Met zijn permissie: Kraljic is geen god, zijn matrix geen bijbel, zijn scheidslijnen geen messen. Het is wel een buitengewoon sympathieke man, die in één krachtig beeld een bijzonder waardevol inzicht bracht.

De Kraljic-matrix is een visualisatie die waarde krijgt bij inhoudelijk begrip. Het is geen blauwdruk of filter die je pas en te onpas over je inkoopgegevens kunt leggen en je dan automatisch in een staat van eureka doet belanden. Andersom: als je de inhoud begrijpt, kunt je ook zonder Kraljic-matrix je inkoop in kaart brengen, op de criteria en gevoeligheden die je zelf ervaart. Hiervoor moet je natuurlijk wel weten waar die liggen, gelijk we ook altijd tegen onze klanten zeggen dat ze wel moeten weten wat ze willen hebben.

Wat de Kraljic-matrix zo bijzonder maakt, is dat geprobeerd wordt om de matrix tot op het wiskundige bot te definiëren, zodat het kan helpen beslissingen te nemen. In de zoektocht naar die heilige Graal vindt men geschriften dat de matrix niet volledig is; dat de twee-dimensionale analyse een vergaande versimpeling is voor een werkelijke bedrijfsbeslissing; dat de verhoudingen tussen de leveranciers en de afnemer en het machtenspel wat daarbij een rol kan spelen onbenoemd blijven; dat de invulling subjectief gebeurt; dat de standaardstrategieën alleen in theorie werken. Vooralsnog zijn er weinig tekenen dat de gemiddelde inkoper aan deze apocriefe geschriften iets gelegen laat liggen. Dat is jammer, want ook al lijkt het alsof de matrix van alle kanten wordt aangevallen, is dat slechts schijn. Juist diegenen die de matrix grote waarde toekennen, zijn meestal de kritieke noten in de wijze waarop ze het in de dagelijkse praktijk gebruikt zien. Alle kritiek is volkomen waar, al hangt dat wel af, van wat je met de matrix wilt zeggen en welke stellingen of conclusies je ermee wilt onderbouwen.

Voor Kraljic waren er natuurlijk al werelden vol andere matrixen en strategiemodellen. Zo werden al ongeveer 2300 jaar geleden in de Sun Tzu onder meer negen gronden opgetekend. Vier daarvan hadden in de Kraljic-matrix niet misstaan. Ter vergelijk als illustratie:

Nu was het echt niet zo, dat een Chinese generaal achterom keek en al bij het geringste aangezicht van een muur ging plunderen. En al was de grond nog zo vitaal, dan nog prevaleerden de persoonlijke eigenschappen van de andere leenheren op dat moment in de te kiezen vorm van samenwerking. En al was de grond nog licht, dan nog kunnen er 1001 redenen zijn om niet verder te gaan, zoals er op uitgestrekte grond momenten kunnen voorkomen, waarop een keuze voor een stille en bewegingloze staat door de eigen gelederen zeer gewaardeerd zal worden.

De andere vijf gronden zouden reflexgedrag hebben voorkomen. Deze kunnen voor dit moment (heel even) worden opgevat als een soort van verfijning van de bovenstaande basisstrategieën:   

De Sun Tzu zegt het zelf heel mooi (zij het bij de Negen Variabelen, ongeveer hetzelfde als de Negen Gronden): “Als men het leger aanvoert en de vijf voordelen kent, maar geen inzicht heeft in de negen variabelen, kan men geen mensen inzetten!” De vijf voordelen zijn hier vijf typen gronden met basisstrategieën, waarbij als disclaimer vijf ‘voorbehouden’ worden gegeven. De voordelen verdienen dus altijd nader onderzoek en inzicht.

Toch kun je al zeggen dat het verder doordringen op een Uitgestrekte grond je alleen maar verder het bos in stuurt; het in beweging blijven op Lichte grond enkel resulteert in een “Hamburger Hill”; het sluiten van bondgenootschappen op Zware grond betekent dat je met je troepen een (voor op dat moment wellicht) ietwat te genuanceerde vorm van uitgestelde betaling moet overeenkomen; het plunderen op Vitale grond alleen maar ruzie geeft met de buren. De kernboodschap is ook: in een situatie X, denk aan het toepassen van strategie Y, maar blijf om redenen Z altijd verder kijken! Want ook daarin is de Sun Tzu op meerdere plaatsen heel duidelijk: “Als het overeenstemt met voordeel, handel dan. Als het niet overeenstemt met voordeel, stop dan.”

Het is niet een kwestie van criteria invullen. Modellen of matrices op een hoog abstractieniveau (en in het algemeen) kunnen zich niet ontrekken aan het Anna Karenina-principe: ieder gelukkig huwelijk is hetzelfde, maar ieder ongelukkig huwelijk is ongelukkig op hun eigen manier. Het is nooit één exclusieve factor of verband, dat tot gewenste resultaten lijdt. Daarvoor is de realiteit te dynamisch en genuanceerd. De matrix geeft een enkel verband weer, die in combinatie met andere verbanden en gegevens moet worden geïnterpreteerd. 

