Door vonnis van de rechtbank Leeuwarden op 22 december 2010 zag een schoonmaakbedrijf een driejarig contract voor 46.000 m2 schoonmaak en 22.000 m2 glasbewassing, aan haar neus voorbij gaan op grond van een prijsverschil van 99 eurocent.
Dit kan toch niet waar zijn?! Jawel …… lees de soap!!

Aanbesteder is een onderwijsinstelling met 11 locaties. De opdracht omvat het schoonmaken van 45.666 m2 en glasbewassing van 9.156 m2 buiten-, 8.340 m2 binnen- en 4.588 m2 separatieglas. Gegund wordt op basis van EMVI (economisch meest voordelige inschrijving) waarbij inschrijvingen die de drempels van de gestelde eisen passeren, gewogen worden met een weging van 700 punten op het gebied van wensen en 300 punten op het gebied van prijs. De wensen omvatten vier deelwensen: Implementatie (100 punten), Kwaliteit (250 punten), “Ontzorgen”….jawel!.... (200 punten) en Duurzaamheid (150 punten). Ook op het gebied van Prijs gaat het om vier deelprijzen: Totaalprijs schoonmaak (175 punten), Totaalprijs glasbewassing (75 punten), Totaalprijs extra beurt glasbewassing (25 punten) en Prijsstelling RI&E (25 punten).

Ga naar lees meer...

De toekenningsmethodiek van punten is –althans zo hoort het te zijn- een thema van bijzondere zorg voor aanbesteder en van bijzondere aandacht voor inschrijvers.
In dit geval werden op het gebied van wensen de deelwensen gehonoreerd door per deelwensgebied de beantwoording te honoreren met een schoolcijfer lopend van 10 tot 1 en uiteraard ‘door verschillende leden van een beoordelingscommissie, onafhankelijk van elkaar’. In wezen is hier sprake van een lineaire verdeling van het maximaal aantal te behalen punten per deelwens terwijl er uiteraard sprake is van non-objectiviteit op grond van het feit dat beoordelaars hun individuele subjectieve oordeel vertalen in een schoolcijfer.

Op het gebied van prijzen ligt het eenvoudiger: in het Prijzenblad wordt eerst het aantal m2 per deelprijs aangegeven en vervolgens moet er per deelprijs de Prijs per m2 opgegeven worden in 5 decimalen achter de komma terwijl tevens de Totaalprijs zijnde “aantal m2 x prijs per m2” opgegeven moet worden in 2 decimalen achter de komma.
En hier ligt een ondoordachtheid van de constructie van het bestek: de Totaalprijs moet ópgegeven d.w.z. ingetoetst worden ondanks het feit dat alle elementen die benodigd zijn voor berekening, inmiddels bekend zijn: het betreffende aantal m2 én de inschrijvingsprijs per m2 op dit prijsonderdeel.

U zult zeggen: “Nou én” maar houdt vol ….. dit element blijkt juridisch doorslaggevend relevant te zijn. Oenig is dat de gehele juridische problematiek vermeden had kunnen worden indien de in te vullen prijstabel opgeslagen was in Excel (waardoor er berekeningen uitgevoerd hadden kunnen worden) in plaats van in Word.

Vervolgens moet aan de inschrijfprijzen een score toegekend worden.
Hiervoor heeft aanbesteder het volgende geformuleerd: “Aan de inschrijver met de laagste prijs per onderdeel wordt steeds het hoogst haalbare aantal punten toegekend. De overige Inschrijvingen worden naar rato beoordeeld (bijvoorbeeld op een aspect zijn 175 punten te verdienen, dan geldt de formule 175 x ( A / B ) = C. A staat voor ingediende bedrag laagste Inschrijver, B voor bedrag van de te beoordelen Inschrijver en C voor de punten die de te beoordelen Inschrijver krijgt).
In het geval een Inschrijver voor een onderdeel met euro 0,00 inschrijft, zal voor dat onderdeel uitgegaan worden van euro 1,00 om de werking van de formule te garanderen.”

Opmerkelijk is de juridische en modeltechnische onzorgvuldigheid van de formulering van het begrip “prijs” en “laagste prijs” in de context van de in te vullen Prijstabel: in bovenaangehaalde formulering wordt gesproken over “de (laagste) prijs” terwijl de Prijstabel twee prijskolommen kent: de prijskolom “Prijs per m2 (in 5 decimalen achter de komma)” en de prijskolom “Totaalprijs (eenheid x prijs in 2 decimalen achter de komma)”.
Beter en juister had deze kolomkop moeten luiden: “Totaalprijs ( = Eenheid x Prijs per m2 (in 5 decimalen achter de komma)) op te geven in 2 decimalen achter de komma”.
Uit de laatste zin van de prijsscore-toekenningsmethodiek blijkt dat Aanbesteder met “de (laagste) prijs” de Totaalprijs bedoelt en niet de prijs per m2. Ook hier is er weer sprake van oenigheid aan de kant van Aanbesteder en/of haar adviseur.

