Wordt het niet eens tijd voor een standaard aanbestedingsdocument? Dacht het wel! Toch?Doorlopend wordt ik als inkoper geconfronteerd met formats van aanbestedingsdocumenten van aanbestedende diensten in een eigen interpretatie van de aanbestedingswetgeving. Ik kan er niets aan doen, maar ik wordt er toch een beetje gek van, van al die variaties. Alles lijkt op elkaar, maar toch ook weer niet.

Het lijkt te voldoen aan de wetgeving, maar altijd staan er weer wat zinsneden in die soms haaks op de wetgeving staan. Er staat vaak net teveel in!

Aanbestedende diensten hebben de neiging om zich te wapenen of te weren tegen mogelijke claims of klachten. In plaats van dat ze precies zeggen waar het omgaat, wordt er vaak nog een extra voorbehoud of procedure ingezet, die inschrijvers duidelijk moet maken, dat iets moet of iets niet kan. Dat lijkt een gepaste voorzichtigheid maar vergeten wordt dat die extra zinnen vaak ook extra verplichtingen met zich meebrengen. Als ik als inkoper schrijf dat inschrijvers zich aan bepaalde regels moeten houden betekent dat ik me daar als inkoper óók aan moet houden. DAT wordt nu juist wel eens vergeten door overheidsinkopers.  Ze denken dat als zij de regels vaststellen en toetsen aan de wetgeving dat het dan verder zo goed is.  Jawel, maar niet alleen voor de inschrijvers, ook voor de aanbestedende diensten moet het zo goed zijn. Kortom, zich eraan houden. Het risico met die extra voorzichtigheid is dat je per ongeluk in je eigen zwaard kan vallen. Wat je zou moeten beschermen, werkt dan juist tegen je.

Mijn oplossing is dat er een nationaal aanbestedingsdocument komt. Een standaard document, die algemeen geaccepteerd en regelmatig juridisch getoetst wordt, voor gebruik door alle overheden die conform de BAO moeten aanbesteden. Een dergelijk document kan dan via www.aanbestedingskalender.nl ter beschikking gesteld worden. Het voordeel hiervan is dat er een eenduidige structuur komt in alle aanbestedingsdocumenten waardoor het bedrijfsleven niet iedere keer voor verrassingen komt te staan met allerlei nieuwe en onverwachte eisen en bewijsstukken. Ook rechters zullen zich moeten aanpassen en zich moeten inspannen om het bedrijfsleven een eenduidige en algemeen geaccepteerde wijze van aanbesteden te schenken. Met standaardisatie bedoel ik dus niet dat aanbesteden eenheidsworst wordt. Dat kan niet! Ik bedoel slechts dat de structuur van het aanbestedingsdocument eenduidig en universeel wordt. Mocht er door een rechterlijke uitspraak een wijziging aangebracht moeten worden dan wordt dit in de publicatie van een aanbesteding al  aangegeven. Dat houdt m.i. in dat rechters zich een beetje gaan inhouden en niet allerlei nieuwe termijnen voor bepaalde bewijsstukken gaan vaststellen. Ik vrees dat rechters dit niet makkelijk zal vallen.

Hoeveel wetgeving er ook nog gemaakt gaat worden, uiteindelijk is het doel van Europees aanbesteden dat de overheid en het bedrijfsleven tot zaken komen. Kopen en verkopen! Niks verkeerd aan.

Ben de Vries