Aanbestedingsmakelaar.nl is gestart met de rubriek: interview en heeft Henk Rietveld bereid gevonden om zijn ervaringen over inkopen in de publieke sector met ons te delen. 

Voormalig Directeur Facilitaire zaken en tevens Coordinerend Directeur Inkoop van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Henk Rietveld, heeft op 1 januari 2008, afscheid genomen van het Haagsche. Hij heeft een boeiende carriere achter de rug en heeft zelfs een boek geschreven over facilitair management in de praktijk ("Het rieten dak").

Welke ontwikkelingen mbt Inkoop bij de overheid heb je de afgelopen jaren gezien en wat was jouw rol ( of van organisatie) daarin?
Voor 2003 was inkoop erg versnipperd bij BZK, inkoop werd door vele directies er gewoon even bij gedaan. In 2003, ik kwam bij Defensie vandaan en was net in dienst bij BZK, werd het verbeterplan Inkoop gepresenteerd aan de bestuursraad. In die tijd zaten we midden in een reorganisatie (Leeuwensprong). Ik heb toen met een ‘ambitieus’ inkoopverbeterplan, tegen de stroom in van de personele en financiële taakstelling, juist gepleit voor meer professionele inkopers om de inkoop bij BZK aanzienlijk te verbeteren.

Het was mijn overtuiging dat ik, door deze investering, juist zeer effectief aan de genoemde doelstellingen van de reorganisatie Leeuwensprong kon voldoen. In het verbeterplan inkoop heb ik de bestuursraad verzocht om meer te investeren in inkoopkennis en kunde om te komen tot BZK-brede raamcontracten en uiteindelijk minder leveranciers . Ik heb hen een worst voorgehouden met een voorzichtig rendement (financiële besparingen) die zouden oplopen tot ca. M€ 10, over een periode van 3 jaar. Zowaar, ik kreeg toestemming. Achteraf bleek dat een goede zet want het rendement werd ruimschoots gehaald.

De inkoopafdeling olv. Marc Brugman heeft een periodieke managementrapportage ontwikkeld waardoor dit resultaat ook daadwerkelijk kon worden aangetoond. Dit is gebaseerd op het verschil tussen beschikbaar budget en de uiteindelijke waarde van de opdracht. Belangrijk hierbij was dat we een goede inkoopanalyse tot onze beschikking hadden. Het inkoopverbeterplan bleek een uitstekende zet in de organisatie en interessant was, dat hoewel men in de organisatie aanvankelijk was sceptisch was, uit de klanttevredenheidrapportages bleek dat de afdeling zeer positief werd gewaardeerd. De service en klantgerichtheid scoorden goed door een duidelijke en projectmatige aanpak van de aanbestedingprojecten. Inkoop werd intern verkocht!
 
Niet onbelangrijk was de feitelijke bevestiging en waardering door de algemene rekenkamer over het inkoopproces bij BZK. Ik mocht als CDI complimenten ontvangen voor de vorderingen die geboekt werden op het gebied van dossiervorming en contractmanagement. Eind 2007 kwam zelfs het advies van de rekenkamer om alle inkoop van BZK via het inkoop- en aanbestedingscentrum te laten verlopen. Een advies dat een nadere bestudering zeker waard is.

Beste herinnering / mooiste resultaat 
Het mooiste resultaat was, dat de afspraken uit 2003 genoemd in het inkoopverbeterplan, volledig zijn behaald. Bovendien is de hoge klantwaardering over inkoop iets waar ik erg trots op ben. Vroeger kocht men graag zelf in om als integraal manager grip hebben op het totale proces. Het is mooi dat je als CDI de positie krijgt om uit te leggen dat het allemaal beter kan worden georganiseerd, zonder dat de managers bij BZK daar last van hebben. Het heeft aanvankelijk behoorlijk wat strijd gekost om dit positief onder de aandacht te brengen, maar uiteindelijk is het resultaat meer efficiency en positieve feedback uit de organisatie.
Ik heb diverse mooie resultaten mogen aanschouwen, maar een van de mooiste bleek een aanbesteding inhuur waar we geprobeerd hebben om kwaliteit nadrukkelijk hoger te waarderen tegen een lagere prijs . Met een hoog kwaliteitsniveau was het inkoopresultaat  -/- ca 25% op gangbare tarieven. Één van de partijen, die net buiten de boot was gevallen, maakte bezwaar omdat de toegepaste kwaliteitsverhouding volgens hen ongebruikelijk hoog was. In de rechtzaak die volgde werd de vloer aangeveegd met die organisatie, maar opmerkelijk was dat dezelfde directeur twee jaar later met krokodillentranen mij stond te vertellen dat men alleen maar gunde op prijs en dat was niet eerlijk. Genoegzaam heb ik hem toen gewezen op ‘onze’ rechtzaak en aangegeven dat door dit soort  acties, de inkopers alleen maar gedwongen worden om prijs als enige feitelijk doorslaggevend criterium te gebruiken.

