Gemeenten hebben onvoldoende zicht op haalbare besparingen die te realiseren zijn in de eigen organisatie. Daardoor wordt er gemiddeld op jaarbasis bijna € 1,1 miljard inefficiënt besteed. Dat vertellen de resultaten van een grootschalig onderzoek van ADC Performance Improvement onder financieel verantwoordelijken van 171 Nederlandse gemeenten, 40% van het totaal.  ( Zie ook presentatie bij Wakker Nederland)

Wim Nieland, managing director bij ADC Performance Improvement: "In ons onderzoek naar efficiency van gemeentelijke bedrijfsvoeringen kwamen we er achter dat processen beter, sneller en dus goedkoper kunnen. Er wordt erg veel financiële controle uitgevoerd, maar desondanks blijkt het moeilijk om een sluitende (meerjaren)begroting op te stellen en conform te realiseren. Daarnaast ligt er nog een grote uitdaging op het gebied van inkoop en contractmanagement. Bedrijfsvoeringen zijn slechts in sommige gevallen optimaal en doelmatig georganiseerd. Besparingen op inkoop- en contractmanagementgebied leidt tot een reductie in uitgaven van ruim € 740 miljoen. Beter management, efficiëntere processen leveren ook ruim € 370 miljoen op." 

Toenemende besparingsdruk
In een grootschalig kwalitatief onderzoek onder 171 van de 418 Nederlandse gemeenten heeft ADC uitgebreid gesproken met wethouders financiën, gemeentesecretarissen, directeuren middelen, directeuren bedrijfsvoering en concerncontrollers. Het doel van deze gesprekken was om te achterhalen welke processen binnen de eigen bedrijfsvoering verbeterd kunnen worden waardoor minder kosten worden gemaakt of efficiënter wordt gewerkt. Deze gesprekken zijn afgelopen jaar gevoerd; een periode waarin de noodzaak om goed op de begroting te letten nog hoger is dan normaal. Vaker wel dan niet blijken gemeenten aanzienlijk te kunnen besparen door professioneler in te kopen en scherpere financiële huishouding zonder dat het voorzieningenniveau voor de burgers daarmee in het gedrang hoeft te komen.
 

Aanleiding: Inkomsten gemeenten onzeker
"Inkomsten van de gemeenten komen onder andere van de onroerendezaakbelasting (ozb). Deze is redelijk voorspelbaar, dus op dat 'bedrag' is goed te plannen wat het beschikbare budget voor gemeentenuitgaven is. Maar intussen staat een ander groot deel van het beschikbare budget onder druk", vertelt Nieland. "De gemeenteninkomsten bestaan voor een groot deel uit de rijksbijdrage. Gemiddeld bedraagt het algemene deel van de rijksbijdrage 35% van de totale begroting van een gemeente. De hoogte van deze uitkering staat echter ter discussie. Het regeringsadvies van de Commissie Kalden vorig jaar was een korting van 10% op de algemene uitkering. Deze onzekere inkomstenfactor zou een extra aanleiding voor gemeenten moeten zijn om de balans extra goed onder de loep te nemen en te peilen waar uitgaven teruggedrongen kunnen worden. De realiteit toont echter een ander beeld." 
 

Oplossing ligt niet in snijden van maatschappelijke voorzieningen
Dit onderzoek bevestigt volgens VVD-Tweede Kamerlid Brigitte van der Burg dat er bij veel gemeenten ruimte is om in eigen vlees te snijden in plaats van de lokale belastingen te verhogen of in voorzieningen als onderhoud van de openbare ruimte of de muziekschool te snijden. Van der Burg: "Gemeenten moeten vooral de eigen bedrijfsvoering en de inkoop- en aanbestedingsprocedures op effectiviteit tegen het licht houden, want daar is net als bij de rijksoverheid een boel te besparen." Het overgrote merendeel van de gemeenten kiest ervoor om de belastingen niet te verhogen. Dus als er geen extra inkomsten zijn, dan moet er gesneden worden in de uitgaven. "Maatregelen zoals snijden in het huidige voorzieningenniveau buigen de bestaande begroting wel om, maar het uitgangspunt klopt niet. Als het een bedrijf was zou dit kunnen betekenen dat er een fabriek gesloten wordt terwijl er intussen miljoenen verkwist worden aan slecht voorraadbeheer. Gemeenten zouden er goed aan doen eerst de eigen bedrijfsvoering na te lopen voordat ze subsidies korten", aldus Nieland.
 

--------------------------------------------------------------------------------

Onderzoeksverantwoording & toelichting 
Onderzoeksverantwoording

Onderstaande cijfers en toelichtingen zijn gemaakt op basis van:

- Uitvoerige gesprekken met besparingsverantwoordelijken bij 171 grote en kleine gemeenten. Deze verantwoordelijken  zijn wethouders en gemeentesecretarissen met finance in de portefeuille en hoofden finance, directeuren  bedrijfsvoering/-middelen en concerncontrollers

- Inzicht in gemeentelijke jaarverslagen, CBS, Cijfernieuws, Waarstaatjegemeente, Elsevier, VNG, het Rijk

- Jarenlange ervaring in procesoptimalisatie bij overheid en bedrijfsleven
 

Centrale onderzoeksvragen

- Hoe ziet de inkoopfunctie bij de gemeente eruit?

- Hoeveel fte wordt er aan inkoop 'gespendeerd'?

- Hoeveel personen zijn bij de finance-afdeling betrokken en hoe wordt deze georganiseerd?

- Hoe verloopt het contractmanagement en contractbeheer?
 

Facts & Figures 

Inkoop

- Beïnvloedbare inkoopuitgaven per inwoner/jaar: € 900

- Gemiddeld besparingspotentieel van die uitgaven: 5%

- Huidige bevolkingsomvang: 16,5 miljoen

- Besparingspotentieel: € 742.500.000
 

Effectief Management

- Gemiddeld 7 ambtenaren per 1.000 inwoners

- Kosten gemiddelde ambtenaar inclusief voorzieningen als pensioen: € 65.000 / jaar

- Minstens 115.000 ambtenaren

- Kosten: € 7.475.000.000

- Minstens 5% boventallig bij een effectievere bedrijfsvoering betekent: € 373.750.000

- Gemiddelde leeftijd ambtenaar: 45 jaar 
  
 
Algemene conclusies

Budgetverantwoordelijken kunnen verstandiger met hun kasboekje omgaan en peilen waar verbeteringen mogelijk zijn. Misschien door 'wat vaker zelf te koken en in te kopen bij de Aldi in plaats van altijd maar af te halen en uit eten te gaan omdat het geld voorhanden is'.
De heersende besparingsdiscussies gaan betrekkelijk weinig over deze nodige gedragsveranderingen binnen de gemeente zelf, maar meer over kerntaken. Ambtenaren stellen zich de vraag wat ze wettelijk minimaal moeten doen voor de gemeenten en in hoeverre subsidies nodig zijn. Er wordt gesneden in alles wat daarbuiten valt. Snijden in het eigen vlees kan veel vaker worden overwogen.

De sturing op deze benodigde gedragsverandering moet vanuit de gemeenteraad komen, maar intussen zitten hier heel vaak gekozen bestuurders tussen, die lang niet altijd weten hoe ze professioneel allerlei zaken - zoals inkoop, finance of efficiency van processen - moeten managen. Als het om kosten besparen gaat, zijn gemeenten sterk budgetgedreven. Als ze 100 moeten besparen, maar mogelijkheden zien om 110 te besparen, dan zal desondanks zelden meerdan 100 bespaard worden.  

 www.adcpi.nl