Algemene aanbevelingen in modellen, matrixen of de overlevering bieden ook over het algemeen vuistregels. Dit zullen sommigen jammer vinden, want een strategie en desicionmaking tool zijn veel sexier en geven ook wat meer cachet en gewicht aan het hele gebeuren en maken zeker meer indruk. Anderen zullen hierom minder malen, want die hebben al eerder in de literatuur gelezen, dat de meerwaarde van het invullen van een matrix juist zit in de discussie of overpeinzingen over wat men ‘gevonden’ heeft. De uitkomsten van de matrix zijn dus niet de uitkomsten van de analyse. Die vangt aan nadat de matrix haar resultaten heeft gepresenteerd. De uitkomst van de matrix als synthese, die naar goed wetenschappelijk gebruik moet worden gefalsificeerd, alvorens het resultaat uit  die falsificatie tot bruikbare waarheid te worden verklaard.

Waarin schuilt dan voor velen het orakel in de Kraljic-matrix? Die magie is zelfs zo sterk, dat de matrix ook vaste plaats heeft veroverd in de overheidsinkoop. Dat de overheid niet inkoopt, maar voor 99% gewoon koopt ligt daaraan kennelijk niet in de weg. Dat het de overheid aan een met commerciële bedrijven vergelijkbaar financieel resultaat ontbreekt, ook niet. Wel gek, want als één van de parameters van de Kraljic-matrix voor de overheid niet van toepassing kan zijn, dan zou de matrix toch als geheel moeten omvallen, zou je denken? Niet is echter minder waar! Zou het de wereld op zijn kop zijn als Kraljic zelf hiernaar met enige verbazing zou kijken? Hem zou het volgende kunnen opvallen:

De overheid neemt conform de Kraljic-matrix als strategie ‘verdeel en heers’ aan voor productgroepen in het Hefboomkwadrant. Iedereen knikt enthousiast mee met de analyse, dat hier grote bedragen worden uitgegeven, de overheid daarom voor de markt interessant is en maximale concurrentie moet worden gezocht voor een optimale prijs-kwaliteitverhouding. Vaak wordt daarbij gemeld, dat dit effect groter is naarmate je het vaker opzoekt, dus bij voorkeur contracten van korte duur. Hoewel iedereen het hiermee eens is, hoef je niet ver te kijken dat de strategie bij aanbestedingen van Hefboomproductgroepen is: maximaal volume bundelen en voor vier jaar vastleggen in gezamenlijke raamovereenkomsten. Dat terwijl de minitender (hence the name) niet vergelijkbaar is met een open marktconcurrentie en vier jaar niet bepaald een ‘korte’ duur is…

De overheid neemt conform de Kraljic-matrix als strategie ‘neem het gemak ervan’ aan voor de productgroepen in het Routinekwadrant. Iedereen knikt weer enthousiast mee met de analyse, dat het hier om niet zulk grote bedragen gaat. De leverancier is niet bijster interessant, dus: niet te gebonden zijn, dan kun je snel van af. Het ideaal is een soort professionele LAT-relatie. Daarbij wel bij de leverancier het grootste gemak in de afhandeling van zaken bedingen (lees: laat hem zo min mogelijk tot last zijn). Ondanks dat veel routineproducten via een gemakkelijk webshopje worden aangeschaft, is dat toch op basis van raamovereenkomst voor vier jaar, al dan niet met een vaste prijsindexering, meestal met een enkele leverancier. Dus eigenlijk hetzelfde als voor het Hefboomkwadrant, maar dan ietsje smaller…

De overheid neemt conform de Kraljic-matrix als strategie ‘samenwerking’ aan voor productgroepen in het Strategische Kwadrant. Iedereen knikt nogmaals enthousiast mee (nu ook de leveranciers) met de analyse, dat het hier om de belangrijke zaken gaat en het (gezien de schaarste van specifieke kennis) essentieel is met de leverancier een goede relatie en zelfs ‘partnership’ voor de langere duur op te bouwen. De algemene maximale duur in het aanbestedingsrecht is vier jaar, dus: raamovereenkomsten afsluiten voor vier jaar. Alleen nog even kijken of je die met één of meer partners afsluit, want je mag niet te afhankelijk worden… Dus eigenlijk hetzelfde als het Hefboomkwadrant, maar dan anders...?

De overheid neemt conform de Kraljic-matrix als strategie ‘pappen en nathouden, en zoek alternatieven’ aan voor productgroepen in het Knelpuntkwadrant. Iedereen knikt ook nu weer enthousiast mee met de analyse, dat geen leveranciersafhankelijkheid mag bestaan  en de situatie moeten worden vermeden, dat de overheid lijdzaam naar de pijpen van de leveranciers moet dansen. Gek genoeg zijn veel van de leveranciers waar de overheid werkelijk van afhankelijk is binnengekomen via het Hefboomkwadrant en sommigen zelfs via het Routinekwadrant. Dit blijkt bij uitstek het kwadrant te zijn, waarin om diverse redenen een beroep op de uitzonderingen op de aanbestedingsplicht wordt gedaan. Ik wil geen van die redenen bagatelliseren, maar zo droog op het eerste theoretische gezicht is dat precies het tegenovergestelde van de strategie waar iedereen het mee eens was…

Zou het werkelijk de wereld op zijn kop zijn als Kraljic zelf hiernaar met enige verbazing zou kijken? Voordat de Aanbestedingsmakelaar ingaat op de moverende redenen waarom de overheid anders handelt, is het voor nu wellicht goed om bovenstaande gedachte even te laten indalen…

Team Aanbestedingsmakelaar.nl