Met veel verbazing lees ik het afgelopen jaar in de media over Europees aanbesteden. De media-aandacht op zich vond ik in de zomer van 2007 net als veel andere inkopers goed. Ook al ging het om incidenten waarbij de aanbestedingsregels niet of niet goed waren toegepast. Aandacht voor het inkoopvak, ook negatieve aandacht, geeft een impuls aan de professionaliteit van de aanbestedende diensten.

Nu bijna een jaar na de eerste negatieve berichten rond aanbestedingen slaat de media door. De kritiek die geuit wordt is onterecht. Waarschijnlijk omdat deze wordt geschreven door journalisten die onwetend onbekwaam zijn. Het is dan ook de hoogste tijd om de kritiek van deze journalisten naar het land der Fabelen te sturen. De plek waar de professionele inkoper de angst voor een Italiaanse of Griekse leverancier al enkele jaren geleden naar toe heeft gestuurd.

Fabel 1 De juridificering bij Europees aanbesteden neemt toe
In absolute zin is dit zonder meer waar. Diverse deskundige zijn dit nagegaan en ook één telefoontje naar elke willekeurige rechtbank zal dit beeld bevestigen. Waar hierbij echter aan voorbij wordt gegaan is de toename van het aantal Europese aanbestedingen. Toen er meer auto’s op de Nederlandse wegen gingen rijden gebeurde er toch ook meer ongelukken. Bovendien lijkt het alsof alleen de Europese aanbestedingen die fout gaan de krant halen. Dat is zonde want er gaan zoveel aanbestedingstrajecten goed.

Fabel 2  Europees aanbesteden kost te veel tijd
Dat Europees aanbesteden te veel tijd kost is echt onzin. De wettelijke termijnen zijn met de invoering van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) zelfs korter geworden. Bovendien zijn de termijnen het probleem niet. De vraagspecificaties en de besluitvorming zijn de tijdrovende activiteiten. Die heb je ook voor elk willekeurig goed inkooptraject nodig. Een gedegen marktonderzoek, een heldere vraagspecificatie en een weloverwogen besluit horen nu eenmaal bij elk inkooptraject. U koopt uw huis, auto of plasmatelevisie toch ook niet binnen een dag of een uur?
Bovendien kan Europees aanbesteden leiden tot tijdbesparing. Door de juiste tijd en energie te stoppen in de specificatiefase, selectiefase en contracteringsfase kan aan de achterkant in de uitvoering van de overeenkomst veel tijd bespaard worden. Dankzij de aanbestedingsregels is er immers al eerder nagedacht over deze fase.

Fabel 3 Met aanbesteden krijg ik niet de leverancier of het product die ik wil.
Wanneer de keuze voor een leverancier afhangt van de grote van het kerstpakket, de zondagmiddagwedstrijden van uw favoriete voetbalclub of de glimlach van de accountmanager klopt dit vooroordeel helemaal. Wanneer uw voorkeur echter gebaseerd is op de kwaliteit van het product, de prijs van de dienstverlening of de aanpak van het bedrijf is dit prima vooraf te verwoorden in objectieve criteria. Wie weet krijgt u dan zelfs een betere leverancier dan u in gedachten had?

Fabel 4 Aanbesteden is ingewikkeld
Na afgelopen jaar alle kranten gelezen te hebben, zou je het bijna geloven. Gelukkig valt het reuze mee. Er zijn drie principes: Transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Combineer deze met een adequate voorbereiding, een reëel contract, eisen die verband houden met de opdracht en u zult de leverancier krijgen die u verdient.

In plaats van “oogjes toe en snaveltje dicht” wil ik medestanders oproepen om het tegenovergestelde te doen. Doorbreek de negatieve geluiden en toon de voordelen van goed publiek inkopen. We moeten met elkaar het imagoprobleem bestrijden. Laat ook de projecten die goed gaan zien in de media en ga door met de verder professionalisering van uw inkoop.

Alleen negatievelingen huilen met Bor de Wolf mee en laten zich door Meneer de Uil in slaap sussen….

Auteur: Ludo Huisman