Het doel van een aanbesteding is het verwerven van goederen, diensten of werken (alles dat met gebouwen te maken heeft) met zodanige eigenschappen dat deze op een breed vlak optimaal voorzien in de eisen en wensen van de organisatie, tegen acceptabele kosten. De eigenschappen worden verwoord in de eisen en wensen van de verschillende disciplines in de organisatie en vereisen dan ook een brede betrokkenheid van deze disciplines. De tijdelijke samenwerking tussen de disciplines vereist een projectmatige aanpak.

Eerst samen denken dan doen
De spelregels van het aanbesteden dwingen organisaties feitelijk tot het vooraf goed en breed nadenken over wat men wil. Achteraf kun je alleen iets veranderen binnen de ruimte die de aanbesteding biedt. Alle facetten die van belang zijn tijdens de contractperiode moeten dan ook vooraf goed zijn doordacht en verwoord in de eisen en wensen.

Ga naar Lees verder "Artikel Door de juiste rolverdeling....."

Aanbesteden en bestellen
Er zijn 2 soorten aanbestedingen:

1. De Europese aanbesteding. Het Nederlandse lidmaatschap aan de Europese Gemeenschap verplicht (semi-)overheidsorganisaties gecontinueerde bestedingen van goederen of diensten boven gemiddeld € 48.000,- per jaar of eenmalige aanbestedingen boven € 193.000,- volgens de Europese wet- en regelgeving aan te besteden. Voor werken zijn deze bedragen respectievelijk €1,2 miljoen en € 4,8 miljoen per jaar  Essentieel is het vooraf juist en volledig formuleren van de eisen en wensen op het gebied van gebruik, beheer, etc., aangezien je achteraf – als het contract een feit is – niet meer kunt bijsturen.
2. Onderhandse aanbesteding. Voor aanbestedingen die onder de Europese aanbestedingsgrens liggen heeft men meer vrijheid in de wijze van aanschaf, echter het EG-lidmaatschap verplicht de basisregels te hanteren. Dus ook onder de drempel moet er sprake zijn van transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

Bestellen is het daadwerkelijk opdracht geven aan een leverancier om goederen of diensten te leveren. Aan een bestelling gaat in principe altijd een aanbesteding vooraf.

Projectstructuur
Een project kenmerkt zich door de volgende hoofdactiviteiten:
• Beslissen Hiervoor wordt in overheidsland meestal een stuurgroep benoemd.
• Uitvoeren Een multidisciplinaire werkgroep met voldoende brede en diepe kennis realiseert de feitelijke aanbesteding.

   Stuurgroep
De stuurgroep is een gremium dat gemandateerd is om tot de in het mandaat bepaalde hoogte besluiten te nemen in een aanbestedingsproces. Besluiten die buiten het mandaat vallen worden ter besluitvorming doorgeschoven naar de mandaatgever(s). De mandaatgever(s) is de gemachtigde rechtspersoon of een bevoegd besluitvormend gremium dat hieronder ressorteert.

De stuurgroep bestaat uit minimaal 1 persoon. Een adequate besluitvorming is noodzakelijk door de tijdgebondenheid van een (Europees) aanbestedingsproject. Naast de besluitvorming kan de stuurgroep op hoofdlijnen een aantal randvoorwaarden en de inkoopstrategie (laten) formuleren voor de aanbesteding. Het is nagenoeg noodzakelijk dat de desbetreffende proceseigenaar deel uitmaakt van de stuurgroep.

   Machtiging
Elke publiekrechtelijke rechtspersoon is een zelfstandige rechtspersoon. Meerderde publiekrechtelijke rechtspersonen kunnen gezamenlijk een Europese aanbesteding uitvoeren door een van deze rechtspersonen te machtigen om namens alle deelnemende partijen de aanbesteding uit te voeren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een gefaseerde machtiging die per fase van de Europese aanbesteding vraagt om een terugkoppeling en afstemming met de deelnemende korpsen voordat men deelneemt aan de volgende fase. Dit heeft het voordeel dat de deelnemers tijdig op de hoogte zijn van de ontwikkelingen waardoor verassingen en discussie achteraf voorkomen wordt.
Naast machtiging van buiten kunnen er ook interne machtigingen zijn. Van belang is dat intern taken, verantwoordelijken en bevoegdheden goed zijn vastgelegd. Een mandaat of machtiging kan hier duidelijkheid in brengen.

  Werkgroep
De werkgroep is een gremium dat vorm geeft aan de aanbesteding of het resultaat daarvan en zodanig multidisciplinair is samengesteld dat een optimaal resultaat voor de organisatie wordt bereikt. De activiteiten van de werkgroep zijn qua karakter te verdelen in inhoudelijke en procesmatige activiteiten.