Na het uitvoeren van de beoordeling van de inschrijvingen blijkt schoonmaakbedrijf A de beste totaalscore behaald te hebben. Deze inschrijver ontvangt bij brief d.d. 05-10-2010 het bericht dat het voornemen bestaat de opdracht aan hem te gunnen en de andere inschrijvers ontvangen een afwijzingsbericht met toelichting. Bij schoonmaakbedrijf A zal de taart rondgegaan zijn!
Echter, bij brief d.d. 19-10-2010 ontvangt schoonmaakbedrijf A het volgende bericht:
“Bij brief d.d. 05-10-2010 hebben wij u bericht dat wij voornemens zijn de opdracht te gunnen aan u. Wij hebben evenwel geconstateerd dat wij de minimale prijs per m2 (in 5 decimalen achter de komma) voor glasbewassing in uw inschrijving niet juist beoordeeld hebben. Immers, vermenigvuldiging van 22.084 m2 met de in 5 decimalen achter de komma opgegeven prijs van euro 0,00000 resulteert niet in een door u opgegeven totaalprijs voor glasbewassing van euro 0,01 maar van euro 0,00. Aangezien in zowel paragraaf 4.4.4 als bijlage H van/bij de Offerteaanvraag is aangegeven dat ingeval een inschrijver voor een onderdeel met euro 0,00 inschrijft, zal voor dat onderdeel uitgegaan worden van euro 1,00.
Na herbeoordeling op basis van die bijstelling (met 99 eurocent! (JT)), blijkt niet u maar schoonmaakbedrijf B ingeschreven te hebben met de economisch meest voordelige inschrijving. Dientengevolge herroepen wij hierbij onze vergunningsbeslissing ten faveure van schoonmaakbedrijf A, onder gelijktijdige bekendmaking van de nieuwe gunningsbeslissing inhoudende ons voornemen de opdracht te gunnen aan schoonmaakbedrijf B.”
Ook hieruit blijkt weer verwarring in terminologie: Aanbesteder heeft immers niet ‘de minimale prijs per m2 (in 5 decimalen achter de komma) voor glasbewassing’ verkeerd beoordeeld maar de opgegeven totaalprijs voor glasbewassing van euro 0,01!

U begrijp, bij schoonmaakbedrijf A waren de rapen gaar. Zij start een kort gedingprocedure tegen Aanbesteder waarbij zij eist dat het gunningsbesluit ingetrokken wordt in die zin dat niet aan B maar aan A gegund zal worden. Ook schoonmaakbedrijf B evenwel ziet een bui hangen en begint eveneens juridische stappen tegen Aanbesteder en tegen schoonmaakbedrijf A teneinde het gunningsbesluit (aan B) te laten voortduren.

Uit het vonnis valt op te maken dat de clou van de juridische argumentatie zit in het volgende: Schoonmaakbedrijf A en Aanbesteder verschillen van mening over de wijze waarop de totaalprijs moet worden berekend. De totaalprijs is van belang omdat Aanbesteder op de totaalprijs de spelregel heeft toegepast dat voor een prijs van euro 0,00 een prijs van euro 1,- wordt gerekend.
Schoonmaakbedrijf A stelt dat de totaalprijs als volgt berekend moet worden:
aantal m2 glasbewassing = 22.084 m2) x (tarief per m2 = euro 0,00000045281) = euro 0,01; euro 0,01 is ongelijk aan euro 0,00 en dus mag dit bedrag niet opgehoogd worden naar euro 1,-.
Aanbesteder stelt evenwel dat de totaalprijs als volgt berekend moet worden:
aantal m2 glasbewassing = 22.084 m2) x (tarief per m2 = euro 0,00000) = euro 0,00; euro 0,00 wordt volgens de in het bestek beschreven prijsscoreregel opgehoogd tot euro 1,-.

Daarbij stelt schoonmaakbedrijf A dat zij het bedrag van euro 0,00000045281 niet kon invoeren omdat alleen een prijs tot vijf decimalen achter de komma mocht en kon worden ingevoerd. Aanbesteder daarentegen stelt zich op het standpunt dat zij duidelijk heeft aangegeven dat het tarief per m2 ingevoerd moest worden met 5 decimalen achter de komma.

