Schoolboeken worden maar zelden professioneel ingekocht. Dat is jammer, want hier is voor de school veel meer te winnen dan alleen een lage prijs. Bovendien is goed inkopen een stuk gemakkelijker te leren dan lezen en schrijven.

Het professioneel inkopen van schoolboeken is voor verreweg de meeste scholen nog onbekend terrein. Daarbij komt dat er angst bestaat dat men door de verplichting Europees aan te besteden niet meer de boeken kan kopen die men eigenlijk wenst. Dat laatste is een misvatting. Eén van de uitgangspunten van Europese aanbesteden is nu juist dat de aanbestedende dienst zelf bepaalt wat zij wil kopen. Maar het inkopen van schoolboeken is wel een geval apart, omdat merkonafhankelijk specificeren eenvoudigweg onmogelijk is: men kiest voor een bepaalde auteur die de lesmethode ondersteunt.

Een gemiddelde school schrijft 300 verschillende schoolboeken voor. Hiervan veranderen er jaarlijks 75. Docenten kiezen een lesmethode die voldoet aan de door de overheid vastgestelde eindtermen. Zij laten zich hierbij door de boekhandelaren informeren over de verschillende methodes. De boekhandel wordt door de scholen in feite meestal meer beschouwd als educatief specialist dan als toeleverancier van de ‘spullen’. De uitgeverijen leveren nagenoeg zelden direct aan scholen. De prijs die de school betaalt voor het leveren van schoolboeken is een distributievergoeding, die hoger ligt als er meer aanvullende diensten (zie hierna) worden afgenomen.

De schoolboekenmarkt
Nederland telt slechts twee grote educatief specialisten met een landelijke dekking: Iddink en Van Dijk Educatie. Deze twee distributeurs hebben een gezamenlijk marktaandeel van 65 procent. Daarnaast zijn er nog 25 kleinere, vooral regionaal opererende, educatief specialisten. De educatief specialisten zorgen ervoor dat de verschillende leermiddelen – waaronder leerboeken en werkboeken, CD-roms, audiotapes, atlassen en naslagwerken  - voor iedere individuele leerling op maat en op tijd beschikbaar komen. Ze verdienen hun geld door een marge te berekenen voor de doorverkoop van de boeken die zij van de vele verschillende uitgeverijen betrekken en daarbij aanvullende services te leveren. De regionale educatief specialisten verkopen alleen boeken, hun landelijk werkende collega’s verhuren die ook.

De educatief specialisten bieden een breed pakket aan services aan waaronder:
• advisering ten aanzien van lesmethoden en leermiddelen
• samenstellen boekenlijsten
• boeken op voorraad houden
• inkoop bundelen voor scholen
• individuele boekenpakketten maken
• fondsbeheer, financiering en controle op betaling ouders
• benchmarking van kosten.

In Nederland zijn vier grote uitgevers van schoolboeken met een gezamenlijk marktaandeel van zo’n negentig procent. In alfabetische volgorde:

• Malmberg,
• Nijgh-Versluys,
• Thieme-Meulenhoff 
• Wolters Noordhoff.

Daarnaast zijn er circa tachtig kleine(re) educatieve uitgeverijen. De uitgevers van schoolboeken verzorgen ontwerp, productie en marketing. Zij stellen de oplage van een boek vast en bepalen de prijs die de eindklant in rekening wordt gebracht. Sinds 1 januari 2005 hebben zij daarbij meer speelruimte, omdat er geen vaste prijs meer geldt.

Do’s
Formuleer helder inkoopbeleid
U kunt pas effectief en doelmatig inkopen als er goed is nagedacht over het inkoopbeleid: wat en hoe wilt u eigenlijk inkopen? Maar heldere keuzes. Kies tussen een intern, een gefaciliteerd intern en een extern boekenfonds. Weet u welke voor- en nadelen hierbij horen? Denk goed na over de aanvullende diensten die u van de leverancier wenst.

