Steeds meer organisaties maken gebruik van tijdelijke inkoopdienstverlening. Naast een vraag is er inmiddels ook een divers aanbod van bureaus en zelfstandigen. Hoe koop je nu het beste een inkoper in, in een markt waarin de vraag groter is dan het aanbod?

Inkoop is ontdekt en als gevolg daarvan is er een grote vraag naar inkoopmedewerkers. Die vraag is echter groter dan het aanbod. Dat betekent dat organisaties die werk van hun inkoop willen maken voor een uitdaging staan. Een tweede ontwikkeling is dat organisaties die al langer bezig zijn met inkoopprofessionalisering zich gaan toeleggen op de strategische inkoop, en de operationele en/of tactische inkoop de deur uit willen doen. Beide ontwikkelingen leiden er toe dat inkoopwerk in toenemende mate wordt ingekocht.

We kunnen vier vormen van inkoopdienstverlening onderscheiden:

1.  inhuur van inkopers of inkoopmanagers die op basis van een inspanningsverplichting worden ingeschakeld (vergoeding op uur-/dagbasis)
2.  uitbesteden van inkoopprojecten op basis van een resultaatverplichting (vergoeding op basis van vaste prijs)
3.  uitbesteden van de totale tactische en/of operationele inkoopfunctie op basis van een resultaatverplichting (vergoeding is een combinatie van abonnement en strippenkaart)
4. onderzoek en inkoopadvies door consultants als ondersteuning voor strategisch inkoopbeleid en het nemen van belangrijke inkoopbeslissingen (vergoeding op uurbasis of vaste prijs).

Inkoop: de markt
Bovenstaande vormen van dienstverlening wordt door een flink aantal generieke dan wel gespecialiseerde bureaus aangeboden. De specialisatie kan betrekking hebben op één bepaald marktsegment (overheid, industrie, dienstverlening e.d.), op één inkoopsegment of één van de vier vormen van inkoopdienstverlening. De grote(re) full service-bureaus zijn (alfabetische volgorde):

• Accenture,
• Alfa Delta Compendium,
• Benefit,
• Berenschot,
• Combined Business Power,
• Conink Consultants,
• Coppa,
• DPA Supply Chain People,
• Emeritor,
• Insinq,
• InQuest (Publiek)
• Nederlands InkoopCentrum,
• People Group,
• ProMereor,
• Significant, 
• Yacht.

Daarnaast zijn er vele kleine bureaus en  naar schatting 500 zelfstandigen die freelance hun diensten aanbieden.

Do’s

Houd alle opties open
Momenteel is de vraag naar inkoopdienstverlening groter dan het aanbod. Dat betekent dat de uitbesteder alle opties moet openhouden en een positie van preferred customer moet zien te bewerkstelligen. Een groot bureau kan over het algemeen beter leveren dan een klein bureau. Sluit een mantelcontract met drie tot maximaal vijf leveranciers af. Leg u niet vast op alleen projecten, advies of detachering. Bouw ook een mogelijkheid in om zzp’ers in te huren.

Focus op kennis
Investeert het bureau dat u wilt inschakelen voldoende in de kennis van de mensen? Volgen ze opleidingen? Door in een tender goed op dit onderwerp door te vragen, kunt u het kaf van het koren scheiden. Een tweede aspect van kennis is de overdracht ervan naar uw mensen (zie ook de casus van de Gemeente Amsterdam). Zorg er voor dat het bureau alle projecten na afloop met u evalueert en gedocumenteerde kennis overdraagt in de vorm van ordelijke dossiers. Een andere manier om kennis te borgen, is door een inkoper mee te laten lopen met de ingehuurde inkoper.

Borg de continuïteit
Bouw een continuïteitsgarantie in door te bedingen dat het bureau werkt met een schaduwinkoper. Kijk ook kritisch naar de kwaliteiten van de accountmanager: heeft hij zelf verstand van het inkoopvak?

Vraag referenties (en check ze…)
Vraag referenties, maar wees reëel: drie is voldoende en zadelt het bureau niet op met te veel werk. Controleer altijd de referenties die u vraagt.

Dont’s

Citroenknijpen
Gaat u de toeleverancier prijstechnisch gezien het vuur aan de schenen leggen? Dat is niet handig, want het is een verkopersmarkt. U kunt nu beter wat meer betalen om zeker te weten dat u de goede mensen voor u beschikbaar krijgt.

De inkoop van inkoop uitbesteden
De inkoop van inkoopdienstverlening dient u bij voorkeur in eigen hand te houden. Alleen in het geval dat u niet de juiste kennis van bijvoorbeeld het in te kopen inkoopvakspecialisme in huis heeft, kunt u overwegen een bekwame en voor u vertrouwde zzp’er in te huren die het inhuurwerk voor u doet. Let er dan wel goed op dat de man of vrouw in kwestie volledig onafhankelijk is.

No cure no pay
Er zijn inkoopadviesbureaus die hun diensten op basis van no cure no pay aanbieden. Bijvoorbeeld als besparingen moeten worden gerealiseerd. De vraag is of dit een goede basis voor samenwerking is. Een besparing is door een opportunistische inkoopdienstverlener eenvoudig  aan te tonen, maar de vraag is wat nu een besparing is. Een ander punt is dat de inkoopdienstverlener misschien niet zal schuwen om een uitstekende relatie tussen uw organisatie en een voor u heel belangrijke strategische toeleverancier te laten sneuvelen omwille van een besparing. Dat kan ook tot gevolg hebben dat de zo zorgvuldige opgebouwde relatie tussen inkoop en de interne klant ernstig verstoord raakt. Een ander punt is dat de vraag wie nu welk deel van de besparing krijgt niet eenvoudig is te beantwoorden.

Blind vertrouwen
Vertrouw niet blind op een goed werkresultaat van uw inkoopadviesbureau. Blijf kritisch. De mensen die er werken zijn dan wel vakbroeders, toch moet u ze als een normale toeleverancier beschouwen. Ook hier geldt: vertrouwen is goed, maar controle is beter.

Best Practice bij de Gemeente Amsterdam

De Gemeente Amsterdam kent vele tientallen zelfstandige organisatieonderdelen, waaronder veertien stadsdelen. De inkoop is mede daardoor sterk versnipperd. In de inkoop gaan jaarlijks miljarden euro’s om en daarbij is de inkoopportfolio zeer breed. De afdeling Concern Inkoop tracht gezien het voorgaande gemeentebrede raamcontracten af te sluiten. Zo ook voor inkoopondersteuning. Medio 2007 is een raamcontract afgesloten met vijf leveranciers. De doelstelling is zowel om tijdelijke capaciteit te kunnen aantrekken en de benodigde inhoudelijke expertise en ervaring binnen te halen. Ingehuurde projectleiders worden ingezet voor het van A tot Z uitvoeren van inkoop- en aanbestedingstrajecten. In veel van deze trajecten wordt een eigen projectondersteuner annex contractregisseur gekoppeld aan de externe projectleider. Op deze manier wordt de inhoudelijke en procesmatige kennis over het betreffende aanbestedingstraject geborgd. De projectondersteuner kan zo later de contractregie zelf ter hand nemen om de volgende keer zelf de aanbesteding uit te voeren. De visie van de leverancier hoe kennis te delen en te borgen was voor de Gemeente Amsterdam dan ook een belangrijk aspect bij de inkoop van inkoopdienstverlening.

Auteur: Wim Nieland MBA, gepubliceerd in Facto-magazine