Aanbesteders haten strategische inschrijvingen. Inschrijvers evenwel slaan zich op de dijen bij bestekken die blijk geven van een volledig ontbreken van kennis omtrent markt- en technologie-ontwikkelingen. Een tranentrekkend voorbeeld?!

Op 15 december 2010 werd een gunning gepubliceerd betreffende multifunctionele afdrukapparatuur voor een aantal samenwerkende en/of te fuseren gemeenten. De gunningspublicatie vermeldt: “Aanvankelijk geraamde totale waarde van de opdracht: euro 875.000. Totale definitieve waarde van de opdracht: euro 307.500.”
Ik ga er van uit dat de geraamde waarde voor dit project serieus becijferd is. Anderzijds ga ik er ook van uit dat een inkoopprijsverlaging ter grootte van euro 0,5 mln oftewel minus 65% van de raming, niet veroorzaakt is door toevalligerwijs ineenstortende marktprijzen in de tweede helft van 2010. Veeleer is er sprake van een sinds jaren voortgaande technologie-ontwikkelingen -waarover in branchebladen en websites regelmatig gepubliceerd wordt- die geleid hebben tot een voortdurende verlaging van kostprijzen zowel met betrekking tot de hardware als met betrekking tot software, tot uitdrukking komend in dalende huurprijzen per periode en dalende afdruktarieven per printpagina.

Maar wat gebeurt er wanneer een daling van kostprijzen en tarieven niet past binnen het inkopersdenken? Dan wordt er als volgt gehandeld: de inschrijver krijgt zuinigjes toebedeeld dat (1) de huurtarieven voor de hardware vast zijn gedurende de looptijd van 5 jaar; (2) de tarieven per printpagina maximaal 1x per jaar aangepast mogen worden ‘in overleg en uitsluitend met instemming van de Opdrachtgever; transparant berekend en voldoende onderbouwd voor te leggen aan de Opdrachtgever waarbij verhogingen enkel betrekking kunnen hebben op wijzigingen in de wet- en regelgeving, loon- en/of materiaalkosten terwijl de eventuele prijsverhogingen het consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het CBS als bovengrens hebben.’
Nergens enig signaal van de mogelijkheid van kostendalingen en daarvan afgeleide tariefdalingen!

Wie zal het dan de inschrijver kwalijk duiden dat hij gedurende de contracttermijn geen enkel beroep doet op enigerlei tariefaanpassing –vanwege het feit dat zijn vaste en variabele kosten bij voortduring dalen- en daarmee zijn tariefperiode “uitzit” vanuit het weldadig perspectief van een geleidelijk aan toenemende winstmarge?!

Conclusie

Aanbesteders die een groot gat ontwaren tussen kostenraming en aanbestedingsrealisatie, dienen zich achter de oren te krabben en er van uit te gaan dat zij de markt- en tariefontwikkelingen verkeerd ingeschat hebben. Of dit zorgelijk is hangt af van de vraag of zij aanbestedingsrisico-beheersingsmaatregelen ingebouwd hebben in het bestek: een aanbesteder die een vaste contracttermijn van 5 jaar voorschrijft, komt zichzelf nu knalhard  tegen; een aanbesteder die de maximale contracttermijn opsplitst in een vast contract met een korte periode en in een lange resterende periode van optionele contractverlengingen, kan indien nodig met enige genoegzaamheid zeggen: “Het viel niet mee maar ik wist de schade te beperken!”.

John Tabbers, aanbestedingsspecialist te waalre