Tom Oosterhoff, al bijna 18 jaar directeur Facilitaire zaken van het ministerie voor Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). In die jaren heeft hij (af-)wisselende werkgebieden gekend. Zo was hij tot 5 jaar geleden (nevenfunctie) ook Coordinerend Directeur Inkoop bij VWS, maar ook BVA (Beveiligingsambtenaar) Deze taken zijn inmiddels als een fulltime, aparte functies belegd, maar nog dagelijks heeft de heer Oosterhoff “last en plezier” van inkoop. Volgens Tom Oosterhoff is inkoop hot, zeker bij de rijksoverheid.

Welke ontwikkelingen mbt Inkoop bij de overheid heb je de afgelopen jaren gezien en wat was jouw rol ( of van organisatie) daarin?
Bij VWS had de inkoopfunctie voorheen een sterk decentraal karakter en was dit in eerste instantie voornamelijk een facilitaire bezigheid. De facilitaire organisaties kende immers de impact van een goede inkoopafdeling aangezien zij, als ondersteunende diensten aan de primaire taken van een departement,  bij taakstellingen vaak als eerste vaak werden geconfronteerd met financiele bezuinigingen. Door goed in te kopen kon men zich hier in het verleden vaak effectief aan tegemoet komen….  

Inmiddels heeft men zich ook bij VWS gerealiseerd dat inkoop ook op het gebied van andere beleidstaken en in het kader van de huidige taakstellingen, een substantiele bijdrage kan leveren. Wellicht ook door de nadrukkelijk aandacht van de rekenkamer zie je een radicale verandering van denken van een voorheen facilitair inkoopgedachte naar een meer staffunctie voor inkoop. Gevolg, strategische inkoopteams versterken momenteel de beleidsmakers in hun plannen. 

Ik zie wel een ontwikkeling waarbij er minder ’echt’ wordt ingekocht. Vroeger was er sprake van gedegen marktkennis, een traject werd voorafgegaan door een gedegen marktonderzoek. Momenteel gaat het meer om proceskennis van het europees aanbesteden en minder om  vakinhoudelijke inkoopkennis. Hier zeg ik niet mee dat dat negatief is, maar het wordt anders beleefd.  De inkopers zijn momenteel meer bemiddelaars, intermediairs –makelaars zoals je wilt- die de risico’s in het proces beheersen en simpelweg de juiste vragen moeten stellen bij een behoeftestelling.

Interne klanten hebben wel het gevoel ingeperkt te worden in hun budgetvrijheden en reageren vaak wat allergisch. De natuurlijke drang om onder het proces uit te willen komen is latent aanwezig en al gauw worden inkopers daarom bureaucraten genoemd. Het antwoord hierop is eigenlijk, begin op tijd en betrek de aanwezige deskundige inkopers!!

Beste herinnering / mooiste resultaat 
Ik heb in mijn carriere veel meegemaakt als het ging om inkoop, al moet je het soms aankoop noemen. Waar we bij VWS goed in zijn geslaagd is dat we sinds de start van professionalisering van inkoop, het aantal leveranciers aanzienlijk hebben gereduceerd en dat we meer praten en werken vanuit ‘ketendenken’. Denken in een totaal proces en minder individuele transacties.

Vanuit mijn facilitaire achtergrond vond ik de verhuizing van VWS uit Rijswijk naar Den Haag een boeiende tijd. Ik heb toen veel te maken gehad met aannemers en handige verkopers. Daar leer je een hoop van. Daarnaast, niet geheel een inkooptraject alswel een handig zakelijke deal en wat ik me in het bijzondere herinner, was het kunstproject. Als gevolg van de verhuizing diende men,  rijksvoorschrift bekend  als de z.g. ‘1 %- regel’, minmaal 1% van de nieuwbouwwaarde te investeren in een kunstobject. Al gauw bleek na een boeiende selectie, dat een zwevende steen van Wim T. Schipper de entree van VWS zou gaan opsieren. Zeer bijzonder en een hoogstandje ‘van heb ik jou daar’.  Een steen zou zweven op een magnetisch veld. Vanwege de nieuwigheid had ik wel wat bedenkingen waardoor ik in het onderhandelingsproces heb aangegeven pas te betalen als het systeem 6 weken, zonder problemen zou werken.  Gelukkig maar, want het heeft bij VWS hooguit 15 minuten achtereen gewerkt!  De bewegingen in de hal van bezoekers en windvlagen zorgde ervoor dat het systeem niet zo stabiel bleek als was voorgesteld. Dit fraaie en moderne kunstwerk staat nu bij het museum van Boijmans in Rotterdam. Wij hebben daarvoor bij VWS een ander schitterend kunstwerk in bruikleen gekregen van Boijmans, te weten een kunstobject (Sphere, een gestileerde aardbol van circa 1000 kg) van Arnoldo Pomodoro.

