Sinds we binnen de overheid met z’n allen Europees aanbesteden komen directe onderhandelingen niet meer voor. De uitgebrachte offerte voor ons op tafel en per onderwerp een stevig gesprek om te kijken wat er nog extra uit te halen valt, het mag niet meer, want de wet zegt “first offer is last offer”. Dus maken we mega dikke aanbestedingsdocumenten, waarin alles voorgeschreven, geregeld en geëist wordt. En dan gaat het ook nog geregeld mis!

Zo langzamerhand ontstaat ook bij de politiek een meer dan kritische houding ten aanzien van de ons door de Europese Gemeenschap opgelegde aanbestedingsregels. Voorbeelden hiervan zijn de (mislukte) aanbestedingen Busvervoer en Huishoudelijke Hulp, die voor behoorlijk wat onrust hebben gezorgd.

Onderhandelen mag dus niet meer van de Europese wet en sinds enkele jaren is dit ook verankerd in een nationale wet (BAO). Is onderhandelen daarmee slecht? Geeft het altijd een mogelijkheid om bepaalde voorkeur partijen te bevoordelen? Ik denk dat indien iemand slecht wil er geen wet ter wereld is die dat kan voorkomen. Als ik persé door rood licht wil rijden dan doe ik dat. En met wat mazzel, kom ik daar nog mee weg ook. Zo werkt dat ook met de strakke wettelijke regels bij het aanbesteden. Niet alleen moet een overheidsinkoper behoorlijk juridisch geschoold zijn, maar datzelfde geldt ook voor de inschrijver op de overheidsaanbesteding. Het is ondoenlijk voor inschrijvende partijen om elke aanbesteding vooraf te controleren op rechtmatigheid. Brancheverenigingen proberen namens hun leden daar soms de nodige tijd in te steken, maar dat blijven altijd deelgebieden, hoofdzakelijk werken. De beoordeling op rechtmatigheid blijft vaak beperkt tot de zeer grote aanbestedingen, vooral van de rijksoverheid. Wel wordt rechtmatigheid achteraf regelmatig beoordeeld, maar dan door de rechter. Niet bevorderlijk voor het relatiebeheer.
Wat mijn inziens minstens zo schadelijk werkt is het toegenomen wantrouwen tussen overheid en bedrijfsleven. Het persoonlijke contact voor het afsluiten van een overeenkomst is verdwenen. De overheidsinkoper kan na het vrijgeven van het aanbestedingsdocument niets meer vragen en de inschrijver kan alleen maar vragen stellen op basis van de informatie in het aanbestedingsdocument. Beide partijen missen deze interactie, die door de wetgever als heel erg slecht en duister wordt bestempeld.

Ik denk dat het wel kan. Onderhandelen dus, om mede op basis van de onderhandelingsresultaten tot een keuze tot gunning te komen. Inderdaad brengt onderhandelen risico’s met zich mee. Vriendjespolitiek? Het is mogelijk. Maar de huidige wetgeving criminaliseert een overheidsinkoper als er contact ontstaat voordat er gegund wordt. Daarmee wordt het gehele aanbestedingsproces krampachtig en afstandelijk. Terwijl na sluiten van de overeenkomst je de leverancier of dienstverlener zeer hard nodig hebt voor goede raad. Daarvoor moet je wel eerst een behoorlijke relatie opbouwen. Dat kost tijd en die tijd laat men zich door de vingers glippen met het beperkte, uitsluitend schriftelijk, communiceren tijdens een aanbesteding. Pas na gunning kan er weer persoonlijk contact plaats vinden.

In een onderhandeling voordat de gunningbeslissing genomen wordt, pleit ik voor een rol voor controllers, als bewakers van het onderhandelingsproces en als (mede)voorbereiders van de onderhandeling. Welke financiële ruimte heeft de aanbestedende overheid? Welke voorwaarden moeten minimaal gerealiseerd worden? Welke nieuwe inzichten of aanpassingen zouden achteraf op tafel gelegd moeten worden. Met dat laatste bedoel ik niet nieuwe en zwaardere gunningcriteria, maar eerder minder gunningcriteria of een alternatieve aanpak op onderdelen van de opdracht!
De onderhandelingen worden geleid door de inkoper. Gezien de opleiding van een inkoper mag je er vanuit gaan dat deze op een integere wijze kan onderhandelen.
De uitkomsten van de onderhandelingen zouden in een soort nota van aanpassing alle inschrijvers ter hand  gesteld moeten worden, zodat de offerte in een definitieve aanbieding gewijzigd kan worden, ook voor de prijsaanbieding.

Mogelijk kan e-veilen een rol spelen. Nu al wordt met behulp van een digitale veiling zichtbaar voor alle deelnemers de prijs bepaald. Dat kan met enige aanpassing ook gebeuren voor gunningcriteria die niet helemaal uitgekristalliseerd zijn. De aanbestedende dienst licht een dergelijke gunningcriterium nader toe en dan vooral datgene wat nog voor vraagtekens zorgt. Inschrijvers kunnen daar direct op reageren. Om te zorgen dat de concurrentie niet op de hoogte geraakt van de suggesties of voorstellen kan beantwoording afgeschermd worden. De beantwoording kan gewogen worden en in de nota van aanpassing opgenomen worden, waarbij dan niet de manier waarop, dat is bedrijfsgeheim, maar het eindresultaat beschreven staat. Kan een andere inschrijver het beter en minstens tegen gelijkblijvende prijs of tegen een betere kwaliteit, dan kan dat in de definitieve offerte opgenomen worden.

Voorwaarde voor onderhandelen is dat de overheid leert calculeren en vakkennis vergaart. Wat mag bijvoorbeeld een opdracht kosten? En dan niet gerelateerd aan het beschikbare budget, maar aan de marktprijs. Wat is een reële aanbieding en wat niet? Dat houdt in dat een overheid zich doorlopend oriënteert op de ontwikkelingen in de markt.
Het uiteindelijke doel van deze werkwijze zou moeten zijn, om het uiterste uit de aanbesteding te halen. Het is dan aan de onderhandelingsvaardigheid van de inkoper en zijn team hoe goed zij daarin slagen. Aan de andere kant heeft het bedrijfsleven er baat bij dat zij hun offerte mogen bijstellen en in ieder geval een kans hebben om onduidelijkheden in het aanbestedingsdocument bespreekbaar te maken om vervolgens de oplossing te kunnen verwerken in hun offerte.