Wat zie je momenteel als een positieve ontwikkeling in het overheidsinkoopvak?
Anders dan toen ik begon in 2003 bij BZK, wordt er momenteel meer gewerkt aan het “overheidsconcern”. Ik zie dat Inkoop- en aanbesteden hier eindelijk de belangrijke rol krijgt die het verdient. Naast de hoog geplaatste CDI’s per kerndepartement is er nu ook een Chief Procurement Officer om inkoop hoger op de agenda te krijgen bij de ambtelijke top. (Ik vraag me overigens wel af waarom een Engelse titel, directeur inkoop Rijk klinkt toch beter?)  We zien momenteel wel dat het vak overheidsinkopen meer status heeft gekregen. Siep Eilander ( de eerste CPO) heeft een belangrijke maar zeker niet eenvoudige opdracht gekregen om alle  departementen op 1 inkooplijn te brengen. De 13 kerndepartementen verschillen van cultuur en het ene departement is op inkoopgebied verder ontwikkeld dan het ander. Het is interessant om te zien dat de inkoopmanagers en contractmanagers elkaar steeds meer opzoeken en dat er daardoor betere afstemming plaatsvindt tussen de departementen.

Wat zie je als een negatieve ontwikkeling?
Niet alles was positief, de afgelopen jaren kende we ook een aantal tegenslagen. Vaak vechten tegen emotionele argumenten van managers, het gevoel dat ze minder in controle waren als ze het proces lieten uitvoeren door inkopers. Goed inkopen staat of valt met het functioneel en technisch kunnen specificeren, iets wat voorheen door de beslissers werd gedaan op gevoel -intuitie-. Een ander negatief punt is dat we goede inkopers zien vertrekken naar de private sector. Een belangrijke taak voor Siep om binnen de overheid  te investeren in de bestaande en toekomstige generatie inkopers. Waar ik in mijn tijd als CDI ook tegenaan liep was het baten/lasten systeem, dit zou vanuit inkoperspectief spoedig overboord moeten zodat daardoor betere condities kunnen worden bedongen. Het kan allemaal nog efficiënter!
Jammer is ook te moeten constateren dat veel goede initiatieven tot een betere bedrijfsvoering, opgaan in rook bij vertrek van visionaire managers. Het facilitaire vakgebied kent al vanaf begin jaren tachtig van de vorige eeuw, het begrip integraal. Terugkijkend op mijn carrière, constateer ik dat integraal regelmatig als speerpunt werd genoemd bij de diverse reorganisaties. Nieuwe vraaggerichte, integrale en efficiënte bedrijfsvoering organisaties werden gevormd, waar ook professionele inkoop als zeer belangrijk werd aangemerkt, maar dit was uiteindelijk door diverse politieke ontwikkelingen geen lang leven beschoren. Jammer en achteraf heb ik het idee dat het wiel meerdere malen is uitgevonden

Waar staat volgens jou overheidsinkopen in 2015 ? Is er toekomst voor ambitieuze overheidsinkopers?
In 2015 herken je in mijn visie de huidige ministeries niet meer terug. Er wordt anders gewerkt, met nog maar een paar overheidsgebouwen/kantoren in het Haagsche. Meer op afstand, vanuit huis of kantoorlocaties in het land. Voor inkoop hoop ik dat de aanbestedingsregels voor ons gaan werken en niet tegen ons. Ik krijg sterk de indruk dat juristen en advocaten door de huidige regelberg te veel werk hebben en een te laag  praktijkgevoel met het echte inkopen. De aanbestedingsregels zouden tegen het licht gehouden moeten worden en minder bemoeienis door juristen is wenselijk.
 
