Wilt u aanbesteden volgens het traditionele concept en bij voorkeur ‘copy / paste’ of wilt u gaan scoren op het gebied van kwaliteit, prijs, toekomstbestendigheid en  duurzaamheid van relatie? Indien u voor het laatste kiest, welke ervaringen moet uw adviseur dan meebrengen?    

 lees verder 

Het gangbare vertrekpunt
De doelstellingen en visie van opdrachtgevers zoals verwoord in documentatie bij een verzoek tot het uitbrengen van een offerte voor ondersteuning bij een aanbesteding van schoonmaakdiensten, passen dikwijls in het traditionele aanbestedingsconcept met elementen als:

• • het aantal locaties
• • een perceelstructuur met 2 of meer percelen –ingeval locaties te onderscheiden zijn naar 2 of meer benuttingskenmerken- 
• • het verzoek om te onderzoeken of een of meer locaties onderhands aanbesteed kunnen worden
• • de aanbestedingsmethodiek van een niet-openbare inschrijving met preselectiefase
• • schema’s van uit te voeren schoonmaakactiviteiten
• • vaste prijzen voor vaste activiteiten en beurtprijzen
• • schouwingen
• • het beoordelings- en gunningsproces
• • met in de nazorgfase: het inrichten van beheersysteem en het operationaliseren van beheer

Een dergelijk aanbestedingsconcept omvat een aantal zwakke punten waarvan het goed is dat deze overwogen worden voordat de keuze voor het aanbestedingsconcept te stevig verankerd ligt:

• • het gunnen bij één schoonmaakbedrijf van een groter aantal locaties betekent dat de inschrijvingsconcurrentie sterk wordt beperkt waardoor de inschrijvingstarieven hoger zullen zijn dan noodzakelijk en marktconform;
• • het betekent tevens dat de aanbesteder zich in een uiterst kwetsbare positie plaatst doordat  er ingeval van problemen ten aanzien van de kwaliteit van de schoonmaakdienstverlening op een of enkele locaties, óf het contract integraal opgezegd moet worden voor alle locaties die aan de betreffende dienstverlener gegund zijn óf aanbesteder met ingehouden ergernis moet toezien dat niet de kwaliteit geleverd wordt die overeenkomt met het overeengekomene;
• • aanbesteders onderbouwen hun keuze voor dit aanbestedingsconcept nogal eens door te wijzen op het behalen van schaalvoordeel en het vereenvoudigen van het beheer. Voorzover met schaalvoordelen met name tariefsverlagingen bedoeld en beoogd worden, zijn deze echter ook op andere manieren te behalen. Ditzelfde geldt voor vereenvoudiging van het beheer.

Kortom, het traditionele aanbestedingsconcept is zeker uitvoerbaar maar zal niet leiden tot scherpe inschrijvingen noch tot een bestek dat bestand is tegen veranderingen als gevolg van actuele ontwikkelingen op het gebied van economie terwijl het de aanbesteder in een positie plaatst die zwakker is dan strikt noodzakelijk.

Uit oogpunt van kostenbeheer, operationeel beheer, maatwerkdienstverlening, flexibiliteit, toekomstbestendigheid en behoud van een sterke juridische positie adviseer ik dan ook een ander aanbestedingsconcept te hanteren.

Een toekomstbestendig aanbestedingsconcept schoonmaakdiensten
Het aanbestedingsconcept dat ik adviseer omvat de volgende elementen:

• • de ruggegraat van bestek en scoremodel wordt gevormd door een kwantificering op locatieniveau van: bouwkundige aspecten  gebruiksintensiteit  schoonmaakbehoeften  werkschema’s  ureninzet  geoffreerde tarieven  fictieve aanneemsom
• • deze kwantificering moet zoveel mogelijk aansluiten bij de calculatiemodellen die in de  branche gebruikelijk zijn
• • bij deze kwantificering worden geen gedetailleerde NAW-gegevens en plattegronden verstrekt noch worden er schouwen georganiseerd: de te verstrekken beschrijvende informatie dient afdoende gedetailleerd en specifiek zijn
• • de ruggegraat van de kwaliteitstoetsing wordt gevormd door de combinatie van enerzijds een kwaliteitstoetsing op locatienivo - bij voorkeur door eenzelfde medewerker per locatie- met een flexibele periodiciteit (vaker indien nodig, minder vaak indien mogelijk) en anderzijds een ureninzetregistratie op locatie-, dag- en schoonmaakmedewerkerniveau
• • deze ureninzetregistratie kan ofwel volautomatisch plaatsvinden met behulp van een applicatie die thans in een andere branche met succes gebruikt wordt –waarbij er per schoonmaakmedewerker om de 5 minuten een registratie toegevoegd wordt aan een data base, of dient per locatie aangeleverd te worden door het schoonmaakbedrijf op basis van gedetailleerde urenrealisatiegegevens
• • een webapplicatie ter vastlegging, analyse en raadpleging van kwaliteitstoetsing en ureninzet, op locatienivo ook toegankelijk voor het betrokken schoonmaakbedrijf
• • bij uitzondering en uitsluitend indien daartoe aanleiding is, zullen kwaliteitstoetsingen opgedragen worden aan daartoe bevoegde organisaties
• • uitgangspunt is een langjarige overeenkomst bestaande uit een korte vastcontractperiode en een lange optionele periode op basis van stilzwijgende verlenging met bijvoorbeeld halfjaarperioden ‘tenzij’ d.w.z. tenzij er op grond van kwaliteitsontwikkelingen of tariefaanpassingsontwikkelingen aanleiding is om de overeenkomst te beëindigen
• • een tariefaanpassingsmethodiek die snel en frequent toegepast wordt teneinde kostenontwikkelingsonzekerheden bij inschrijvers weg te nemen
• • een ureninzetaanpassingsmethodiek gebaseerd op de uitkomsten van de kwaliteitstoetsingen en de feitelijke inzet van personeel waardoor het mogelijk is om de overeenkomst qua ureninzet dynamisch aan te passen binnen de overeengekomen kwaliteitskaders
• • een escalatieprocedure die zo nodig het bewijs zal opleveren dat problemen zorgvuldig aangepakt zijn en dat niet-verlenging van een contract gebaseerd is juridisch stevige argumenten en onderbouwing
• • een penalty-clausule die inhoudt dat een verloren gegaan contract voor de betreffende locatie aangeboden wordt aan de overige dienstverleners met uitsluiting van betrokken dienstverlener gedurende de resterende looptijd van de basisovereenkomst
• • een perceelstruktuur met een zo groot mogelijke verbijzondering naar locaties
• • een absoluut scoremodel op basis van technische parameters betreffende bouwkundige aspecten, schoonmaakbehoeften, beoogd kwaliteitsniveau, ureninzet en tarieven
• • binnen dit scoremodel per locatie toepassing van een scorerange teneinde tariefdumping te ontmoedigen
• • een vertaling van alle wensen naar eisen in combinatie met toepassing van het gunningscriterium ‘laagste prijs’ danwel -ingeval van behoud van een aantal onderscheidende en relevante wensen- toepassing van het gunningscriterium EMVI
• • dit scoremodel dient zodanig ingericht te worden dat de scoremethodiek transparant is en opgenomen is in het bestek terwijl per inschrijving de behaalde totaalscore vrijwel vast moet staan zodra de inschrijving gecompleteerd is
• • hierdoor is het mogelijk om grote aantallen inschrijvingen snel en doelmatig te beoordelen waarbij het risico van juridische geschillen vrijwel uitgesloten is.

Bovengenoemde elementen zijn nader toegelicht in de artikelen ‘Een MVO-basisbestek Schoonmaakdiensten Jeugdzorg 2010’ en ‘Voorbereiding MVO-bestek Schoonmaakdiensten Jeugdzorg 2010’ en in een aantal andere artikelen die ik inmiddels gepubliceerd heb op onder andere de websites Aanbestedingsmakelaar.nl en Inkoperscafe.nl .

Kennisoverdracht
Het is van belang dat een aanbestedingsadviestraject begint met kennisoverdracht met betrekking tot de niet-juridische aspecten Europees aanbesteden zoals het structureren van een bestek, de samenhang tussen bestekelementen en ervaringen op het gebied van valkuilen en listen, toegespitst op schoonmaakdienstverlening. Overdracht van deze kennis in de beginfase is van wezenlijk belang enerzijds om verkeerde beeld- en besluitvorming binnen de aanbestedende organisatie tegen te gaan  en anderzijds om –na een tot stand gebrachte gemeenschappelijke visie op het aanbestedingsconcept- snel en doelmatig de aanbestedingsvoorbereidingen uit te kunnen voeren, bij voorkeur in een learning by doing-situatie.

Kwaliteits- en contractbeheer
De kwaliteit van de uitvoering van de schoonmaakdiensten wordt in dit concept beoordeeld aan de hand van het resultaat met als referentie het ingezette aantal uren en niet aan de hand van toetsing van en controle op uitvoering van de werkschema’s. Deze kwaliteitsbeoordeling dient aan te sluiten bij elementen die gebruikt zijn in het scoremodel en de geformuleerde eisen en wensen.

De kwaliteitstoetsingen, rapportages, terugkoppelingen en escalatie dienen daarbij de werkelijkheid van dichtbij te volgen –zowel in tijd als locatie- en toegankelijk te zijn voor dienstverlener.
Het contractbeheer is daarmee gebaseerd op feitelijkheden ontleend aan kwaliteitsmetingen en ureninzetgegevens en de contractbeheerswerkzaamheden zullen op basis hiervan met name communicatie omvatten over de voortgang, het geven van waarschuwingen zodra er sprake is van een negatieve kwaliteitsontwikkelingen en het aanpassen van de benodigde ureninzet.
Daarnaast is er periodiek sprake van aanpassingen van de tarieven overeenkomstig de overeengekomen methodiek en van maatwerk-rapportages.

Plan van aanpak
Het allerbelangrijkste is een gelijktijdige benadering van de diverse uitwerkingslijnen, vertrekkend vanuit een gedeelde visie en toewerkend naar een consistent bestek dat staat als een huis, de  inschrijvingsconcurrentie maximaliseert, juridische problemen uitsluit en de basis vormt voor een optimaal contractbeheer.
De doorlooptijd van een dergelijk bestek hangt in grote mate af van de snelheid waarmee draagvlak voor deze visie verworven wordt binnen de organisatie van aanbesteder, van de mate van voorbereiding van ‘technische’ gegevens op locatienivo en van de betrokkenheid van en projectondersteuning door de aanbestedende organisatie.

Mei 2010; drs. John Tabbers te Waalre