Interview met Conny Kelly, hoofd facilitaire inkoop Nedtrain, v/h Programmamanager Aanbesteden bij NS concern inkoopstaf.

Conny Kelly heeft tijdens haar 20-jarige carrière in het inkoopveld, de opkomst en ontwikkeling van het aanbesteden van nabij meegemaakt. Van uitvoerder van aanbestedingen als marine-officier (toen de regels maar net waren geschreven) tot architecte van de aanbestedingsmethodiek van het NS-concern. In die functie heeft zij in de jaren 2006 en 2007 in 18 maanden tijd gerealiseerd waar veel inkoopmanagers nog van dromen: een gestroomlijnd verloop van aanbestedingen, door een goed basisproces, door samenwerking tussen inkopers, klanten, andere stakeholders en de markt, en geborgd en ondersteund door een toegesneden automatiseringssysteem. Drie pijlers voor succes, menen wij.

Als hoofd facilitaire inkoop bij NS-divisie Nedtrain plukt Conny inmiddels de vruchten van haar eerdere werk.

Lees verder....

Hoe is het opbouwen van professioneel aanbesteden bij de NS in zijn werk gegaan ?

Conny: om een open deur in te trappen; het was een technisch èn een psychologisch traject. Het moet volgens de regels, daar kan je niet omheen. Anderzijds krijg je het pas van de grond als je de interne klanten meekrijgt, je ze kunt faciliteren door te leveren wat ze verwachten en ze niet meer last hebben van de verplichte procedure dan nodig is. We hebben het één en ander voor elkaar gekregen door eerst praktische en toepasbare procedures te ontwerpen, die intern te ‘verkopen’ en tenslotte procedurestappen samen met sourcingtools zoveel mogelijk te verankeren in toegesneden software, die de direct betrokkenen allemaal gebruiken. Veel tijd is geïnvesteerd in het opzetten van een intern opleidings-programma voor alle inkopers bij NS. Alle nieuwe inkopers gaan door dit programma, voor ervaren inkopers worden sessies georganiseerd om verdieping te realiseren. Daardoor is het aanbestedingstraject “behapbaar” geworden en verschuift in psychologische zin voor betrokkenen gaandeweg van ‘barrière’ naar ‘gemak’ bij het invullen en vervullen van hun behoeften.

Wat betreft samenwerking met stakeholders heeft de NS als Nutsorganisatie overigens het voordeel dat zij onder de BASS-richtlijn valt. We mogen de onderhandelingsprocedure zonder meer benutten, en in een technische innovatieve omgeving heeft dat ontegenzeglijk voordelen. De interne klant is nog betrokken bij inhoudelijk overleg met marktpartijen, hij/zij kan meesturen om het optimale resultaat te bereiken. Zo werk je veel minder ‘at arms length’ dan wanneer je die mogelijkheid niet hebt. De onderhandelingsprocedure is echter niet vanzelfsprekend. Het nut moet worden aangetoond voordat we ertoe overgaan. Ik heb een model aanbestedingsplan geïntroduceerd dat aan de  Tenderboard moet worden voorgelegd (NS heeft  een tenderboard die concernbreed werkt), waarin de procedurekeuze moet worden verantwoord in functie van de doelstelling. Je kunt je voorstellen dat standaard prullenbakken op perrons niet perse als onderhandelingsprocedure op de markt worden gezet. Het aanbestedingsplan bevat verder de feitelijke aanpak op onderdelen, met tijdslijnen, milestones, etc. Het is de routekaart voor uitvoering van de aanbestedings-procedure, vanaf het goed verwoorden van de behoefte tot en met de contractering.

Hoe is de ervaring met de administratieve lasten van het aanbesteden ? Hebben jullie standaardwerk inderdaad ‘weg-geautomatiseerd’ en hoe dan, of is er nog sprake van handmatig verwerken van spreadsheets, approvals en dossiers ?

Nee, dat gelukkig niet. Wij maken sinds een aantal jaren gebruik van Ariba Sourcing, dat met name het uitwisselen van informatie met de markt verzorgt. Vol-elektronisch. Zo kunnen de inkopers vooral dat doen waar ze goed in zijn, dus niet het handmatig administreren van honderden documenten. In de aankondiging op Aanbestedingskalender wordt aangegeven hoe leveranciers toegang kunnen krijgen tot het portal van NS waar alle aanvraagdocumenten te vinden zijn. Leveranciers die willen deelnemen aan de aanbesteding zetten vervolgens al hun bedrijfsgegevens in het systeem. Op dezelfde wijze kunnen ze vervolgens, wanneer ze zover komen, de offerte invoeren. Alle gegevens worden aan onze kant weer verdeeld onder degenen die de beoordeling doen. Waarbij je in geval van een onderhandeling natuurlijk ook fysiek aan tafel gaat. Maar Ariba is voor ons de unieke database waar alle relevante informatie in zit. De voordelen van een dergelijk systeem zijn duidelijk: voor de leveranciers bijvoorbeeld, ze hoeven niet meer papieren documentatie in x-voud aan te leveren met alle risico van fouten bij het kopieren, samenstellen en verdelen. En bepaalde selectiegegevens kunnen worden bewaard en opnieuw gebruikt.