Mijn verwachting is dat de inkoopfunctie bij de Rijksoverheid voornamelijk een strategische regiefunctie zal gaan vervullen voor alle departementen, met hoog opgeleide inkoopmedewerkers. Niet zoals het voormalige rijksinkoopbureau omdat de uitvoering ( uitnutting contracten) zal worden belegd bij de opdrachtgever. Vanuit een centrale regie worden slimme ideeën bedacht om te komen tot werkbare contracten. Het huidige concept “categoriemanagement” is wellicht een mooie voorloper maar is volgens mij geen oplossing voor alle huidige problemen, Er bestaat nog teveel verwarring over wat het echt inhoudt en het voldoet nog niet aan de ideeën die leven bij de inkoopafdelingen

De Inkopers worden in de toekomst steeds vaker netwerkers, inkoop-verkopers,  die hoog in de organisaties worden gepositioneerd.. De inkoper kan door zijn positie een opdracht weigeren uit te voeren als daardoor de organisatie schade kan leiden. Behoeftestellers worden volledig op de hoogte gesteld van wat mogelijk is en wat niet en alle inkoophandelingen worden alleen door bevoegde inkopers uitgevoerd. Mijn advies aan deze en toekomstige CPO’s…laat de strategisch inkopers hun werk doen. Zorg als CPO ervoor dat ze uit het politieke veld worden gehouden en minder juridische geneuzel moeten aanhoren. 
 
En jouw toekomst?

Als directeur facilitaire zaken en CDI heb ik veel ervaring opgedaan waar ik nu in mijn nieuw bedrijf veel plezier van heb. Met m’n zoon Jeroen ben ik “praktijkvanrietveld” gestart. We geven advies op het facilitaire vlak en mijn inkoopervaring komt goed van pas.  Met praktijk van Rietveld kan ik een oude droom verwezenlijken om zelfstandig te gaan werken als adviseur. De eerste opdracht is al binnen, een grote huisvestingopdracht bij een middelgrote onderneming . Door het boek over vraaggericht facilitair management “Het Rieten Dak” dat ik samen met Leon-Paul heb geschreven, komen ook steeds meer leuke klussen onze kant op. Het voornaamste is dat ik vooral geniet en dankbaar ben dat ik alle opgedane ervaring nu als adviseur zelf in praktijk kan brengen. Ik word ook spoedig opa, waardoor ik ook vaak te vinden zal zijn in speeltuinen en diergaarde Blijdorp. Een machtig nieuwe tijd breekt aan….fantastisch 

Van wie zou jij nog eens een interview willen lezen?
Er zijn er uiteraard meerdere, maar mijn vriend Tom Oosterhof ( Directeur Facilitaire Zaken bij VWS) heeft ook een interessante kijk op inkoop. Hij is druk bezig met outsourcing van diverse processen, wellicht een boeiend onderwerp om met hem te bespreken.

 

---

Kort Cv
Naam :

  Henk Rietveld
Functie:  Momenteel Directeur RIEFA (Rietveld Facilitair Advies), voorheen Directeur facilitaire zaken/CDI bij Ministerie van BZK

Vooropleiding(en): MBO,HBO,WO, organisatiekunde/marketing/operationeel management
 

Carriere : Elektrotechnisch tot Elektrotechnisch installateur
1987 - Hoofd Electro (Defensie)
1989 – Complexbeheerder ( Defensie)
1991 -  Hoofd Facilitaire zaken (Defensie)
1994 -  Directeur Fac. Zaken (Defensie)
2003 -  Directeur Fac.zaken/ CDI (BZK)
2008 -  Directeur RIEFA

Hobbies:   Muziek ( speelt in eigen bands (Difaz en LeB)), Reizen en Terschelling
Favoriete film: “Das Leben der ander”.
Boek: Ondraagelijke lichtheid van het bestaan.
Tv serie: “Keizer en de Boer”.

Favoriete websites: Google, aanbestedingsmakelaar.nl, Fmresource.nl en uiteraard “praktijkvanrietveld.nl”

---

< Vorige		Volgende >