In het kielzog van maatschappelijk verantwoord ondernemen is duurzaam inkopen inmiddels een niet te missen trend. Organisaties die er mee aan de slag gaan ontdekken dat wie aandacht aan de p’s van people en planet besteedt, daar zelf niet slechter van hoeft te worden. Voorwaarde is wel een lange adem.

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) staat midden in de belangstelling. Dat is geen wonder. Organisaties, profit én non profit, besteden steeds meer uit. Anders gezegd: ze kopen steeds meer in. Wie daadwerkelijk inhoud wil geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen zal gezien de uitbestedingstrend de blik dus steeds meer op zijn toeleveranciers moeten richten. Produceren zij milieubewust? Hoe zijn de arbeidsomstandigheden?

Een tweede oorzaak van de toenemende belangstelling voor MVI ligt in het verlengde van de eerste. Organisaties kopen steeds meer in lage lonen landen in. Maar hoe is het daar gesteld met de mensenrechten? Maakt men gebruik van kinderarbeid?

Bij MVI gaat het erom door goede inkoop niet alleen bij te dragen aan de ‘profit’, maar ook aan de twee andere p’s. Hierbij is de blik nadrukkelijk gericht op de lange termijn. Vandaar dat ook wel de term ‘duurzame inkoop’ wordt gebruikt.

Maatschappelijk verantwoord inkopen heeft een hoge face value: natuurlijk is het goed om bij de inkoop ook andere aspecten dan alleen de laagste prijs mee te nemen.  Aan de andere kant is MVI ook een goede investering. U kunt zich er mee onderscheiden van de concurrentie. Maatschappelijk verantwoord inkopen is op de langere termijn ook lonend omdat het imago er door verbetert. Een derde hard argument om in MVI te investeren is dat het een middel is om de medewerkers te behouden (het is prettiger werken bij een bedrijf dat ook oog heeft voor de menselijke kant…) en een positieve invloed heeft op het werven van mensen (zie ook het eerder genoemde imagoaspect). Het voormalige staatsbedrijf TNT stond nooit hoog in de rankings van meest aantrekkelijke werkgevers. De samenwerking met het Wereldvoedselprogramma van de VN heeft er flink aan bijgedragen dat TNT inmiddels in de top tien van meest aantrekkelijke werkgevers staat.

MVI-scan
Bij MVI kan het mes dus aan twee kanten snijden: goed voor (de winst van) het eigen bedrijf en goed voor mens en planeet. Geen wonder dus dat steeds meer bedrijven en overheden werk van MVI gaan maken. Voor de overheid is dat inmiddels in harde doelstellingen vastgelegd. In 2010 moet de volledige inkoop van de rijksoverheid duurzaam zijn. Voor de lagere overheden geldt een doelstelling van 50 procent. Ook bij andere organisaties die aanbestedingsplichtig zijn, zullen duurzaamheidsaspecten in toenemende mate een rol gaan spelen bij Europees aanbesteden. Levert u aan de overheid? Dan is het zaak snel aan de slag te gaan met uw eigen inkoop. Hoe duurzaam is die eigenlijk? Heeft u al een beleid voor MVI geformuleerd? Wie wil weten hoe duurzaam hij inkoopt, gaat naar
http://www.sn-duurzaaminkopen.nl/zelfscan/introductie.asp
Hier staat een scan om dat vast te stellen. Het instrument is weliswaar primair voor gemeenten ontwikkeld, maar is in principe voor elke organisatie geschikt.

Aan de slag
Weet u op basis van bijvoorbeeld deze scan hoe duurzaam u inkoopt, dan kunt u daarna uw plan trekken. Hierbij kan de volgende stapsgewijze aanpak gelden:
• bepaal de ambitie
• organiseer de communicatie
• voer het beleid uit.

Het ambitieniveau kan uiteraard sterk verschillen tussen organisaties. Dit kan uiteenlopen van aparte papierinzameling tot het introduceren van een compleet milieuzorgsysteem. Wat u ook doet: stel meetbare en haalbare doelen.
Als er eenmaal doelstellingen zijn vastgesteld, dan moeten die ook met verve worden uitgedragen. Uitgangspunt is dat MVI niet het speeltje van louter de directie kan en mag zijn. Duurzaam inkopen treft iedereen binnen de organisatie. Communicatief gezien dienen twee paden te worden bewandeld. De directie zal op de zeepkist moeten klimmen en nut en noodzaak over het voetlicht moeten brengen. Parallel daaraan worden andere tools voor interne communicatie ingezet. Te denken valt aan: intranet, prikborden, personeelsblad en posters.

De resultaten van MVI moeten voor iedereen binnen de organisatie duidelijk zijn. Laat zien dat duurzaam inkopen misschien in eerste instantie een kostenpost is, maar dat op de langere termijn sprake is van een win-winsituatie.

Do’s

Bezint eer ge begint
Duurzaam inkopen is niet iets dat u er even bij doet. Het vereist een lange termijn visie en een lange adem. Dat vraagt om een andere instelling dan die nodig is om bijvoorbeeld een inkoopbesparingsprogramma uit te voeren.

Betrek uw klanten
Weet wat de klant belangrijk vindt, ook op het gebied van duurzaam inkopen. Ga daarom de dialoog aan en gebruik de vergaarde informatie als input voor uw aanpak voor MVI.

Breng commerciële mogelijkheden in kaart
Dit punt ligt in het verlengde van het voorgaande. Want als u precies weet wat uw klanten van u willen als het gaat om MVI, dan dienen de commerciële mogelijkheden zich vanzelf aan. Als medewerkers zien dat bijvoorbeeld de total cost of ownership omlaag gaat, of er marktkansen ontstaan, worden de grootste tegenstanders van MVI de beste missionarissen.

Dont’s

Slechte organisatie
Alles begint met de betrokkenheid van het topmanagement. Als de top er niet achter staat, kan het nooit wat worden. Dat heeft alles te maken met het feit dat MVI, zeker in het begin, meestal geld kost. Als het duidelijk is dat de top van het bedrijf vol achter maatschappelijk verantwoord inkopen staat, is het vervolgens zaak iemand voor de uitvoering ervan verantwoordelijk te maken.

Sjablonen gebruiken
Maatschappelijk verantwoord inkopen is geen standaard bouwpakket met tips en trucs. Koopt de ene organisatie in lage lonen landen in en heeft zij dus mogelijk met kinderarbeid te maken, voor de andere geldt dat helemaal niet. Analyseer goed wat u inkoopt en formuleer op basis daarvan uw eigen unieke beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen. Benadruk in offertetrajecten uw sterke punten op MVI-gebied.

Eenzijdige focus op milieu
MVI wordt vaak nogal eenzijdig opgepakt als louter een milieuverhaal. Natuurlijk moet een schoonmaakdienstverlener in zijn MVI-beleid aandacht besteden aan het terugdringen van het gebruik van milieubelastende chemicaliën. Vergeet echter de sociale aspecten niet te benadrukken. Zorg voor een evenwichtige mix van maatregelen.

Auter: Goof Oudendijk en Wim Nieland