Het succesvol vervullen van een vacature is van een groot aantal factoren afhankelijk. In dit artikel, ingezonden door Johan Hoffman ( min.EZ) , wordt een aantal tips beschreven die bijdragen aan het  succesvol vervullen van inkoopvacatures bij de overheid. Het zijn veelal tips die met geringe inspanning al veel resultaat zullen opleveren.

1. Tekst

Beschrijf de werkzaamheden in actieve vorm. Veel vacatureteksten geven de werkzaamheden weer zoals in de functiebeschrijving is weergegeven. Er staat dan bijvoorbeeld “Het verrichten van inkoopwerkzaamheden voor Ministerie X”. De actieve vorm “Jij koopt in voor Ministerie X” spreekt de doelgroep veel meer aan. 

Beschrijf het werk(veld) en de organisatie op een wervende manier. Bij hetzelfde ministerie, met hetzelfde vakgebied, met dezelfde schaal komen de vacatureteksten op totaal verschillende manier over. Variërend van “U bestudeert en beoordeelt complexe, juridisch ingewikkelde processen-verbaal” tot “Als procesvertegenwoordiger heb je een boeiende, veelzijdige baan met grote verantwoordelijkheden. Maar ook met 16 miljoen critici”. Het moge duidelijk zijn dat de laatstgenoemde functie meer tot de verbeelding spreekt. 

Bied ook carrièremogelijkheden in de bedrijfsvoering aan. De functie aanduiden als bedrijfsvoeringadviseur en het laten zien van de verbanden is een goede zet. Het bieden van verdere carrièremogelijkheden in de bedrijfsvoering is nog veel beter. Door inkoop neer te zetten als de opstap naar een carrière in de bedrijfsvoering wordt de functie duidelijk interessanter. Het is daarbij zaak om over die carrièremogelijkheden ook goede afspraken te maken met de directeuren FEZ en Juridische Zaken en eventueel ook P&O. 

Stel realistische eisen over de vakkennis. Al te vaak is men op zoek naar de droomprins voor de functie. Als die droomprins bestaat dan is het de vraag of de vacature wel de droomfunctie voor die prins is. Zo worden vacatures aangeboden op s9 en s10 waarvoor NEVI-2 gevraagd wordt. Grofweg kan je stellen dat NEVI-1 past bij s9, s10 en s11 en dat NEVI-2 past bij s12 en hoger. Kortom stel reële eisen. De gangbare werkwijze is dat men op zoek is naar kandidaten met inkoopervaring. Als de samenstelling van het personeelsbestand en het takenpakket het toelaten, kan ook overwogen worden om mensen te werven die nog geen ervaring hebben en te selecteren op de potentie die ze hebben om binnen afzienbare tijd het vereiste NEVI niveau te halen. 

Richting of inhoud. Inkoop is een breed vakgebied waarvoor mensen uit diverse opleidingen geschikt voor zouden kunnen zijn. Zorg er dan ook voor dat de eisen aan de richting van de opleiding in de vacature hiermee in overeenstemming zijn. De selectie moet niet gericht zijn op de opleidingsrichting maar juist op de interesse voor de functie-inhoud. Beperk de opleidingseisen tot het niveau van de opleiding. 

2. Plaatsing- en invoertips voor beheer van WerkenbijhetRijk.nl 

Verbreed je bereik door ook andere vakgebieden erbij te betrekken. Voor de functie van inkoper heb je financiële en juridische kennis nodig. Het kan dus lonen om de functie ook in andere vakgebieden dan het geijkte inkoop veld aan te bieden, bijvoorbeeld financieel en/of juridisch. Op die manier  worden meer potentiële kandidaten bereikt die misschien uit zichzelf niet inkoop als zoekopdracht zouden kiezen.

Duid de functie aan als bedrijfsvoeringadviseur. Adviseurs binnen de bedrijfsvoering gaan steeds meer met elkaar samenwerken. De functie van inkoper wordt steeds meer een onderdeel van dit proces. Door de functie in die bredere context te plaatsen, laat je ook zien dat de indeling in de rubrieken “Financieel”en/of “Juridisch” terecht is.

Salarisschaal aanvullen met carrièremogelijkheden. Bij de meeste vacatures wordt het maximum van de salarisschaal van de vacature vermeld. Als (gezien het verloop) de normale carrièremogelijkheden een doorstroom naar een hogere salarisschaal mogelijk maken, verdient het aanbeveling om dat maximum salarisbedrag ook te vermelden. 

3. Overige plaatsingstips  

Digitale versus gedrukte media. Momenteel wordt zo’n 75% van de vacatures vervuld via internet. Het voordeel van internet is dat de gegevens in de praktijk veel langer beschikbaar blijven dan bij gedrukte media. Een ander voordeel van internet is dat de vacaturemeldingen veel goedkoper zijn. Bij www.werkenbijhetrijk.nl is plaatsing voor buiten het Rijk bijvoorbeeld 210 euro, voor dit bedrag wordt de vacaturetekst nog bekeken door tekstschrijvers. 

