Als inkoper word je geacht jouw markt te kennen. Aan de ene kant heb je de strategische partners, leveranciers die je doorgaans erg goed kent, waar je een hechte band mee opbouwt. Daarnaast heb je nog vele andere leveranciers binnen jouw marktsegment, en je weet, als goede inkoper, wat ze te bieden hebben, tegen welke prijs, welke kwaliteit, wat hun recente en geplande ontwikkelingen zijn, en zo voorts.

Als je al die leveranciers moet kennen, dus ook de niet-strategische leveranciers, hoe kun je ze dan nog gelijkwaardig behandelen? Het is eenvoudig om de schijn tegen te krijgen. Of om onbewust een kleurtje op te lopen, dankzij die overtuigende presentatie van vorige week of de goede samenwerking tijdens dat laatste project.

Lees verder: Column Marc van Buul

Wat is het probleem dan met de schijn tegen te hebben, of het kijken met de gekleurde bril? Denk je dat leveranciers nog hun best willen doen met een scherpe offerte, als het lijkt dat ze eigenlijk geen kans maken? In welke mate kun je nog verwachten dat je vroegtijdig en in vertrouwen geïnformeerd zal worden over een spannende innovatie in hun product of dienst?

Het is helaas bijzonder eenvoudig om de schijn tegen te krijgen. De kalender aan de muur op het kantoor, met die leveranciersnaam, kan al bepaalde signalen geven. Die vulpen met bedrijfsnaam, dito uiteraard. Maar ook het laten vallen van de naam van een concurrentleverancier tijdens een gesprek met een leverancier. “Van een conculega van jullie hoorde ik over een nieuwe …”.  Uiteraard zijn er ook leveranciers die vol trots tegen andere leveranciers vertellen hoe goed de band is met een bepaalde inkoper van bedrijf “…”. Alweer een situatie waarbij de alarmbellen bij bepaalde leveranciers kunnen gaan rinkelen.

Hoe kun je dan voorkomen dat je de schijn tegen krijgt? Als je graag een pen gebruikt, die toevallig van een bepaalde leverancier is, dan kun je uiteraard ook pennen van andere leveranciers in het zicht plaatsen? Of je kunt alles neutraal houden en de mooie kalender van die ene leverancier thuis ophangen? Je kunt daarnaast ook duidelijk zijn naar de leveranciers en expliciet benadrukken dat het bijwonen van een event of het accepteren van een bepaald geschenk geen invloed zal hebben op de relatie. Dat hun offerte beoordeeld zal worden op onveranderde wijze, zoals alle andere offertes. En je kunt bij andere leveranciers benadrukken dat je gelijkwaardige behandeling onderschrijft en dit op vele manieren uitdragen. Indien je bij bepaalde leveranciers op bezoek bent geweest, op uitnodiging van die bedrijven, dan kun je er uiteraard voor kiezen om zelf ook een bezoek aan de overige leveranciers te brengen. Ook op die manier wordt weer gelijkwaardigheid benadrukt.

Komende periode moeten de inkopers weer veel beslissingen nemen op dit vlak. Welke leveranciers stuur je zelf een kaart, of eventueel een geschenk? Welke borrels bezoek je? Wat doe je met de geschenken die je aangeboden krijgt? Of wat zeg je tegen die leverancier die vraagt of hij je een geschenk mag toesturen? Lekker ontspannen, die feestdagen!! Gelukkig heb je die strategische  partners nog. Met hen kun je vrijelijk in zee gaan, omdat de partnerschap al in een zakelijk jasje gegoten is. Een extra telefoontje, een extra bezoekje, die ene fles wijn of die uitnodiging voor een speciaal event, het kan opeens wel.

Mocht je als inkoper niet voldoende strategische partners in je portefeuille hebben, dan is er ook nog een andere mogelijkheid. Ga eens netwerken bij de collega inkopers uit jouw branche, dat is ongetwijfeld goed voor verhalen over leveranciers. Of misschien uit andere branches, voor kruisbestuiving op procesniveau. Wil je die collega bedanken voor een goede samenwerking, geef dan gerust een passend geschenkje. Misschien waarderen ze jouw bijdrage ook, en krijg je zelf ook een flesje wijn? Dit keer geen kans op de schijn tegen te krijgen.

Hopelijk blijft het aantal flessen wijn en borrels beperkt de komende weken. Want ook op dat vlak kun je de schijn tegen krijgen….

Marc van Buul