In de meeste aanbestedingen voor flexibele arbeid en payrolling geeft de opdrachtgever een bepaald volume aan als richtgetal voor de komende dienstverleningsvraag. Terecht wordt bij dat genoemde bedrag al vaak opgemerkt dat er geen rechten ontleend kunnen worden aan deze omzetprognose. De opdrachtnemer echter hanteert wel deze prognose, gekoppeld aan de wensen en eisen ten aanzien van de dienstverlening, als basis voor haar tariefstelling.

Recent zien we dat veel van deze omzetprognoses niet de werkelijk te behalen omzetvolumes weergeven. Oorzaken voor die terugvallende omzet zijn o.a. inhuurstops ten gevolge van bezuinigingen, reorganisaties, technologische ontwikkelingen die de vraag naar flexibele arbeid sterk verminderen of het anderszins niet effectueren van een gegunde opdracht. Tegenover die soms sterk verminderde omzet blijven echter wel vaak ‘zware’ en dure eisen staan ten opzichte van accountmanagement, rapportages, facturatie, interfaces met e-oplossingen en andere klantspecifieke dienstverleningsvormen. Dat betekent voor een opdrachtnemer dus wel de volle lasten, maar weinig lusten van een gegunde opdracht. En het leidt vaak tot lastige gesprekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Lees verder....

In het kader van Goed Opdrachtgeverschap zou er eigenlijk een mogelijkheid moeten zijn om de negatieve effecten van zo’n sterk terugvallende omzet te compenseren voor de opdrachtnemer. Dat garandeert de aanbestedende organisatie dat de gevraagde dienstverlening toch op het gewenste kwalitatieve en kwantitatieve peil blijft, zelfs bij inhuurbeperkingen. Maar die mogelijkheid tot compensatie moet dan wel kwantificeerbaar en ondubbelzinnig passen binnen de strakke regelgeving voor aanbestedingen…

Suggestie
Waarom voegt u als inkoper aan de tariefstellingsparagraaf van een aanbesteding niet een tabel toe, waarin de opdrachtnemer aan kan geven met hoeveel procent hij de omrekenfactor/tarief zal verhogen, mocht de omzet een aantal vooraf gestelde normen niet halen? Neem ook deze tabel mee in het gunningscriterium Prijs.

Voorbeeld: aanbesteding voor flexibele arbeid van Organisatie X
Omzetprognose € 8 miljoen per jaar. Verwachting is dat dit bedrag zal fluctueren, naar aanleiding van ingezette reorganisatieplannen en een fusie met Organisatie Y.

Gunningscriteria: kwaliteit 70% (70 punten), prijs 30% (30 punten). Het Gunningscriterium Prijs wordt verder opgedeeld, waarbij 25 van de 30 punten te halen zijn op een laagste prijs in het ‘gewone’ tariefstellingsmodel. De overige 5 punten kunnen behaald worden in de tabel die aangeeft met welk percentage de opdrachtnemer haar omrekenfactoren zal verhogen indien de omzet blijft steken op een bepaald percentage van de oorspronkelijke prognose van € 8 miljoen per jaar.  

In dit voorbeeld worden de omrekenfactoren van de opdrachtnemer verhoogd met 1 procent indien de daadwerkelijk behaalde omzet op jaarbasis tussen de 60% en 75% van die € 8 miljoen ligt. De aanbieder wiens totaalsom van de  vijf bovenstaande tariefsverhogingpercentages het laagste is, krijgt dan vijf punten, de nummer twee krijgt er minder, enz..

Een voorzichtige variant
Misschien wilt u wel inhoud geven aan het Goed Opdrachtgeverschap, maar liever zelf op voorhand de hoogte van de tariefindexatie bepalen? Dat kan ook. Neem dan de door uzelf ingevulde tariefindexatietabel mee in uw bestek, en vraag de aanbieders of ze ermee akkoord gaan. Op deze manier omzeilt u de potentiële achilleshiel van de tariefindexatie, zijnde strategische (ofwel zeer lage) tariefstellingen.

Voordelen voor klant en aanbieder
Omdat de aanbieder de mogelijkheid krijgt om investeringen in dienstverlening, gebaseerd op een voorgehouden maar niet behaalde omzet, tóch terug te verdienen, verlaagt de opdrachtgever daarmee een belangrijk bedrijfsrisico voor het uitzendbureau. Dat zal leiden tot een lager basistarief bij ‘normale’ omzet én een garantie op een gelijkblijvend hoog niveau van dienstverlening. Daarnaast blijft toch de concurrerende kracht van de markt actief, want iedere aanbieder zal een eigen, individuele inschatting maken van de benodigde tariefverhoging.

Uitdaging
Welke organisatie c.q. inkoper gaat binnenkort haar flexibele arbeid aanbesteden, en durft het aan om als allereerste een tariefindexatie bij sterk lagere omzetten op te nemen in het bestek? Niet alleen de markt zal u dankbaar zijn voor het experiment, maar ik verzeker u dat ook uw interne afnemer u zal prijzen om uw inkooplef en streven naar kwaliteit in woelige tijden.

Alfred de Weert