De rechter stelt zich op het volgende standpunt:
“Schoonmaakbedrijf A heeft voor glasbewassing ingeschreven voor een totaalprijs van euro 0,00 waarvan zij had kunnen weten dat opgehoogd zou worden naar euro 1,-. Schoonmaakbedrijf A heeft ingeschreven voor een m2-prijs van euro 0,00000. De stelling van schoonmaakbedrijf A dat zij heeft ingeschreven voor een m2-prijs van euro 0,00000045281 is onjuist en volgens de systematiek van deze aanbesteding ook niet mogelijk omdat in het aanbestedingsdocument uitdrukkelijk is opgenomen dat slechts met prijzen tot vijf cijfers achter de komma kan worden ingeschreven.
Daar komt bij dat schoonmaakbedrijf A , desgevraagd door Aanbesteder, (schriftelijk) heeft herhaald in te schrijven voor euro 0,00000 per m2 (Auw!! / JT) aangezien zij voor het wassen van het glas gebruik heeft gemaakt van de door Aanbesteder geboden mogelijkheid om commercieel-strategisch in te schrijven.
Het voorgaande leidt tot de slotsom dat de vordering van schoonmaakbedrijf A zal worden afgewezen en dat de vorderingen van schoonmaakbedrijf B zullen worden toegewezen.”

De moraal van dit verhaal

Aanbesteder heeft een matig gedefinieerd scoremodel gehanteerd en extra-verwarring veroorzaakt door de totaalprijs als gunningsgrondslag te hanteren zonder dat deze totaalprijs in het prijzenblad automatisch berekend werd door vermenigvuldiging van aantal m2 en inschrijfprijs per m2.
Aanbesteder heeft uitdrukkelijk de mogelijkheid geboden tot commercieel-strategisch inschrijven, immers hierop voorziet de totaalprijs-aanpassingsregel ( van euro 0,00 naar euro 1,00).
Tezelfdertijd leidt dit tot een andere hilarisch effect: ingeval van een slechte uitoefening van de glasschoonmaakactiviteiten is er een boetebeding van toepassing van 10% van de totale glasschoonmaakprijs per jaar. Dit zou hier betekend hebben: 10% over euro nul = nul!

Inschrijver(s) aan de andere kant dienen veel meer aandacht te besteden aan de opzet en uitwerking van het scoremodel en in dit verband niet alleen alle van belang zijnde bestekwoorden op een goudschaaltje te wegen maar ook de bewoordingen van hun eigen antwoorden op aanvullende vragen van de kant van Aanbesteder.
Daarenboven is strategisch inschrijven mooi en verdedigbaar maar je moet als inschrijver wel blijven nadenken over de effekten van een “scherpe inschrijving” in de zin van ‘verlaging van euro1,00 naar euro 0,01: past dat binnen het scoremodel?’.
Uit het vonnis blijkt verder nergens dat de betrokken advocaten getracht hebben enige scherpte aan te brengen ten aanzien van woordbetekenissen of ten aanzien van het scoremodel. Dit onderbouwt weer eens de stelling dat de kwaliteit van de juridische inbreng zelden uitsteekt boven de kwaliteit van de geschil-inhoudelijke inbreng van de kant opdrachtgevers.

Tot slot verbaast het mij in hoge mate dat de totaalscore –die gebaseerd is op een subjectieve beoordeling van vier deelwensen en een objectieve, numerieke beoordeling van vier deelprijzen- van de beide betrokken schoonmaakbedrijven zodanig dicht bij elkaar lag dat een herberekening van de  prijsscore op grond van een totaalprijsverhoging voor glasbewassing met 99 eurocent, aanleiding gaf om stuivertje te verwisselen tussen schoonmaakbedrijf A en B. In dit verband is opmerkelijk dat Aanbesteder in het bestek niet vermeldt met hoeveel decimalen de deelscores en de totaalscore bepaald worden: de uitkomst zou wel eens in grote mate afhankelijk geweest kunnen zijn van de toegepaste afrondingsmethodiek.

In dit verband zijn een tweetal berichten van PIANOo d.d. 25-02010 van belang waarin gewezen wordt op de motiveringsplicht van Aanbesteders bij bekendmaken van het voornemen tot gunning. Deze motiveringsplicht is aanzienlijk zwaarder geworden sinds de invoering van de Europese Rechtbeschermingsrichtlijn in Nederland. Wellicht was met een goede motivering mijn verbazing te weerleggen of juist te onderbouwen en zou schoonmaakbedrijf A een betere pleitnota hebben kunnen opstellen!

John Tabbers