De kaders van het aanbesteden was zo’n 5 jaar terug niet minder duidelijk dan nu – wel minder beperkend. Wat de regelgevers is ontgaan (zaten daar trouwens commercieel ervaren mensen, marketeers e.d. bij ?), is dat je soms contact met de markt/uitvoering moet hebben om de juiste metingen/bevindingen te kunnen doen voor een optimaal resultaat.

Zo deden we bij ProRail (NB een spoorweg-, dus nutsbedrijf) eens het volgende. Al jarenlang werd het slijpen van de rails (spoorstaven, voor ingewijden) verricht op basis van een vast bedrag per nacht voor de aannemer. Een nacht werk is nominaal zo’n 5 uur werk. Echter, afhankelijk van de toestand van de rails en de te slijpen lengte, was de aannemer met zijn slijptrein (inderdaad een treinstel, maar dan met een stuk of 40 roterende slijpschijven die de rails weer in het juiste model slijpen om overmatige slijtage, platte kantjes en doorglijders te voorkomen) vaak maar 2 of 3 uur bezig. Voer voor Supply Chain verbetering leek ons.

Lees verder

Toen de volgende aanbestedingsronde er aan kwam, hebben we dan ook het volgende gedaan:

1. Besloten dat betaling per kilometer afgewerkt spoor veel reëler is dan een vaste som op basis van een nacht werk, aangezien er soms veel minder gewerkt  kon worden (het beschikbare traject/lengte werd door de planning van de NS 2 jaar vooruit bepaald en de verwerkingscapaciteit van het materieel was daarbij niet de belangrijkste factor).
2. De aannemers bij inschrijving mede hun nominaal gegarandeerde slijpcapaciteit laten opgeven, bij een vaststaand resultaatprofiel en een aangenomen uitgangssituatie.
3. Door de voorgekwalificeerde aannemers (3) een proeftraject laten uitvoeren op vooraf gekozen vergelijkbare trajecten, om vast te stellen of de opgegeven capaciteit (km/uur) in de praktijk werd gehaald, met het kwalitatief juiste resultaat. Eén partij viel daarbij af.
4. Het contract werd verdeeld onder de twee overblijvende partijen zoals bij publicatie bekend was gemaakt (intentie was, een raamovereenkomst te gunnen aan een tweetal partijen die beiden ca. 50% van het werk, over 4 jaar verdeeld, zouden krijgen toebedeeld). ‘Intern’ werd met NS planning afgesproken de trajecten daarop aan te passen, zodat de contracthouders als tegenprestatie voor het akkoord gaan met een kilometerprijs , ook zoveel mogelijk kilometers per gewerkte nacht konden maken. De besparing was op voorcalculatie zo’n 40%, op een jaarvolume van ca. 20 miljoen.
   

Nota bene: het bovenstaande is, anders dan de terminologie wellicht doet vermoeden, aanbesteed als dienst, niet als werk. De goede lezer zal hebben opgemerkt dat ik hierboven bewust niet teveel op de details van de aanbesteding ben ingegaan. Ook zal hij/zij zich bewust zijn dat bij ProRail als nutsbedrijf de onderhandelingsprocedure kan worden gebruikt. In 90% van de gevallen is dat de gebruikte procedure, zeker bij technisch werk. Zo ook in dit voorbeeld.

Ik wil bovenstaande echter als generiek voorbeeld gebruiken voor een aanbestedingstraject waar een toets aan de praktijk nuttig of zelfs noodzakelijk is om een goed resultaat te kunnen bereiken. Ik wil de lezers uitdagen om soortgelijke zaken uit hun eigen praktijk te bedenken (bvk. Dienstverlening) en op deze bladzijden een discussie te starten in hoeverre zo’n praktijktoets binnen de aanbestedingsregels legitiem is uit te voeren. Terzijde, een open deur is dat iemand heeft bepaald dat tegenwoordig aan één of méér dan twee bedrijven moet worden gegund. Waarom eigenlijk niet aan twee, wie weet het ? In mijn praktijk werkt het altijd prima, en ik kom vaak in markten waar je er niet meer dan twee hebt…… 

Meer to the point, wanneer je bovenstaand voorbeeld vertaalt naar de openbaar/niet-openbaar procedure, zou de praktijktest formeel onderdeel moeten zijn van de gunningsronde (offerteniveau) en daar als  KO-criterium (pardon sub-criterium) worden gehanteerd. Mag dat nog wel ?? En (hoe) kan je dit doen bij de selectie van bijvoorbeeld een logistieke dienstverlener, een beveiligingsbedrijf, een verhuizer van kwetsbare en kostbare goederen (museum?). Papier is geduldig, maar mijn ervaring leert dat het papier (de aanmelding en inschrijving) per definitie maar een deel van de waarheid onthult en dat een kijk in de keuken vaak onontbeerlijk is. De wetgever lijkt dat nu vooral te willen vermijden. Of toch niet ? Willen wij als inkopers een baggerbedrijf contracteren (eh, in figuurlijke zin bedoeld), omdat ze toevallig net voldoen aan de minimumeisen  en verder mooi kunnen schrijven naar de criteria die wij van tevoren expliciet bekend hebben moeten maken ?

Nou, genoeg handvaten voor discussie lijkt me. Over naar u !

David de Knoop