Categoriemanagement (CM) staat op dit moment enorm in de belangstelling bij de rijksoverheid, waarbij het logisch samenvoegen van inkooppakketten (categoriseren) het sleutelwoord lijkt te zijn. Past CM thuis in het laatje van Vendor Rating, Portfolio-management, Sourcing & Supply chain Management? Wat betekent CM nu precies en is dit nu werkelijk het ei van Columbus voor inkoopland of zomaar weer een kreet om aandacht voor het inkoopvak?

CM is afkomstig uit de wereld van fabrikanten en retailers waarbij kennis wordt gebundeld over de wensen van de consument. CM richt zich op een de gehele keten van een bepaalde categorie producten. Het doel is het bepalen van een optimale samenstelling van de categorie, met een maximale waarde voor de consument. In de consumentenmarketing wordt gekeken naar assortiment, schapprestatie, acties en productintroductie. Een goed, gezamenlijk uitgevoerd categorie management project leidt tot kostenbesparingen en een verhoging van de klanttevredenheid. Een grondige aanpak van CM leent zich vooral voor een projectmatige aanpak, waarbij één categorie tegelijk wordt bekeken.

Is CM in de inkoop nu een nieuw fenomeen? CM komt in feite al voor bij inkoop van business to business en bij de overheid met de markt, al werd het niet als zodanig benoemd. Het afsluiten van een raamcontract voor de levering van een omvangrijk assortiment, waarbij de inkoper met de leverancier nauw samenwerkt om een assortiment te hebben dat het beste aansluit bij de behoeften van zijn organisatie, lijkt sterk op de huidige uitleg van CM. De veelal tactisch inkoper wordt bij het afsluiten van zo’n raamcontract “assortimentsbeheerder” en de leverancier zal, op basis van zijn kennis van het assortiment en de wensen van de verschillende afnemers bij de inkopende organisatie, samen met de inkoper het assortiment vaststellen en onderhouden. Bij CM ligt de nadruk echter meer op het beheren van het totale assortiment, waar voorheen de nadruk juist lag op het beheren van de individuele voorraadplaatsen. Traditionele inkoop vond langs gescheiden wegen plaats, terwijl het bij CM met name gaat om de integrale benadering van een produktgroep en de samenhang met andere delen van de organisatie. CM is niet hetzelfde als bij het contractbeheer uitvoeren van een raamovereenkomst, je verplaatst je bij CM in het behoeftegebied van de uiteindelijke klant.

Categorie Management bij de overheid

Geïnspireerd door onder andere het Innovatieplatform en de ervaringen van o.a. Shell, lijkt de overheid CM te hebben omarmd. In het stuk “Grenzen zoeken, grenzen verleggen” (mei 2005) wordt de overheid geadviseerd om CM te implementeren, omdat zij meent dat de overheid alleen innovatiebevorderend kan inkopen als deze een correcte inkoopvraag weet te stellen die de leverancier stimuleert tot innovatief gedrag (!). Volgens het Innovatieplatform ontbreekt het bij de overheid aan een goede rijksbrede inkoopstrategie die met kracht wordt uitgevoerd. Een citaat het innovatieplatform over CM: “Per aangewezen subcategorie kan de overheid bepalen wat een aanvaardbaar (bedrijfs)economisch risico is dat ter stimulering van innovatie genomen kan worden.Bovendien kan de overheid die categorieën kiezen waar het Nederlandse bedrijfsleven sterk in is of waar de grootste maatschappelijke uitdagingen liggen. Daarnaast kunnen door het categoriemanagement diverse initiatieven tot beleidsgericht inkopen (duurzaam,sociaal,energiebesparend inkopen)eenvoudig worden verbreed.Ook deze beleidsgerichte initiatieven bevorderen innovatie.Zo versterken de verschillende initiatieven tot beleidsgericht inkopen elkaar” . 

Volgens het Innovatieplatform zal CM een bewust onderscheid moeten kunnen maken tussen de strategie van het inkopen en de uitvoering van het inkopen. De uitvoering vindt overigens plaats binnen departementen en uitvoeringsorganisaties en de strategie wordt concernbreed (dat wil zeggen: overheidsbreed) uitgevoerd.  

 Uitwisseling strategische informatie is essentieel bij CM

Aangetoond is dat CM in het bedrijfsleven pas succesvol is als het door fabrikant en retailer samen gedragen wordt, als er voldoende commitment is van het management en als er de bereidheid bestaat om informatie te delen. De wederzijdse afhankelijkheid van de betrokken organisaties en de soort informatie dat wordt uitgewisseld zijn bepalend voor het succes dat men ermee kan behalen.  Uit een onderzoek van Dr. Willem Smit verricht aan de Erasmus Universiteit Rotterdam,  toegespitst op de relatie tussen retailers en hun toeleveranciers naar een webbased communicatiemiddel zoals extranet, levert het uitwisselen van strategische informatie voordelen op. Is de wederzijdse afhankelijkheid hoog dan zullen partijen eerder geneigd zijn om op het hoogste niveau strategische informatie uit wisselen. Is de wederzijdse afhankelijkheid niet of nauwelijks aanwezig kunnen nadelige bijeffecten optreden. Informatie kan worden misbruikt, doorgespeeld aan concurrenten of de relatie met een andere partij beschadigen. Het uitwisselen van informatie op hoog niveau maakt je dus wel kwetsbaarder, aldus Smit. Smit onderscheidt vier vormen van strategische informatie uitwisseling, waarbij de hoogste vorm “CM” de meest wenselijke is

