hoe vaak loopt men tegen de situatie aan dat contracten niet op tijd worden opgezegd of zelfs zoek zijn?

 Hoe groot is de financiële omvang van alle contracten per afdeling/unit? Hoe groot is het volume van een produktgroep, wat nodig is voor de het bepalen van de waarde voor het uitschrijven van een Europese aanbesteding? Situaties die zich, helaas, al te vaak voordoen en niet alleen in de publieke sector !!

De totale publieke sector behoort tot de grootste inkopende entiteit van Nederland en bezit hierdoor een enorm leveranciersbestand. Er bestaat hierdoor onmiskenbaar een grote verscheidenheid en complexiteit aan leveranciersrelaties en contracten. Toch is bij de overheid het bewustzijn van het belang van professioneel contractbeheer onderontwikkeld gebleven. Contracteren wordt vaak, en dat is overigens niet alleen in de publieke sector, gezien als het opschrijven van afspraken en het ondertekenen van een stuk papier. Als de inkt van het contract is opgedroogd, gaat iedereen weer over tot de orde van de dag en worden verantwoordelijkheden overgedragen aan diverse functionarissen binnen de organisatie. Ergens wordt dit contract opgeborgen, vaak decentraal bij de uiteindelijke gebruiker. Het management gaat er vaak veelal ten onrechte vanuit dat de uitvoering van een contract automatisch goed verloopt, het ligt immers in handen van de gebruikers. Wanneer blijkt dat er tussen de betrokken partijen onenigheid bestaat over wat nu wel of niet binnen de afspraken valt, dan wordt het contract vaak ergens onder het stof vandaan gehaald, als men het origineel al weet te vinden!
Helaas blijkt dan al te vaak dat er sprake is van een (dreigende) conflictsituatie, wat de toekomstige relatie tussen de betrokken partijen niet ten goede komt. Het niet zorgvuldig overdragen van contractinformatie en de daarin opgenomen voorwaarden en SLA’s kan leiden tot discontinuïteit, frustratie en irritatie binnen de organisatie van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Deze lastige situaties en irritaties kunnen voorkomen worden door vanaf aanvang, contractuele afspraken eenduidig te borgen en de naleving te bewaken gedurende de looptijd van een contract. Een adequaat opgezet en ingericht contractbeheer en het borgen van contractmanagement is daarom onmisbaar. Dit is niet alleen financieel aantrekkelijk, maar scheelt ook zeeën van tijd en stress voor betrokken partijen. 

Contractbeheer als succesfactor

Contractbeheer wil niets meer en niets minder zeggen dan het beheren van afspraken. Dit houdt in: kijken of volgens de afspraken wordt gepresteerd. Is dat niet het geval, dan bijsturen c.q. ingrijpen op de afgesproken manier. Deze prestaties kunnen ook over langere tijd worden gemeten en worden beoordeeld. Zo kan een goed beeld worden verkregen van de kwaliteit van de prestaties, maar ook van degene die ze geleverd heeft.
Een contract belichaamt een overeenkomst: iemand levert zaken of diensten en de opdrachtgever levert als tegenprestatie de betaling van geld. Echter is men, voordat de opdrachtgever tot betaling over kan gaan, normaliter gehouden na te gaan of de prestatie ook daadwerkelijk geleverd is. Met name in de publieke sector geldt als voorwaarde dat men alvorens over wordt gegaan tot uitbetaling, er bepaalde informatie aanwezig is. Het is dus zaak, zo zorgvuldig en handig mogelijk om te gaan met het maken en verzamelen van de benodigde contractinformatie.
Omdat bij de het ontvangen van de prestaties en het doen van de betalingen verschillende personen met ieder een eigen taak betrokken zijn, is het cruciaal dat al deze personen met elkaar kunnen communiceren via dezelfde informatiebronnen en dus van dezelfde informatie gebruik kunnen maken. Met andere woorden: contractbeheer kan niet zonder een contractadministratie. Deze administratie wordt zelf zo essentieel geacht, dat in wettelijke regelgeving een minimum contractadministratie verplicht is gesteld. Dit betreft het artikel 2 van de Regeling Contractbeheer 1996 van de minister van Financiën. Deze regeling raakt direct de rechtmatigheid van uitgaven van de ministeries en is directe toets voor de Auditdienst en de Algemene Rekenkamer.

Reikwijdte van Contractbeheer

Voordat je een afspraak hebt, zul je die eerst moeten maken. Hiermee wordt niet alleen het opschrijven in een contract bedoeld, maar vooral het bedenken welke afspraken nodig zijn om het doel in je project of je dienstverlening te bereiken. Dit betekent dat het volledige denkwerk en de inhoud van afspraken worden gevormd voordat de afspraak gemaakt wordt. Dit lijkt een open deur, maar de praktijk laat toch zien dat het veel voorkomt dat niet alle of niet de juiste afspraken zijn gemaakt, die men later nodig blijkt te hebben. Het is dus belangrijk te beseffen dat het proces vanaf het initiatief tot een contract al binnen het begrip Contractbeheer valt. Goed contractbeheer is dus niet alleen het goed beheren van gemaakte afspraken, maar begint bij het verzinnen van de juiste en meest op de toekomstige situatie passende afspraken. Dit betekent zelfs al het nadenken over de beëindiging van een contract.
Dit denkproces is de zgn. Behoeftespecificatie en kan ruwweg in drie onderdelen gesplitst worden:

1. Sluiten: hoe krijg ik zo gunstig mogelijk afspraken (Wat? Hoe? Wie?) en reduceer ik onzekerheden?
2. Uitvoeren: hoe kan ik zorgen dat ik de juiste prestaties met de juiste kwaliteit, op het juiste tijdstip, op de juiste plaats en in de juiste hoeveelheden krijg?
3. Beëindigen: hoe zorg ik dat ik bij beëindiging over alle benodigde informatie en rechten beschik en welk moment van beëindiging is het meest gunstig voor het ministerie?