Keuze van sites. De melding van vacatures geschiedt “automatisch” op www.werkenbijhetrijk.nl en het aanverwante www.werkenbijdeoverheid.nl . Veelal komt daar voldoende respons op. Mocht dat niet het geval zijn, dan is het opportuun de vacature te melden op sites waar mensen kijken die meer vakgebiedgericht zoeken of juist op breed opgezette sites.Zeker als naar ervaren kandidaten gezocht wordt, is een vermelding op vakgebiedgerichte sites als www.inkoperscafe.nl een goede optie. Deze sites hebben een klein maar wel kwalitatief hoog bereik en zijn veelal niet duur. Helemaal gratis is www.pianoodesk.nl dat gericht is op overheidsinkopers.De breed opgezette sites hebben een zeer groot bereik en zijn, zeker in het geval dat de vacature als bedrijfsvoeringfunctie wordt gepresenteerd, zeer geschikt om een breedzoekend publiek te bereiken. Hierbij valt te denken aan sites zoals www.monsterboard.nl en www.intermediair.nl .   

Keuze van gedrukte media. In bepaalde gevallen kan toch gekozen worden voor gedrukte media.  Zeker als naar ervaren kandidaten gezocht wordt, is een plaatsing in vakbladen als Deal! en Inkoop&Logistiek een goede optie. Deze bladen hebben een klein maar wel kwalitatief hoog bereik en zijn veelal niet duur.Zeker in het geval dat de vacature als bedrijfsvoeringfunctie wordt gepresenteerd, is het opportuun een breedzoekend publiek te bereiken. Daarbij is ook weer bepalend of er naar jong en ambitieus of naar wat meer ervaren personen wordt gezocht. Jong en ambitieus wordt het best bereikt door Spits, Metro en NRC-Next. Academisch of HBO en ervaren wordt het best bereikt door de Volkskrant.   

4. Alternatieven om aan kandidaten te komen 

Maak gebruik van werving van anderen. Gezien het grote aantal inkoop vacatures (96 in 2006) is er wellicht bij een collega-directie van een ander ministerie net een vacatureronde (bijna) afgerond waar een kandidaat gezocht werd die ook goed past in het profiel van de eigen vacature. Vraag aan de vacaturehoudende instantie of deze zijn, op een na beste kandidaat, door wil geven en benader deze met uw eigen vacature.    

Beurzen + Ambassadeurs + Recruiters. Ook kan gekozen worden voor deelname aan beurzen. Ook hier geldt weer de onderverdeling naar brede opzet en naar vakgebiedgerichte opzet. De brede opzet beurzen worden veelal gehouden in congrescentra, zoals de nationale carrièrebeurs in de RAI. De vakgerichte beurzen worden meestal door (faculteiten van) universiteiten georganiseerd. Deze zijn meestal gericht op de vacatures die passen bij de vakken die in (de faculteiten van) de universiteiten worden gegeven.Bij deelname aan beurzen is het van belang dat er zogenaamde ambassadeurs aanwezig zijn. Ambassadeurs zijn (de doelgroep aansprekende) medewerkers die geïnteresseerd kunnen vertellen over wat hun eigen functie inhoudt en wat de functie interessant maakt. Ook kunnen recruiters een toegevoegde waarde hebben. Recruiters zijn personen die goede ervaring hebben op het gebied van werving en selectie. Zij kunnen al een voorselectie maken onder de geïnteresseerde kandidaten. Zeker in een arbeidsmarkt waar snelheid een succesbepalend criterium is, zullen recruiters, die geschikte geïnteresseerden direct naar een selectiegesprek kunnen doorsluizen, bijdragen aan een goede vervulling van de vacature. 

CV-bank. In de CV-bank van www.werkenbijhetrijk.nl staan kandidaten die (breed) geïnteresseerd zijn in een functie bij het rijk met hun CV. Het blijkt dat de vacaturehoudende instanties te weinig gebruik maken van deze zeer gerichte mogelijkheid om kandidaten te selecteren om hen op de vacature te wijzen of ze zelf te benaderen. 

Ga stroomopwaarts vissen => trainees. De reguliere wijze van vacature vervulling bestaat uit het kiezen van mensen die voor de vacature hebben gekozen. Je kan ook kiezen voor jonge academisch opgeleide mensen die wel al geïnteresseerd zijn in het werken bij het Rijk. Zij hebben veelal een bepaalde brede interesse maar willen hun keuze voor een specifieke functie pas later bepalen. Dit zijn de zogenaamde trainees.Omdat de trainees geen specifieke keuze kunnen aangegeven worden zij gematched op door de ministeries aangemelde functies. Omdat, vanwege afspraken met de vakbonden, het traineeship niet in de plaats mag komen van de reguliere arbeidsmarkt benadering betreft het bovenformatieve functies. Deze worden overigens vaak bekostigd uit de zogenaamde vacatureruimte. De ervaring leert dat een groot deel van de trainees blijft werken in de functie waarop zij in eerste instantie geplaatst zijn.De jaarlijkse werving van de 2000 kandidaten en de selectie daaruit van ongeveer 150 trainees wordt hoogwaardig verzorgd door het EC-AMC. Naast de voordelen van een goede en gratis selectie met uitstekende kandidaten zijn er de nadelen van het gefixeerde startmoment (september) en de brede oriëntatie gedachte waardoor de kandidaat na één jaar voor minimaal drie en maximaal 6 maanden uit beeld is vanwege de verplichte detacheringperiode.