   Inhoudelijke activiteiten
Dit zijn alle activiteiten die vallen onder de noemer van de wat-vraag. Hierin zijn de volgende rollen te onderkennen:
• Beheer Goederen, werken en diensten vragen bij gebruik om beheer. De eisen en wensen op beheergebied worden via beheer ingebracht. De logistiek eisen en wensen zijn onderdeel van beheer.
• Gebruik Goederen, werken en diensten worden aangeschaft om het gebruik ervan noodzakelijk is voor de diverse processen binnen de organisatie. De eisen en wensen op gebruiksgebied worden via de vertegenwoordiging van gebruiker(s) ingebracht.
• Financiën De aanschaf van goederen, werken en diensten hebben kosten tot gevolg. Vertegenwoordiging van financiën zorgt voor een juiste balans tussen de eisen en wensen en het beschikbare budget en verzorgt de eisen en wensen op het gebied van facturering.
• Opleiding (facultatief) Indien er opleidingsaspecten aanwezig zijn in de aan te schaffen goederen of diensten – en de organisatie over deze discipline beschikt - dan wordt opleidingen betrokken bij de aanbesteding.
• Vakspecialist (facultatief) Sommige aanbestedingsonderwerpen zijn zodanig specifiek qua eigenschappen, gebruik, onderhoud en/of beheer dat specifieke kennis vereist is om een optimaal eisenpakket op te stellen. In dat geval is het raadzaam een vakspecialist te raadplegen of op te nemen in de werkgroep. Een vakspecialist kan zowel uit de eigen organisatie als van extern komen.
 
   Procesmatige activiteiten
Dit zijn alle activiteiten die vallen onder de noemer van de hoe-vraag. Hierin zijn de volgende rollen te onderkennen:
• Projectleiding Verantwoordelijk voor de sturing en de voortgang binnen het project en het resultaat van het project. Het resultaat kan feitelijk pas bepaald worden na afloop van het contract dat voortvloeit uit de aanbesteding. De projectleiding stelt het Plan van Aanpak voor de aanbesteding op waar de bemensing van de werkgroep een onderdeel van is.
• Inkoop Verantwoordelijk voor een inkooptechnisch juiste vormgeving van de aanbesteding. Dit vereist de juiste kennis van de markt, van Europees aanbesteden en inkoopkennis.
• Jurist (facultatief) In de documenten behorende bij een Europese aanbesteding worden de spelregels vast gelegd van de latere samenwerking met de geselecteerde partij(en). Daarnaast is er wet- en regelgeving waaraan de documenten moeten voldoen. Om die reden is het verstandig een jurist te betrekken bij de  totstandkoming van het aanbestedingsproces. Het vroegtijdig constateren en inperken van risico’s voorkomt vertragingen en problemen in het verdere proces.
• Communicatie (facultatief) Gedurende het totale aanbestedingsproces, de implementatie van de resultaten en tijdens het contractbeheer is het noodzakelijk om de verschillende interne partijen op de hoogte te brengen en houden van de ontwikkelingen en de inhoudelijke afspraken. Tijdige en juist gedoseerde communicatie kan dan ook gezien worden als een essentiële succesfactor voor de aanbesteding en de benutting van een daaruit voortvloeiend contract.

Bij het samenstellen van een werkgroep kunnen de 9 rollen gebruikt worden als een check-list. Welke rollen zijn noodzakelijk om de actuele aanbesteding tot een succes te maken. Qua bezetting van de onderkende rollen zijn combinaties van rollen bij een persoon mogelijk of is het juist wenselijk meerdere personen dezelfde rol te laten vervullen. Hierbij vullen zij elkaar aan en neemt ieder een deel van het werk voor zijn rekening.

 Linking pin
Aangezien de beslissingsbevoegdheid bij de stuurgroep ligt is regelmatige afstemming tussen stuur- en werkgroep noodzakelijk. De projectleiding draagt zorg voor het tijdig informeren van de stuurgroep over de voortgang en het voorleggen van adviezen ter besluitvorming.

Tenslotte
Een juiste betrokkenheid, tijdige communicatie en besluiten leiden tot een geslaagd project. Een geslaagd project kenmerkt zich door de tevredenheid van de verschillende disciplines tijdens de contractduur en het relatief eenvoudige leveranciersmanagement. De investering in het tijdig starten en inbrengen van capaciteit, kennis en kunde in de projectfase betaalt zich dan ook dubbel en dwars uit in de gebruiksfase!

Frank- Jan van Deijck - www.vandeijckadvies.nl