In “De glazenwasser …  en de crisis” maakt Maurice Rutgrink in Cleantotaal nr 3/2010 melding van ‘de top 10 van schoonmaakbedrijven’ die kennelijk elkaar de bal toespelen resp. winstmaximalisatie nastreven door werkzaamheden uit te laten voeren door onderaannemers tegen een ‘rolschaatstarief’.

Prikkelende gedachten die aanleiding geven tot enig onderzoek.

Gaan wij naar Aanbestedingskalender.nl en selecteren wij in de database via de zoekterm ‘schoonmaak*’ binnen de periode 1 januari 2009 tot en met 25 september 2010, dan vinden wij 293 gegunde opdrachten waarbij aangegeven wordt aan welke organisatie de opdracht gegund is.
Uit deze ‘aantalsgegevens’ –projectwaarden ontbreken in de publicaties veelal- is klip en klaar zichtbaar dat de schoonmaakwereld als volgt opgebouwd is:
• ‘de koplopers-5’ bestaande uit CSU (50 gegunde projecten of percelen), Asito (49), ISS (38), GOM (26) en Hectas (23) –in totaal 186 gunningen, gemiddeld 37 per onderneming-
• op ruime afstand ‘de volgers-5’ bestaande uit Dolmans (13), Succes (11), Nivo Noord (10), ICS (9) en Hago (7) –in totaal 50 gunningen, gemiddeld 10 per onderneming-
• en in de verre verte ‘het peleton’ bestaande uit 37 organisaties –met in totaal 57 gunningen, variërend tussen 3 en 1, en gemiddeld 1,5 per onderneming-.
Ongetwijfeld zal de volgorde binnen een groep veranderen wanneer de rangorde bepaald wordt op basis van gemiddelde totale contractwaarde per jaar. Niettemin, het beeld is en blijft duidelijk.

Zonder de details te kennen van de betrokken ondernemingen ga ik er op basis van deze bevindingen op voorhand van uit dat er tussen de drie groepen sprake is van een wezenlijk verschillend organisatieprofiel met betrekking tot de feitelijke geografische dekking en het vermogen om landelijk of regionaal coördinerend op te treden. Zolang opdrachtgevers hierom vragen, maken schoonmaakbedrijven met een beperkt profiel geen schijn van kans.

Vraag is evenwel: hoelang blijven opdrachtgevers hierom vragen? Een frappant voorbeeld vindt ik nog steeds een door mij tijdens de plenaire PIANOo-marktbijeenkomst Schoonmaak in het Provinciehuis in Den Bosch aangehaald voorbeeld van de toen zojuist gepubliceerde aanbesteding door KvK Nederland. Hierin werd ter schoonmaak van alle KvK-panden in Nederland gezocht naar één schoonmaakbedrijf als contractpartner.
U begrijpt, in de vraagstelling ligt de pre-selectie van de koplopers en daarmee de uitsluiting van de volgers en de overige bedrijven al besloten.

Móet dit dan zo of kan het ook anders? Het móet natuurlijk helemaal niet zo maar het is voor ‘coördinerend inkopers’ wel erg gemakkelijk om te doen te hebben met slechts één contractpartij. In wezen praten wij hier over een van de meest doorslaggevende aspecten van aanbestedingen: de door de aanbesteder gekozen perceelstructuur.
Hierbij is de mate van nuancering binnen de perceelstructuur bepalend voor de omvang van de sores die de aanbestedende inkoper denkt te gaan krijgen. Tezelfdertijd is deze nuancering bepalend voor de hoogte van de deelnamedrempel voor afzonderlijke schoonmaakbedrijven.
In voornoemd voorbeeld: KvK Nederland had de perceelstructuur kunnen baseren op enerzijds de afzonderlijke locaties en anderzijds op de functionele verschillen tussen de te verrichten dienstverleningsactiviteiten: schoonmaken, glasbewassing en eventueel overige aktiviteiten.

Een genuanceerdere perceelstructuur leidt tot een groter aantal kleinere contracten. Over het algemeen zitten inkopers hier niet op te wachten. Aan de andere kant tellen zij hun zegeningen niet: uit oogpunt van risico-beheersing is het eenvoudiger om kleinere contracten te managen dan een allesomvattend groot contract. Daarbij komt dat deze taak alsdan operationeel in belangrijke mate gedelegeerd kan worden naar locatie-managers. En tot slot komt een dergelijke aanpak tegemoet aan de thema’s ‘duurzaamheid’ en ‘menselijke maat’ hetgeen het altijd goed doet in het (sociaal) jaarverslag.

Kortom, één van de sleutels tot de oplossing van de problemen in Schoonmaakland ligt in de handen van de inkopers/aanbesteders. Zíj kunnen door de inrichting van het aanbestedingsbestek in sterke mate beïnvloeden in welke mate (locale) schoonmaakbedrijven uitgesloten worden. Vervolgens ligt bij de (locale) schoonmaakbedrijven de schone taak om zich goed voor te bereiden op het inschrijven op aanbestedingen teneinde te voorkomen dat zij zichzélf uitsluiten als gevolg van onvolledige of onvoldoende informatieverstrekking.

Conclusie

Ook in Schoonmaakland bestaan win-win-situaties. Verandering van bestekstructurering en inschrijfgedrag kan tot voordeel strekken zowel van aanbesteders als van uitvoerders:
inkopers moeten de moed hebben om te focussen op individueel locatieniveau én op de inhoudelijke verschillen tussen de uit te voeren werkzaamheden. Het biedt hen het persoonlijke voordeel dat op korte termijn hun werkbelasting zal dalen terwijl voor hun organisatie de thema’s ‘duurzaamheid’ en ‘menselijke maat’ binnen handbereik komen;
aan de andere kant zullen de uitvoerende schoonmaakbedrijven ‘vleugeltjes’ krijgen doordat zij de tot nu nog ingehouden onderaannemingsbemiddelingsfee voor zichzelf kunnen behouden ….……… tenzij zij deze opnieuw weggeven via het inschrijftarief.  

door drs. John Tabbers, aanbestedingsadviseur te Waalre