Benut inkoopkracht leverancier
In tegenstelling tot de meeste goederen en diensten die Europees moeten worden aanbesteed, is merkonafhankelijk specificeren bij schoolboeken niet mogelijk. Maar dat wil niet zeggen dat u met lege handen staat, want door de inkoopkracht van de toeleverancier goed te benutten, kunt u veel voor uw school betekenen. ‘Inkoopkracht’ heeft niet alleen betrekking op de grote volumes die de toeleverancier koopt bij de uitgeverijen, maar ook op de vele aanvullende services die kunnen worden verleend (zie hiervoor).

Koop samen in (maar pas op voor haantjesgedrag)
Het loont om samen in te kopen: u heeft niet alleen meer inkoopvolume maar tegelijkertijd worden de inkoopproceskosten ook relatief lager. Maar, let er op dat in de inkoopcombinatie geen dominante haantjes zitten met een belang van circa meer dan een derde van het totale inkoopvolume. De ervaring heeft geleerd dat dit tot problemen leidt.

Dont’s
Elk jaar het wiel opnieuw uitvinden
Sluit een flexibel meerjaren contract voor een periode van maximaal vier jaar af, dan hoeft u niet ieder jaar de tijdrovende (en dus kostbare) Europese aanbestedingsprocedure te herhalen. Na een jaarlijkse evaluatie besluit u om het contract al dan niet door te laten lopen.

Te laat beginnen
Bepaal uiterlijk november de keuze voor de lesmethode. Start in december de aanbestedingsprocedure, stel in maart de boekenlijsten samen en maak in mei een scherpe schatting van de aantallen in te kopen schoolboeken. In juni kunnen dan de bestellingen worden gedaan. In augustus kan worden uitgeleverd en gesorteerd. In september bij het begin van het nieuwe lesjaar krijgen de leerlingen hun boeken en in oktober dient u de gehele gang van zaken te evalueren.

Geen fouten durven maken
Schoolboeken professioneel inkopen is nieuw voor de meeste scholen. Maar met vallen opstaan is het te leren. Deel daarom uw ervaringen met anderen en leer van elkaars fouten en successen.

Te snel opgeven
Europees aanbesteden is een beproefde methode om professioneel in te kopen. Geef niet te snel op, zoek (ervarings)deskundigen op en laat u goed voorlichten over de mogelijkheden.

Best Practice bij De Nederlandsche Bank

De Nederlandsche Bank (DNB) heeft recent een aanbesteding van boeken gedaan, waarbij de dienstverlening rondom de levering van boeken centraal stond. De keuze voor de leverancier hing voor een groot deel af van de toegevoegde waarde die deze zou kunnen hebben. Het assortiment van de leverancier diende breed te zijn en het aantal verstuurde facturen zo klein mogelijk. Het aantal handelingen bij de distributie en afhandeling van bestellingen en de levertijd van boeken uit binnen- en buitenland spelen een grote rol in de dienstverlening: online bestellen, track and trace systeem voor bezorging en het beschikbaar stellen van inhoudsopgaven en abstracts van boeken. De prijs is natuurlijk niet helemaal onbelangrijk. Om die goed te kunnen vergelijken, werd een zogenoemde ‘prijzenmand’ vastgesteld. Inschrijvers konden hun prijzen hierop invullen, bovendien konden zij een prijs afgeven voor de dienstverlening op basis van historische bestelgegevens van DNB. Door hoge eisen te stellen aan de dienstverlening heeft de bank het aantal handelingen in de eigen organisatie terug kunnen dringen.
Tevens was DNB door deze wijze van aanbesteding niet gedwongen om voor een bepaalde uitgever of auteur te kiezen. Kortom: keuzevrijheid én een betere dienstverlening.

Tekst: Wim Nieland MSc MBA en Marlies ten Brink MSc, gepubliceerd in Facto Magazine