In “Binnenlands Bestuur” van 28 maart 2008 wordt beschreven dat bij een speciaal loket van het Ministerie van Verkeer & Waterstaat ongeveer 400 zogenaamde ongevraagde voorstellen (“unsolicited proposals”) zijn ingediend door private partijen waarbij oplossingen worden aangeboden waar  de overheid alleen niet uitkomt.

In het artikel wordt fijntjes opgemerkt dat deze voorstellen geen garanties bieden voor een opdracht, omdat de Europese richtlijnen gelden boven de vastgestelde drempelbedragen voor aanbesteden. Dat bevreemdt mij, want de private partijen hebben dan nog niets alleen de kosten, hoewel er gesuggereerd wordt dat de partijen die dergelijke voorstellen indienen een voorsprong bij een aanbesteding zouden hebben! Ben zeer benieuwd hoe het programma van eisen er dan uitziet, maar dat is een zorg voor later, successen zijn namelijk nog niet bekend.

Wel lijkt het mij dat deze vorm van ongevraagde voorstellen gehanteerd kunnen worden in een echte aanbesteding. Als ik naar het gezwoeg kijk van de ambtenaren om een bestek op te stellen, een bestek vaak met talloze technische en functionele omschrijvingen, soms tientallen regels, zoals bij bestekken voor copiers & printers, kantoorartikelen, schoonmaak, telefonie, software, hardware, en ook WMO-hulpmiddelen, dan kan dat beter. Bestekken, en dat blijkt uit de vele vragen die naar aanleiding van de inhoud van deze bestekken gesteld worden, vaak onvolledige en soms gedateerde gegevens beschrijven, is het dan geen goed moment om ook dat aan de ”markt”over te laten? Moet een overheidsinkoper een bedrijf wat enorme investeringen doet in bijvoorbeeld zijn logistiek systeem vertellen wat  responstijd inhoudt, aan welke eisen de codering moet voldoen en hoe de artikelen verpakt dienen te zijn?

Het enigste wat een inkoper moet bezig houden is dat hij een bepaald product op tijd (en die tijd bepaalt de inkoper wel maar verder niets) onbeschadigd in handen krijgt zodat de continuïteit van het werk in de overheidsorganisatie niet in gevaar komt. Daarvoor mag een marktpartij alle informatie (behoudens als geheimhouding essentieel is) over de interne bedrijfsprocessen ontvangen die voor het opstellen van een offerte relevant zouden zijn. Een dergelijk bedrijf is namelijk op zijn vakgebied deskundig en is waarschijnlijk de beste adviseur. In een aanbesteding ontvang je voostellen van meerdere adviseurs en deze kan je wegen welke de meeste voordelen voor je organisatie hebben.

Wel ontstaat het beruchte “appels met peren” fenomeen. Veel overheidsinkopers willen namelijk gelijksoortige offertes ontvangen conform inhoud en opbouw van hun eigen programma van eisen. Ze vinden het te moeilijk om aanbiedingen die uiteenlopende uitgangspunten hanteren en verschillende oplossingen aandragen met elkaar te vergelijken. De overheidsinkopers zouden zich moeten afvragen of daarmee niet veel kansen en innovaties gemist worden? Het bedrijfsleven zal zich doorlopend verder ontwikkelen om een voorspong op de concurrentie te behouden. Dat uit zich in nieuwe producten en nieuwe vormen van dienstverlening. Overheidsinkopers zullen meer tijd moeten gaan vrijmaken om zich met marktverkenning en het volgen van de marktontwikkelingen bezig te houden. In het andere geval zullen de inkopers zich, zoals nu al vaak het geval is, teveel richten op uitsluitend het uitvoeren van aanbestedingen. Voor buitenstaanders geldt aanbesteden nu al als een synoniem voor inkopen. Dat is een tendens die niet wenselijk is voor de ontwikkeling van het beroep inkoper.

Binnen een overheidsorganisatie kan voor het uitvoeren van een zg. “unsolicited proposal”aanbesteding een pilot gestart worden, een kleinschalig project met beperkte financiële risico’s. Notuleer en archiveer alles wat er op je afkomt, evalueer dat en ontwikkel een best practice. Vervolgens kan de stap naar grootschalige aanbestedingen gezet worden.