Kantoorartikelen inkopen saai? Niet is minder waar. Er mag dan misschien niet zo veel geld in omgaan, de verborgen kosten zijn vaak schrikbarend hoog. Zo bezien zijn kantoorartikelen de spreekwoordelijke ijsberg. Oppassen dus!

Voor verreweg de meeste organisaties vallen de kantoorartikelen in het segment van de ‘routineproducten’ in de inkooportfoliomatrix. Anders gezegd: er gaat relatief weinig geld in om en het toeleverrisico is beperkt. Aan de andere kant is het wel een lastige categorie, want er zijn hoge verborgen kosten: een grote diversiteit aan artikelen, vele kleine bestellingen en daardoor hoge administratieve en logistieke lasten.

Het een en ander betekent dat de inkoopafdeling er de handen aan vol heeft. Die tijd kan beter worden besteed aan de tactische en strategische inkoop. Temeer ook omdat besturen en directies in toenemende mate van inkoop vragen bij te dragen aan organisatorische doelstellingen als innovatie, risicoreductie en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het is uiteraard lastig als men een groot deel van de tijd bezig is met administratief geneuzel. Bij de inkoop van kantoorartikelen is dus hét motto: de bestelfunctie superefficiënt organiseren en natuurlijk de laagste prijs bedingen. Typische activiteiten die hierbij horen, zijn onder meer: vermindering van het aantal leveranciers, sanering van het assortiment en een elektronisch systeem voor bestellen introduceren. Bij het bepalen van een goede inkoopstrategie is naast gezond verstand vooral facilitaire kennis nodig. Anders gezegd: weten wat er nodig is om een organisatie optimaal te laten functioneren in de randvoorwaardelijke sfeer.

Kantoorartikelen: de markt
De tien grootste leveranciers in Nederland zijn:

• Corporate Express (Bührmann),
• Den Otter kantoorpartners,
• Hoffman
• Lyreco (Ahrend),
• Officeproducts,
• Masco,
• Office Centre,
• Office Depot,
• Overtoom,
• Van Rietschoten officepoint 
• Viking Direct (onderdeel Office Depot).

De grote aanbieders hebben de afgelopen jaren hard aan professionalisering gewerkt, onder meer op het terrein van de logistieke dienstverlening. De assortimenten zijn daarbij niet alleen dieper (introductie private labels) maar ook breder geworden.

Do’s
Selecteer de grootste omzetcategorieën
Maak op artikelniveau een overzicht van de kantoorartikelen die u het afgelopen jaar heeft besteld. Sorteer deze lijst op inkoopomzet van groot naar klein. Neem de top 70% van de totale waarde in dit overzicht en laat de potentiële leveranciers voor dit mandje met kantoorartikelen offreren.

Organiseer een elektronische veiling
Voor de inkoop van kantoorartikelen kan prima de elektronisch veiling worden gehanteerd. Let er wel op dat uw totale behoefte wordt afgedekt. Dat doet u door prijsafspraken voor uw kernassortiment te maken en daarnaast een kortingspercentage voor het overige assortiment vast te leggen. Vergeet hierbij de afspraken over de maximalisering van de jaarlijkse indexering niet.

Maak verwachtingen expliciet
Geef de potentiële leveranciers in een tenderdocument duidelijk aan wat de wederzijdse rollen zijn in de toekomstige samenwerking. Wat verwacht u precies? Maak dat klip en klaar. Doet u dat niet, dan bespaart u misschien een (klein) beetje tijd in het voortraject, maar het gaat u beslist veel meer tijd en energie kosten in de toekomst.

Werk met een slagvaardig team
Houd de omvang van het inkoopteam beperkt. Formeer een klein team van louter inkopers en logistici. Daarbij is het uiteraard wel zaak dat u invloedrijke gebruikers betrekt bij het samenstellen van het assortiment.