Sluiten van contract

Als deze elementen allemaal zijn ingevuld ofwel “de behoefte is gespecificeerd”, dan treden processen in werking om het contract daadwerkelijk te sluiten, uit te voeren en uiteindelijk te beëindigen.
Proces van Sluiten: benaderen van marktpartijen (aanbesteden). Dit begint met een kennisgeving bij offerteaanvraag of aankondiging en eindigt met een door beide partijen ondertekend contract. De administratie van dit proces wordt bijgehouden in een Inkoopdossier.
Proces van Uitvoeren: het ontvangen van prestaties van de leverancier/dienstverlener. Dit begint vaak met een “kick-off” bijeenkomst en eindigt met de laatste prestatieverklaring of andere vorm van communicatie met de leverancier/dienstverlener. De uitvoeringshandelingen en wat daarbij komt wordt bijgehouden in een Uitvoeringsdossier. Daaraan wordt parallel een Betaaldossier bijgehouden van de aan de leverancier/dienstverlener gedane en toekomende betalingen.
Proces van beëindigen: het zorgen dat de leverancier/dienstverlener de laatste prestaties afrondt en de laatste betaling aan hem wordt gedaan. Het Betaaldossier wordt dan afgesloten en in het Uitvoeringsdossier wordt een evaluatie van de uitvoering toegevoegd. Hierna kan ook dit dossier worden gesloten.
In hoeverre en op welke wijze deze activiteiten verder worden ingevuld is afhankelijk van de organisatie en de soort contracten waar men mee te maken heeft. Er moet worden vastgesteld hoe het contracteringsproces binnen een organisatie nader kan worden ingevuld en welke activiteiten in een informatiesysteem worden geregistreerd. Een contractregistratiesysteem kan bijvoorbeeld al behulpzaam zijn bij het selecteren van de wederpartij als ervaringen van anderen zijn vastgelegd. Maar er kan ook bekeken worden of er al contracten met de geselecteerde wederpartij zijn, zodat er betere afspraken te maken zijn.

Voorgeschreven Contractadministratie publieke sector 

Zoals hierboven al gezegd, is een minimum van contractadministratie wettelijk verplicht in de publieke sector. De regeling Contractbeheer 1996 van de minister van Financiën bepaalt in artikel 2 lid 4: Aan een contractdossier moet, voor zover voor de desbetreffende overeenkomst van toepassing, tenminste informatie kunnen worden ontleend over:

1. de specificatie van de zaak, de dienst of het werk;
2. de keuze van de aanbestedingsvorm;
3. de criteria ter selectie van de tot inschrijven uitgenodigde leveranciers of aannemers (prekwalificatie);
4. de onderbouwing van de onder b en c bedoelde keuzes; 
5. de criteria ter gunning van de levering of het werk;
6. de aangevraagde offertes;
7. de ontvangen offertes en de daarbij behorende leverings- of aannemingsvoorwaarden;
8. de onderbouwing van de keuze van leverancier of aannemer; 
9. de gesloten overeenkomst en daarbij behorende bijlagen;
10. de leveringsbonnen of afleveringsbonnen; 
11. de prestatieverklaringen;
12.  de facturen.

Uit bovenstaande lijst zijn 1. t/m 5. typische zaken uit de Behoeftespecificatie, ofwel het Sluiten, Uitvoeren en Beëindigen. De onderdelen 6. t/m 10. zijn typische zaken van het Proces van Sluiten. De onderdelen 11. t/m 12. zijn typische zaken van het Proces van Uitvoeren.

Goed Contractbeheer loont!
Het goed inrichten van de genoemde processen levert niet allen de verplichte administratie op, maar biedt als belangrijk bijkomend voordeel een snellere en betere besluitvorming voor het management en de overheidsinkopers:
• het wordt duidelijk wie op welk moment actie moet ondernemen;
• de juiste informatie is op het juiste moment bij de juiste persoon aanwezig.
• Inhoud en de exacte w aarde van contracten zijn bekend voor toekomstige (EU-) aanbestedingstrajecten

Recente studies tonen aan dat 80% van de zakelijke transacties uit contracten voortkomt. Bovendien wordt de diversiteit aan contracten steeds groter. Door het ontbreken van inzicht in contracten ontstaat voor organisaties een onbeheersbare situatie. Contracten raken zoek, oude contracten zwerven in de organisatie en informatie uit lopende contracten blijft onbenut. Contracten worden mogelijk niet op tijd verlengd of beëindigd met alle financiële consequenties van dien. Kortom, contracten beheren is een belangrijk item in (grotere) overheidsorganisaties. Het is dan ook essentieel voor besluitvorming dat voldoende inzicht is in de lopende contracten en de daarin gemaakte contractuele afspraken.
Een middel om dit inzicht tot stand te brengen is het gebruik van een contractbeheerprogramma, waarin twee elementen een grote rol spelen:

1. het contractbeheerproces; en
2. de interne organisatie van dit proces.

Met een eenduidig contractregistratiesysteem wordt in een basis voorzien voor beheersing van contracten. Zo kunnen aanzienlijke kosten worden bespaard en risico’s worden beheerst.