Neerwaartse spiraal van de prijsdruk snel doorbreken.

De huidige cultuur van aanbesteden in de schoonmaakbranche moet drastisch op de schop. Het herhaaldelijk heraanbesteden van schoonmaakcontracten tegen steeds lagere prijzen heeft geleid tot een sterk afnemende kwaliteit van dienstverlening en tot een onaanvaardbare werkdruk in de branche. Dit stelt Het NIC naar aanleiding van eigen research, contracttesten en gespreksrondes met opdrachtgevers en schoonmaakbedrijven. Volgens de inkoopadviesorganisatie zijn opdrachtgevers beter af met schoonmaakcontracten voor onbepaalde tijd, op voorwaarde dat die professioneel gemanaged worden. Om die reden introduceert Het NIC in april 2011 bij opdrachtgevers een nieuwe aanpak van schoonmaakaanbestedingen.

De Nederlandse schoonmaakbranche is met een jaaromzet van circa 3,4 miljard euro een typische vechtersmarkt. Als gevolg van de harde concurrentie staan de tarieven al jaren sterk onder druk. Dat heeft geleid tot een aanbestedingscultuur waarin opdrachtgevers elke twee tot vier jaar schoonmaakcontracten opnieuw aanbesteden in een poging een lagere prijs uit de markt te slepen. De neveneffecten van deze praktijk worden echter steeds beter zichtbaar: veel schoonmaakbedrijven kunnen de contractueel overeengekomen kwaliteit niet langer garanderen en zetten hun personeel in toenemende mate onder druk om steeds meer werk per uur te verzetten om nog concurrerend te kunnen zijn. 

Volgens NIC-directielid Hans Schurgers komt daardoor de effectiviteit van de huidige schoonmaakaanbestedingen in het geding. “Onze opdrachtgevers komen steeds meer tot de conclusie dat ze wel kunnen aanbesteden, maar dat ze uiteindelijk niet krijgen wat er is geoffreerd: een gezonde basiskwaliteit van schoonhouden. Daarnaast moeten ze vaak ook nog eens veel energie en tijd investeren in het oplossen van problemen en het bijsturen van de dienstverlener. Er is veel vraag bij opdrachtgevers voor een nieuwe aanpak. De markt is er na jaren worstelen meer dan klaar voor.”
Ook is er volgens Schurgers in toenemende mate sprake van een vanuit maatschappelijk oogpunt onaanvaardbare werkdruk bij het schoonmaakpersoneel. “Veel medewerkers moeten met een minimale inzet van materialen en middelen steeds meer vierkante meters schoon afleveren. En dat terwijl ze nergens zeker van kunnen zijn, want hun dienstverband bij dezelfde werkgever is zo goed als de looptijd van het schoonmaakcontract.”

Integraal contractmanagement
Op basis van de uitkomsten van een interne marktanalyse heeft Het NIC inmiddels een alternatieve aanpak uitgewerkt ten behoeve van haar eigen opdrachtgeversbestand. Primaire doelstelling is volgens Schurgers om te komen tot een innovatieve en meer maatschappelijk verantwoorde wijze van aanbesteden.

De aanpak is gebaseerd op drie pijlers: er wordt in beginsel toegewerkt naar een contract voor onbepaalde tijd, waarbij wordt uitgegaan van een reëel aantal vastgestelde schoonmaakuren tegen een vooraf bepaald redelijk uurtarief. Tegelijkertijd krijgt de opdrachtgever de beschikking over een set innovatieve tools om de kwaliteit van dienstverlening te monitoren en zo nodig te kunnen bijsturen.
Schurgers: “Wij zien in feite de aanbesteding van de schoonmaakdienst en de concrete uitvoering van de dienstverlening als één integraal geheel. Deze aanpak van integraal contractmanagement zorgt er voor dat reeds voorafgaand aan de feitelijke aanbesteding goed wordt nagedacht over de prestatie-indicatoren van de uiteindelijke dienstverlening.”

Voordelen
Volgens Het NIC zijn er aan de nieuwe aanpak meerdere voordelen verbonden. “Een contract voor onbepaalde tijd betekent dat er geen geld en energie meer hoeft te worden gestoken in aanbestedingstrajecten”, aldus Schurgers. “Bovendien kan er structureel worden gewerkt aan het opbouwen van een relatie met de leverancier. We denken dat daardoor de neerwaartse spiraal van de prijsdruk doorbroken kan worden en de werkdruk voor het schoonmaakpersoneel zal afnemen. Maar het belangrijkste is dat de kwaliteit van de schoonmaak met sprongen vooruit zal gaan.”

Schurgers zegt niet bang te zijn dat leveranciers, eenmaal voor onbepaalde tijd aan boord, de kantjes eraf zullen gaan lopen. “In onze systematiek dienen zij te zorgen voor adequate managementinformatie en een goed functionerende klachtenafhandeling. Daarnaast ontzorgen wij de opdrachtgever door de kwaliteit periodiek te controleren en vast te stellen of dat wat beloofd is ook echt is waargemaakt. Dat geldt overigens zowel voor de ingezette uren als voor de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden. Slechte prestaties kunnen dus wel degelijk leiden tot opzegging. Goede prestaties resulteren in het voortzetten van het contract en eventueel tot een bonus voor de individuele schoonmakers.”