Inderdaad. Genoeg voorbeelden waar leveranciers werden afgewezen wegens zo’n onnodige, simpel te corrigeren fout. En hoe helpt die software de NS zelf ?

Het systeem helpt ons o.a. om tijdens de voorbereiding en uitvoering niets over te slaan –het systeem vereist bepaalde inputs op bepaalde momenten, volgens het aanbestedingsplan waarvan het eigenlijk de elektonische weerslag is. Iedereen die intern betrokken is bij een aanbesteding werkt met één en hetzelfde Master-document. Dan bedoel ik zowel onze documenten als die we van de leveranciers ontvangen. Geen heen-en weer sturen van x versies met alle risico’s van dien. Onze eigen modeldocumenten worden door een ondersteunende staf steeds up-to-date gehouden. Onze contractsjablonen worden bijvoorbeeld frequent door een bedrijfsjurist getoetst en aangepast aan de stand van zaken. Interne en externe verdeling van informatie gebeurt met vastgelegde verzendlijsten en authorisaties. Geen veelheid van handmatige e-mails meer. Tenslotte wordt alles dat is verzonden en ontvangen vastgelegd in de database, die wordt vergrendeld na voltooiing van de aanbesteding. In geval van vragen of conflicten achteraf wordt zo een gegarandeerd correcte audittrail verzekerd.

Nu gaf je al aan dat dit de inkopers vrij maakt om te doen waar zij goed in zijn. Kan je daar een paar korte voorbeelden van geven ?

Waar we veel aandacht aan besteden vanuit inkoop is de relevantie en proportionaliteit van selectie- en gunningcriteria. We helpen de klant op dat gebied de goede keuzes te maken en uitglijders te vermijden. We helpen tot een bruikbaar en toepasbaar PvE te komen en tot relevante en toepasbare selectie- en gunnings(sub)criteria. Ook betrekken we bewust het MKB bij aanbestedingen waar mogelijk, door voor kleine bedrijven percelen te creëren die zij kunnen behappen.  Zo zijn we terug bij de drie pijlers van goed aanbesteden. Samenvattend; à priori een goed programma cq. werkproces ontwerpen, dat intern verkopen – m.a.w.  medewerking en samenwerking te verzekeren (ook als onderdeel van het programma zelf !), en tenslotte het inhoudelijk te borgen. Dat laatste liefst met gebruikmaking van goede (automatiserings)tools, zodat inkopers hun toegevoegde waarde vooral uit hersenwerk kunnen genereren en niet uit papierwerk. Qua principe geen Rocket Science, maar zoals iedere inkoper inmiddels wel weet a ‘Hell of a Job’ om in de praktijk in een grote organisatie voor elkaar te krijgen.

Ter afsluiting, wat beschouw jij als de belangrijkste lessen uit 20 jaar aanbestedingservaring ?

Een positieve ervaring is dat bij de organisaties waar ik heb gewerkt veel meer aanvragen in concurrentie op de markt zijn gezet. Voorheen werd vaker op vaste partners vertrouwd. Zo zou je jarenlang bij één leverancier kunnen blijven ‘hangen’ zonder te weten dat anderen hetzelfde kunnen voor minder geld. Of ook dat anderen beter passende technische oplossingen hebben ! Aan de andere kant lijkt het erop dat de aanbestedingsregels het gebruik van innovaties belemmeren. Marktpartijen delen hun nieuwste uitvindingen niet, omdat ze angst hebben dat hun concurrenten de informatie ook zullen krijgen. Terwijl daar bij een onderhandelings-procedure geen sprake van is ! De administratieve last is zwaar toegenomen, zeker met het verscherpen van de controles en jurisprudentie. Hoe wij dat voor een belangrijk deel hebben opgelost, heb ik al aangegeven.

Tenslotte is een duidelijk nadeel de juridificering van het inkopen. Ik ben zelf dan wel van oorsprong juriste, maar ik vind dat commerciële interactie niet beïnvloed moet worden door juridische procedures en fijnzinnigheden. Je krijgt aan beide zijden van de markt het gevoel dat je alles op een goudschaaltje moet wegen, ten koste van het ondernemerschap waar per slot een zekere mate van risico bij hoort ! In de drie jaren dat ik voor NS werkzaam ben is ons gelukkig geen kort geding ten deel gevallen maar in het huidige klimaat kun je nooit uitsluiten dat een leverancier naar de rechter stapt, ook al doe je nog zo je best met een transparant en objectief inkoopproces.

David de Knoop.