1. Het laagste niveau van ‘strategische’ uitwisseling tussen retailers en toeleveranciers betreft EDI ( (electronic data interchange). Daarin wordt bestelling- en leveringsinformatie onderling uitgewisseld.
2. Het tweede niveau van ‘strategische’ uitwisseling tussen retailers en toeleveranciers betreft de uitwisseling van logistieke informatie via ‘vendor managed inventory’ wat zoveel inhoudt als; wat is de voorraad? Wat is het voorraadplan? En wat is het kostenniveau?
3. Het derde niveau van ‘strategische’ uitwisseling tussen retailers en toeleveranciers gaat over de productcategorie als geheel en het managen van de salespromoties Deze strategie gaat niet over uitwisseling, maar over gezamenlijke koers kiezen op basis van de informatie
4. Het vierde en hoogste niveau is “category management” . Hierbij wisselt men, naast voorgenoemde aspecten, zelfs strategische informatie over de prestaties van de concurrent van de leverancier uit.

Van belang is dat je bij Categoriemanagement kijkt naar de capaciteit van de andere partij. Strategische informatieuitwisseling met een slordige of onbetrouwbare partner is ongewenst. Iedereen zoekt uiteraard liever een intelligente, minstens gelijkwaardige leverancier die in staat is om met jouw informatie die dingen te doen die in het belang zijn voor jouw organisatie (betere distributiekanaal of campagnes )

Afsluitend

Ervaringen uit het bedrijfsleven tussen fabrikant en retailers met CM zijn positief zodra blijkt dat men op hoog niveau bereid is om strategische informatie uit te wisselen, vaak voor strategische productgroepen ( in het Kraljic-strategisch segment). CM leidt in de private sector tot kostenbesparingen en een verhoging van klanttevredenheid als gevolg van het bereiken van efficiëntere vraagformulering en het voorkomen van dubbelingen. Een letterlijke vertaling van dit concept naar inkoop bij de overheid is gewaagd, maar zeker niet ondenkbaar. Elk initiatief om te komen tot een efficiëntere bedrijfsvoering bij de overheid is toe te juichen en als door CM de toegevoegde waarde van de inkoopafdelingen beter tot zijn recht komt...uitstekend. De kans is helaas zeer groot dat bij de overheid CM vertaald wordt als het eenvoudig bundelen van productcategorieën die 1 op 1 in de markt worden uitgezet waardoor de geloofwaardigheid van dit concept vanzelf verdwijnt in “de la der goede ideeën”, dicht bij supply chain management en vendorrating. Op zich goede initiatieven die helaas maar zelden goed tot hun recht zijn gekomen bij de overheid vanwege een gebrek aan belangstelling bij het management.  

Als CM wordt ingevoerd bij de overheid zullen de betrokken instanties eerst hun eigen inkoop- en financiële huishouding moeten stroomlijnen en –eenduidig- moeten inrichten, alvorens men op zoek gaat naar strategische leveranciers die ook daadwerkelijk kunnen leveren. Strategische partners moeten in dit verband juist ook bij de andere collega-overheidsorganisaties gevonden worden. Het vervolgens vaststellen van een inkoopdoelstelling per uitgave categorie over de zelfstandig aanbestedende diensten is een moeilijke exercitie. CM bij overheid lijkt op dit moment vooral een inkooporganisatorisch onderwerp wat naar verwachting niet zal werken als CM niet doordringt in de feitelijke behoeftestelling c.q. vraagsturing. De meerwaarde van CM valt weg als dit element niet op sturende wijze wordt geïncorporeerd. Wederzijdse afhankelijkheid en vertrouwen is essentieel om een goede kans van slagen te hebben en de vraag is of de overheidsinstellingen inmiddels zo ver gegroeid zijn in hun inkoopvolwassenheid, dat zuivere CM kan worden toegepast. Is men bij de overheid bereid om de wederzijdse afhankelijk te accepteren en is de wil aanwezig om essentiële informatie uit te wisselen?  De weg die men momenteel neemt door Categorie management onder de aandacht te brengen in de publieke sector verdient absoluut een kans en inderdaad, ook hier begint de reis met het nemen van de eerste stap !   

 Bronnen:

- Website ECR Nederland

- Innovatieplatform “Grenzen zoeken, grenzen verleggen” ( mei 2005)

- Computable 49, Koen Stegeman ( 8 december 2006)