Dont’s
Lock-in
Waak ervoor dat u niet afhankelijk wordt van het bestelsysteem van de leverancier. Als het er op neer komt dat u na implementatie van het systeem en training van uw mensen niet meer kunt switchen van leverancier, heeft u in feite uw eigen monopolist gecreëerd. Zo’n situatie is te voorkomen door gebruik te maken van een leveranciersonafhankelijk bestelsysteem.

Merk-fetisjisme
Specificeer merkonafhankelijk zodat private labels van leveranciers niet uit de boot vallen. Deze eigen merken zijn over het algemeen goed. De marge voor de leveranciers hierop is groter is dan die op A-merken. Dat betekent dat de leverancier  u voor een private label ook betere condities kan geven. Let er bij de inkoop van printercartridges op dat u niet in aanvaring komt met de garantiebepalingen van de producent.

Prijs-fetisjisme
Natuurlijk is een lage prijs leuk maar het is verstandiger de total cost of ownership (TCO) in beschouwing te nemen. Inzicht in de TCO krijgt u door naast de productkosten ook de bestelkosten, voorraadkosten, betalingskosten, logistieke kosten en het prijskaartje dat aan fouten ligt in ogenschouw te nemen.

Oogkleppen opzetten
In kantoorartikelen mag dan bij uw organisatie misschien maar relatief weinig geld omgaan, dat wil nog niet zeggen dat het helemaal niemand iets interesseert. Het tegendeel is waar: iedereen heeft per slot van rekening met kantoorartikelen te maken en dus heeft ook iedereen er een mening over. Weet welke emoties meespelen. Vergeet niet dat het al dan niet succesvol implementeren van een nieuw (internet) bestelsysteem afhangt van de interne medewerking van velen.

Best practice Erasmus Medisch Centrum

Het Erasmus Medisch Centrum heeft een totale inkoopomzet van € 250 miljoen, waarvan slechts één miljoen euro omgaat in kantoorartikelen. De administratieve en logistieke belasting van deze bescheiden omzet is echter groot: 15% van de totale factuurstroom wordt veroorzaakt door kantoorartikelen. Anders gezegd: slechts 0,4% van de inkoopomzet veroorzaakt 15% van de factuurstroom en orderstroom (en goederenstroom). Daarom werd besloten om het aantal leveranciers terug te brengen tot één en tegelijkertijd de nieuwe leverancier aan te sluiten op een internet bestelapplicatie. Deze applicatie is online gekoppeld aan het bestelsysteem van Erasmus MC waardoor alle overige processen ongewijzigd blijven.
Op basis van bestellingen van voorgaande jaren is een assortiment bepaald van 250 artikelen die verantwoordelijk zijn voor driekwart van de omzet. De aanbieders mochten alternatieve merken aanbieden, zolang dit niet ten koste zou gaan van de kwaliteit. Een vereiste was dat de leveranciers bereid waren, en de technische mogelijkheden hadden, om hun artikelassortiment aan te bieden aan de bestelapplicatie. Uiteindelijk zijn 1.100 artikelen online toegankelijk voor de bestellers waarmee 95% van de bestelde artikelen wordt afgedekt. Artikelen buiten dit assortiment kunnen uitsluitend met een bon worden besteld. Het aantal bestellers van kantoorartikelen in het Erasmus MC dat toegang heeft tot de bestelapplicatie is teruggebracht van 750 naar 300. Het bedrijf dat deze applicatie aanbiedt, verzorgt de toegang voor het  Erasmus MC in de catalogus van de leverancier alsmede het elektronische verkeer van orderberichten van en naar de leverancier  Prijswijzigingen worden één keer per jaar doorgevoerd. Wijzigingen in het assortiment worden door de leverancier gemeld. Bij andere leveranciers verzorgt deze partner ook het catalogusbeheer waarbij prijscontrole voor het online gaan van een nieuwe catalogus vooraf wordt geaccordeerd door inkoop. De bestellers van het Erasmus MC hebben daardoor altijd het actuele assortiment voor ogen inclusief eventuele illustraties en fabrikanteninformatie.

Auteur: Wim Nieland MBA, gepubliceerd in Facto-magazine