Wat zie je momenteel als een positieve ontwikkeling in het overheidsinkoopvak?
Ik zie steeds vaker dat inkoopfuncties binnen de rijksoverheid, strategische worden ingezet en dat de resultaten er inmiddels echt toe doen. De medewerkers veranderen van stoffige administratieve inkopers in klantgerichte aanbestedingsprofessionals die naast de beleidsmakers staan en meedenken in projecten. De ontwikkelde CDI functies bij de departementen hebben ook in de organisatie een goede aanspreekbare positie waarbij op hog niveau verantwoording wordt afgelegd. Inkoop staat hoog op de politieke agenda, wellicht ook door de komst van een CPO- rijk en de inspanningen van het inkoopplatforum Pianoo. Kennis wordt uitgewisseld tussen inkoopbroeders en dat komt het vak ten goede.

Wat zie je als een negatieve ontwikkeling?
Ik bemerk wel dat naast alle positieve inkoopontwikkelingen, de verantwoordelijkheden van budgethouders worden uitgekleed. Het proces doet z,n werk en tussentijds bijsturen stuit op een dilemma; stoppen met het inkoopproces, of doorgaan vanwege tijdsdruk ? Daarnaast is het jammer dat de departementen nog hoge muren kennen, waardoor inkopers vaak binnen de cultuurgrenzen van het departement blijven hangen. Als je als overheidsinkoper ergens goed in bent, is het jammer als dit niet of nog onvoldoende wordt gedeeld met andere departementen. De ontwikkeling van categoriemanagement is een goede weg vooruit en zorgt ervoor dat expertise van enkelen, rijksbreed kunnen worden ingezet. De vraag is wel of deze expert-inkopers bereid zijn om hun vertrouwde omgeving te verlaten…een cultuurveranderingstraject is gewenst.
 
Waar staat volgens jou overheidsinkopen in 2015 ? Is er toekomst voor ambiteuze overheidsinkopers?
Inkoop in de publieke sector "is hot" en zie je in elke publieke organisatie terugkomen als een belangrijke topic. Binnen de rijksoverheid zie je dat inkoop-beleidstaken van de CPO een stevige positie krijgt bij BZK onder de directie DGOBR. Vanuit dit DG worden in de toekomst de lijnen ofwel kaders uitgezet ten voordele van het concern rijk. Ik zie een ontwikkeling dat wanneer categoriemanagement verder wordt uitgewerkt, dit een versterking is van het inkoopvak waardoor op hoger niveau, gebaseerd op ervaring, een positief denkbeeld ontstaat om ook volgens de inkoopspelregels te blijven werken. Ik voorzie wel dat meer gebruik zal worden gemaakt van de buitenwereld, het platte werk zal meer worden uitbesteed. De beperkte capaciteit in kennis binnen het rijk en de politieke wens om minder fte’s, werkt outsourcing van niet-primaire taken in de hand. 

Overige op-aanmerkingen.  
Er wordt momenteel meer succesvol samengewerkt tussen departementen op facilitair gebied, en niet alleen inkoop. Sommige departmenten zitten al op 1 locatie en in de ondersteuning zie je dat SSC’s worden opgericht om de ondersteunende diensten te blijven verlenen op niveau. “Beleid centraal, ondersteuning meer op afstand” . Mijn indruk is wel dat veel SSC’ s aan hun eigen proces ten onder kunnen gaan waardoor de vraag voor gehele outsourcing van hun taken om de hoek ligt.  Binnen SSC’ s wordt geharmoniseerd, gestandaardiseerd waardoor de overstap naar de markt, voor de hand ligt. Het facilitair bedrijf van VWS is in 18 jaar van 500 naar 40 fte geslonken door procesverbetering en automatisering van processen. De verwachting is dat binnen 15 jaar dit aantal nog ca 10% van de huidige bezetting is. Wat overblijft binnen de rijksoverheid, zijn professionals die daadwerkelijk alleen maar regie voeren over de processen, in samenspraak met externe leveranciers. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de inkopers, omdat leveranciers- en contractmanagement cruciaal is voor het succesvol laten slagen van een SSC

Van wie zou jij nog eens een interview willen lezen?

Binnen de publieke sector lopen veel interessante mensen met een mening over inkoop. Als eerst denk ik aan mevrouw Wiana Partakusuma, zij is programmadirecteur duurzaam inkopen. Een nieuwe gebied met veel mogelijkheden en invloed op de ontwikkeling van het rijksinkoopbeleid. Daarnaast is de heer Staallekker ( Directeur FAZ BUZA) opok een interessante om zijn mening/visie te vragen. Hij heeft jarenlang ervaring mbt outsourcing/ inkopen van mn facilitaire dienstverlening. Ik zie de interviews graag op aanbestedingsmakelaar.nl

Curriculum vitae
Naam :  Tom Oosterhoff
Functie:  Directeur Facilitaire Zaken
Bij : VWS
Vooropleiding(en):
HBS , 1 jaartje rechtenstudie (afgebroken) in Rotterdam en vele, vele korte rijksopleidingen.
Carriere :
Begonnen als administratief medewerker op de entadministratie (AAC-2) en via diverse P-functies en de Keuringsdienst van Waren uiteindelijk eind1991 benoemd als Directeur AZ
Hobby: 
Reizen, lezen, klussen, PC-games
Favoriete film / boek / tv serie : 
Avonturenromans, detectives, reisboeken. Ben thans ‘De verraders’ van David Baldacci aan het lezen. Films zelfde genre, TV nieuws- en actualiteiten programma,s
Favoriete websites:
Google, Expedia, Wiki, reissites, vergelijkingssites